Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso

Organizar una feria de manualidades empieza mucho antes de montar las mesas. Primero fija la fecha, confirma el lugar y define cuántos expositores y talleres puede acoger el espacio. Después gestiona las inscripciones, recopila las medidas de cada puesto y prepara un plano con corrientes, evacuación y circulación. En los últimos días, confirma proveedores, imprime acreditaciones y señales, y revisa que cada expositor tenga lo necesario para presentar y vender sus productos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Confirmar el lugar
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar expositores
2 personas
10
Solicitar medidas del stand
11
Recopilar la oferta de talleres
2 personas
12
Gestionar las inscripciones del taller
13
Reservar el catering
14
Reservar servicio de café
15
Hacer el plano
2 personas
16
Inventariar los puntos de corriente
17
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
18
Crear información de aparcamiento
19
Elaborar el programa
2 personas
20
Enviar carta a los expositores
21
Imprimir credenciales
22
Preparar etiquetas de precios
2 personas
23
Imprimir señales de ruta
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Clasificar los materiales por puesto
3 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Colocar las paredes de la carpa
4 personas
31
Colocar los manteles
3 personas
32
Colgar la numeración de los puestos
2 personas
33
Recibir a los expositores
3 personas
34
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
35
Montar las mesas de venta
6 personas
36
Preparar las mesas del taller
3 personas
37
Montar la entrada y la caja
2 personas
38
Preparar la lista de registro
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
43
Comprobar etiquetas de precio
2 personas

Evento

44
Anunciar la apertura
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Cobrar la entrada
2 personas
47
Informar a los visitantes
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Anunciar los talleres
50
Recibir a los participantes del taller
2 personas
51
Repartir materiales del taller
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar el inventario
58
Comunicar los cambios del programa
59
Anunciar el último taller
60
Anunciar el cierre
61
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

62
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
63
Recoger los materiales no vendidos
3 personas
64
Cerrar la caja y los medios de pago
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el rincón del café
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las paredes del stand
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Apagar el equipo
2 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Guardar el stock restante
2 personas
77
Informar a los expositores sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Mesa de caja
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Biombo para vestuariocant. 2

Presentación

Paredes del standcant. 20
Paneles de rejillacant. 16
Soportes de presentacióncant. 12
Atriles para libroscant. 10
Bandejas giratoriascant. 12
Porta-números para puestoscant. 24
Tableros de corchocant. 8
Portapapelescant. 12
Elevadores de mesacant. 24
Bandejas de plásticocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20
Espejoscant. 6
Iluminación del puestocant. 20

Textiles

Mantelescant. 24
Fundas para sillascant. 40
Bandejas de guardarropacant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cuchillos para pastelcant. 20
Bandejas para servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Caja registradora
Caja registradora
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Portátil
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20
Cinta americanacant. 6

Herramientas

Taladros de bateríacant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Martillocant. 2
Cintas métricascant. 3
Bridascant. 200

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cestas decorativascant. 12
Pizarrascant. 8
Atriles para menúcant. 6
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 16
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternas a pilascant. 6

Registro

Portanombrescant. 100
Carpetas de registrocant. 4
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 300

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de abrir las inscripciones. Reserva también un margen de montaje y desmontaje: sin esas horas, las mesas, paredes de stand e iluminación suelen colocarse demasiado tarde.
Pide a cada expositor las medidas exactas de su puesto y su oferta de talleres al menos 3 semanas antes. Con esos datos puedes hacer un plano realista, asignar puntos de corriente y evitar que dos puestos bloqueen una salida o un pasillo.
No dejes las inscripciones de talleres para el último momento. Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción general y confirma el número de participantes al catering y al servicio de café cuando falten entre 7 y 10 días.
Prepara una carta para expositores con horario de llegada, ubicación, aparcamiento, normas de montaje y contacto del día. Envía las acreditaciones y los números de puesto con varios días de margen, no al llegar los participantes.
Haz una compra final entre 2 y 3 días antes y comprueba tanto la presentación como la atención al público: manteles, soportes, atriles, etiquetas de precios, bandejas de servicio, tazas, vasos y platos deben estar localizados antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Necesitas tiempo para confirmar el lugar, captar expositores, abrir inscripciones, recopilar las medidas de los puestos y cerrar talleres y catering.
¿Cuándo debo pedir las medidas de los puestos?: Solicítalas al abrir o confirmar la inscripción y fija una fecha límite de unas 3 semanas antes. Así puedes terminar el plano, revisar los puntos de corriente y mantener libres las rutas de evacuación.
¿Cuándo se confirma el catering de una feria?: Confirma el número previsto de asistentes y sus necesidades dietéticas entre 7 y 10 días antes. Haz una última actualización 2 o 3 días antes si las inscripciones siguen abiertas.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de manualidades?: Deja listas las acreditaciones, los números de puesto, las etiquetas de precios y las señales de ruta. También conviene revisar la compra, las mesas, sillas, manteles y el material de café para no resolver faltas durante el montaje.

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