Eine Benefizauktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefizauktion müssen Spenden, Ablauf, Gäste und Zahlungen ineinandergreifen. Beginnen Sie mit dem Auktionstermin, der Location und der bestätigten Wohltätigkeitsorganisation, bevor Sie Artikel sammeln oder Einladungen verschicken. Danach werden die Auktionsbedingungen festgelegt, Sachspenden dokumentiert und Lose, Beschreibungen sowie Startpreise vorbereitet. Am Veranstaltungstag entscheiden eine klare Rollenverteilung, getestete Tontechnik und eine einfache Zahlungsabwicklung darüber, ob die Auktion zügig läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum festlegen
2 Personen
2
Auktionslocation reservieren
2 Personen
3
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
2 Personen
4
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
5
Budget festlegen
2 Personen
6
Sponsoren ansprechen
3 Personen
7
Auktionsartikel sammeln
4 Personen
8
Auktionsartikel registrieren
3 Personen
9
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
10
Lose nummerieren
3 Personen
11
Losbeschreibungen erstellen
3 Personen
12
Startpreise festlegen
3 Personen
13
Auktionskatalog zusammenstellen
3 Personen
14
Einladungen gestalten
2 Personen
15
Einladungen verschicken
3 Personen
16
Online-Werbung schalten
2 Personen
17
Poster aufhängen
3 Personen
18
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
19
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
20
Catering bestellen
2 Personen
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Auktionator bestätigen
2 Personen
23
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
24
Zahlungsart festlegen
2 Personen
25
Zahlungsformulare vorbereiten
2 Personen
26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Auktionsartikel anliefern
4 Personen
29
Lose bereitlegen
4 Personen
30
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
4 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Auktionsraum einrichten
4 Personen
36
Lose ausstellen
4 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Licht und Ton aufbauen
2 Personen
39
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
40
Zahlstelle einrichten
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
4 Personen
42
Technik erneut testen
2 Personen

Event

43
Empfangstheke besetzen
2 Personen
44
Gäste registrieren
3 Personen
45
Auktionskataloge ausgeben
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke servieren
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Lose erläutern
2 Personen
50
Auktion eröffnen
51
Lose versteigern
3 Personen
52
Gebote erfassen
4 Personen
53
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
54
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
55
Zahlungen abwickeln
3 Personen
56
Parzellen an Käufer übergeben
3 Personen
57
Erlös sichern
2 Personen
58
Auktion abschließen

Nachbereitung

59
Lose und Materialien sammeln
4 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Geräte einpacken
2 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
68
Nicht abgeholte Lose erfassen
2 Personen
69
Nicht abgeholte Käufer per E-Mail kontaktieren
2 Personen
70
Auktionserlös kontrollieren
2 Personen
71
Einnahmen überweisen
2 Personen
72
Sponsoren danken
2 Personen
73
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
74
Auktionsunterlagen archivieren
2 Personen
75
Erlös an die Spendenzwecke melden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
PräsentationstischeAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
LaptopAnz. 2
Drucker
Etikettendrucker
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SnackwärmerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BenefizbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 10
BilderrahmenAnz. 10

Catering

KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
ServierwagenAnz. 2
Einkäufe

Papierkram

AuktionskatalogeAnz. 150
GebotsformulareAnz. 150
AnmeldeformulareAnz. 150
ZahlungsbelegeAnz. 150
LoskartenAnz. 120
AnkündigungsplakateAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 80
MarkerAnz. 12
KlebezettelAnz. 10
DruckpapierAnz. 2
KlemmbretterAnz. 12
UmschlägeAnz. 200
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 4
EtikettenAnz. 300
KassenblöckeAnz. 4
Bargeldkasse
BieterschilderAnz. 120
Reserve-BieterschilderAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelAnz. 30

Auktionsmaterial

Auktionshammer
Auktionsstandard
PräsentationsboardAnz. 2
LosboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 3
PlanenAnz. 6
SpanngurteAnz. 12
Tragbare VitrinenAnz. 4

Tipps

Legen Sie die Auktionsbedingungen schriftlich fest, bevor Sie Artikel bewerben. Regeln Sie dabei Mindestgebote, Zahlungsfrist, Abholung und den Umgang mit nicht bezahlten Zuschlägen.
Registrieren und fotografieren Sie jeden Auktionsartikel sofort nach Eingang. Eine fortlaufende Losnummer, kurze Beschreibung und ein Foto verhindern Verwechslungen beim Katalog und bei der Ausgabe.
Planen Sie für die Zahlungsabwicklung mindestens zwei getrennte Stationen ein, wenn viele Gäste erwartet werden. Bereiten Sie Zahlungsformulare vor und testen Sie das Kartenterminal spätestens am Vortag.
Bestätigen Sie den Auktionator nicht erst in der letzten Woche. Für einen reibungslosen Ablauf braucht die Person vorher den Zeitplan, die Losreihenfolge, die Startpreise und die besonderen Bedingungen.
Testen Sie Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Laptop bei aufgebauten Tischen. Legen Sie Verlängerungskabel bereit und prüfen Sie die Verständlichkeit aus den hinteren Sitzreihen, nicht nur direkt vor dem Mikrofon.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizauktion organisieren?: Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Location, Wohltätigkeitsorganisation, Sponsoren, Sachspenden, Einladungen und Helfer verbindlich koordinieren.
Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Benefizauktion?: Eine feste Zahl gibt es nicht, aber planen Sie bei einem zweistündigen Abend mit etwa 20 bis 40 gut präsentierbaren Losen. Weniger, klar beschriebene Artikel sind meist besser als eine lange Liste mit unvollständigen Angaben.
Wann sollte man die Einladungen zur Benefizauktion verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setzen Sie eine Anmeldefrist rund 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben Zeit für Sitzplätze, Catering und erfasste Ernährungswünsche.
Was muss man am Tag der Benefizauktion vorbereiten?: Planen Sie mindestens 3 Stunden für Aufbau und Techniktest ein. Stellen Sie Präsentationstische, Lose, Kataloge, Zahlungsunterlagen und Catering bereit, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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