Organiser un salon des loisirs créatifs, étape par étape

Un salon des loisirs créatifs se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et une liste d’exposants réaliste. Ensuite, il faut ouvrir les inscriptions, recueillir les dimensions des stands et cadrer les ateliers avant de communiquer le programme. Les oublis arrivent souvent au moment du plan de salle : prises électriques, issues de secours, circulation et emplacement de la caisse. Prévoyez aussi les badges, les étiquettes de prix, le café et les informations de stationnement bien avant le jour d’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Confirmer le lieu
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Demander les dimensions du stand
11
Recueillir les propositions d’ateliers
2 personnes
12
Traiter les inscriptions aux ateliers
13
Réserver le catering
14
Réserver le service café
15
Créer le plan
2 personnes
16
Recenser les points d’alimentation électrique
17
Vérifier les issues de secours
2 personnes
18
Créer les informations de stationnement
19
Élaborer le programme
2 personnes
20
Envoyer la lettre aux exposants
21
Imprimer les badges nominatifs
22
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
23
Imprimer les panneaux de parcours
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Trier le matériel par stand
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les parois du stand
4 personnes
31
Disposer les nappes
3 personnes
32
Afficher la numérotation des stands
2 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Orienter les exposants vers les stands
2 personnes
35
Installer les tables de vente
6 personnes
36
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
37
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
38
Préparer la liste d’inscription
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Tester le son et le micro
2 personnes
43
Vérifier les étiquettes de prix
2 personnes

Événement

44
Annoncer l'ouverture
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Encaisser l’entrée
2 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Aider les exposants
2 personnes
49
Annoncer les ateliers
50
Accueil des participants à l’atelier
2 personnes
51
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier les stocks
58
Communiquer les changements de programme
59
Annoncer le dernier atelier
60
Annoncer la fermeture
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Démonter les stands des exposants
4 personnes
63
Rassembler les matériaux invendus
3 personnes
64
Fermer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le point café
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Ranger les stocks restants
2 personnes
77
Informer les exposants sur le déroulement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Table de caisse
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Paravent de logeqté 2

Présentation

Parois de standqté 20
Panneaux grillagésqté 16
Présentoirsqté 12
Présentoirs à livresqté 10
Plateaux tournantsqté 12
Porte-numéros de standqté 24
Panneaux d’affichageqté 8
Presse-papiersqté 12
Rehausseurs de tableqté 24
Bacs en plastiqueqté 30
Caisses de rangementqté 20
Miroirsqté 6
Éclairage du standqté 20

Textile

Nappesqté 24
Housses de chaiseqté 40
Bacs de vestiaireqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteaux à gâteauqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 8
Couteaux de découpeqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisse
Caisse
Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Ordinateur portable
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Ruban adhésifqté 6

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Marteauqté 2
Mètres rubansqté 3
Attaches-câblesqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Paniers décoratifsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Supports de menuqté 6
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 6

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 100
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylosqté 30
Braceletsqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan de salle dès que les dimensions des stands sont connues. Gardez des passages dégagés et positionnez la table de caisse, les ateliers et les zones de présentation avant l’impression des panneaux.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, leurs besoins alimentaires et le matériel nécessaire à chaque stand.
Demandez à chaque exposant ses besoins électriques et la taille exacte de son stand dans le formulaire. Un éclairage de stand ou plusieurs prises supplémentaires ne se rajoutent pas facilement la veille.
Traitez les inscriptions aux ateliers séparément des inscriptions des visiteurs. Indiquez pour chaque atelier l’horaire, la durée et le nombre maximal de participants, puis intégrez ces informations au programme imprimé.
Préparez la signalétique et les badges au moins 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez les panneaux de parcours, les numéros de stand, les étiquettes de prix et la liste des courses avant de faire les achats finaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des loisirs créatifs ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à confirmer le lieu, les exposants et les inscriptions ; gardez les 3 dernières semaines pour le plan, le programme, le catering et l’impression.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une clôture au moins 4 semaines avant l’événement pour pouvoir traiter les demandes particulières.
Comment organiser les stands dans un salon créatif ?: Demandez les dimensions de chaque stand avant de créer le plan. Réservez des allées suffisamment larges, placez les exposants ayant besoin d’électricité près des points d’alimentation et vérifiez les issues de secours avant validation.
Quand réserver le café et le catering pour le salon ?: Réservez le service café et le catering environ 3 à 4 semaines avant l’ouverture, après avoir estimé le nombre d’exposants, d’intervenants et de visiteurs. Confirmez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.