Zo organiseer je een goede doelenveiling

Begin met de veilingdatum, locatie en het goede doel. Daarna leg je de voorwaarden en begroting vast voordat je sponsoren en veilingitems benadert. Elk item krijgt een nummer, foto, beschrijving en startprijs, zodat bezoekers snel kunnen bieden. Regel daarnaast op tijd de veilingmeester, techniek, catering en betaling. Met een duidelijke catalogus en een vaste taakverdeling voorkom je dat de avond stilvalt bij registratie, presentatie of afrekening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum vastleggen
2 personen
2
Veilinglocatie reserveren
2 personen
3
Goede doel bevestigen
2 personen
4
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Begroting vastleggen
2 personen
6
Sponsoren benaderen
3 personen
7
Veilingitems verzamelen
4 personen
8
Veilingitems registreren
3 personen
9
Veilingitems fotograferen
2 personen
10
Kavels nummeren
3 personen
11
Kavelbeschrijvingen maken
3 personen
12
Startprijzen bepalen
3 personen
13
Veilingcatalogus samenstellen
3 personen
14
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
15
Uitnodigingen versturen
3 personen
16
Online promotie plaatsen
2 personen
17
Posters ophangen
3 personen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
2 personen
20
Catering bestellen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Veilingmeester bevestigen
2 personen
23
Muziek en microfoon testen
2 personen
24
Betaalwijze vastleggen
2 personen
25
Betaalformulieren voorbereiden
2 personen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Veilingitems aanvoeren
4 personen
29
Kavels klaarzetten
4 personen
30
Registratietafel voorbereiden
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Veilingruimte inrichten
4 personen
36
Kavels uitstallen
4 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Licht en geluid opstellen
2 personen
39
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
40
Betaalpunt inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
4 personen
42
Techniek opnieuw testen
2 personen

Event

43
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
44
Gasten registreren
3 personen
45
Veilingcatalogi uitdelen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Kavels toelichten
2 personen
50
Veiling openen
51
Kavels veilen
3 personen
52
Biedingen registreren
4 personen
53
Verkochte kavels markeren
2 personen
54
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
55
Betalingen verwerken
3 personen
56
Kavels aan kopers meegeven
3 personen
57
Opbrengst veiligstellen
2 personen
58
Veiling afsluiten

Nazorg

59
Kavels en materialen verzamelen
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Apparatuur inpakken
2 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
67
Overgebleven eten bewaren
2 personen
68
Niet-opgehaalde kavels registreren
2 personen
69
Niet-opgehaalde kopers mailen
2 personen
70
Veilingopbrengst controleren
2 personen
71
Opbrengst overmaken
2 personen
72
Sponsoren bedanken
2 personen
73
Gehuurde spullen retourneren
3 personen
74
Veilingadministratie archiveren
2 personen
75
Opbrengst aan doel melden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Presentatietafelsaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Servies

Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminal
Laptopaantal 2
Printer
Labelprinter
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Hapjeswarmersaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Goede-doelbanieraantal 2
Pijlbordenaantal 10
Fotolijstenaantal 10

Catering

Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 16
Serveerwagentjesaantal 2
Boodschappen

Papierwerk

Veilingcatalogiaantal 150
Biedformulierenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Betaalbewijzenaantal 150
Kavelkaartenaantal 120
Aankondigingspostersaantal 30
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 80
Markeerstiftenaantal 12
Kleefbriefjesaantal 10
Printpapieraantal 2
Klembordenaantal 12
Enveloppenaantal 200
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 4
Etikettenaantal 300
Kassablokkenaantal 4
Contantgeldkist
Biedingsbordjesaantal 120
Reservebiedingsbordjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Allesreinigeraantal 3
Glasreinigeraantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Afvalbaklinersaantal 30

Veilingmateriaal

Veilinghamer
Veilingstandaard
Presentatiebordaantal 2
Kavelbakkenaantal 20
Transportkarrenaantal 3
Dekzeilenaantal 6
Spanbandenaantal 12
Draagbare vitrinesaantal 4

Tips

Leg de veilingvoorwaarden vast voordat je items publiceert. Beschrijf onder meer hoe bieden werkt, wanneer een kavel wordt toegewezen en wanneer gewonnen items betaald en opgehaald worden.
Registreer elk veilingitem direct met schenker, geschatte waarde, eventuele beperkingen en contactgegevens. Nummer de kavels pas nadat alle gegevens gecontroleerd zijn, zodat catalogus en presentatie dezelfde volgorde houden.
Plan de promotie niet pas na het verzamelen van de kavels. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en doel bekend zijn en voeg de veilingcatalogus later toe; zo hebben gasten tijd om zich aan te melden.
Test microfoon, luidsprekers, mengpaneel en verlengsnoeren minimaal 2 uur voor aanvang op de plek waar de veilingmeester staat. Controleer ook of de betaalterminal en laptop verbinding maken voordat bezoekers arriveren.
Maak aparte vrijwilligersrollen voor ontvangst, registratie, kavelpresentatie, betalingen en uitgifte. Houd betaalformulieren en een printer achter de betaaltafel; juist de afrekening en het meegeven van gewonnen kavels kosten vaak meer tijd dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een goede doelenveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum en locatie, bevestig het goede doel en leg de voorwaarden vast. Trek daarna minstens 6 weken uit voor sponsoren, veilingitems en promotie.
Hoeveel veilingitems heb je nodig voor een goede doelenveiling?: Plan ongeveer 1 kavel per 5 tot 8 aanwezige bieders. Verwacht je 80 gasten, verzamel dan circa 10 tot 16 goed uitgewerkte kavels. Een kortere catalogus met duidelijke beschrijvingen werkt beter dan tientallen onvolledige items.
Wanneer moet je de veilingcatalogus maken?: Maak een eerste versie ongeveer 3 weken voor de veiling, zodra de belangrijkste items geregistreerd, gefotografeerd en genummerd zijn. Controleer de startprijzen en kavelbeschrijvingen uiterlijk 5 dagen vooraf en print dan de definitieve exemplaren.
Hoe regel je de betaling na een goede doelenveiling?: Kies uiterlijk 2 weken vooraf welke betaalwijze je accepteert en test de betaalterminal minimaal 2 uur voor aanvang. Laat gewonnen kavels direct na afloop afrekenen en werk met genummerde betaalformulieren, zodat betaling en uitgifte controleerbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.