Cómo organizar una subasta benéfica sin perder el control

Una subasta benéfica se organiza primero sobre el papel y después en la sala. Empieza fijando la fecha, reservando el lugar y confirmando la organización beneficiaria; luego cierra el presupuesto y las condiciones antes de pedir donaciones. Cada artículo debe registrarse, fotografiarse, numerarse y describirse antes de preparar el catálogo. En la fase final, asigna voluntarios, confirma al subastador, prueba el sonido y deja listo el cobro para que las pujas no se detengan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la subasta
2 personas
2
Reservar el lugar de la subasta
2 personas
3
Confirmar la organización benéfica
2 personas
4
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
5
Fijar el presupuesto
2 personas
6
Contactar con los patrocinadores
3 personas
7
Reunir los artículos de la subasta
4 personas
8
Registrar los artículos de la subasta
3 personas
9
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
10
Numerar los lotes
3 personas
11
Crear descripciones de lotes
3 personas
12
Determinar los premios de salida
3 personas
13
Preparar el catálogo de la subasta
3 personas
14
Diseñar invitaciones
2 personas
15
Enviar invitaciones
3 personas
16
Publicar promoción en línea
2 personas
17
Colgar pósters
3 personas
18
Gestionar inscripciones
2 personas
19
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
20
Pedir el catering
2 personas
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Confirmar al subastador
2 personas
23
Probar la música y el micrófono
2 personas
24
Registrar método de pago
2 personas
25
Preparar formularios de pago
2 personas
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Introducir artículos de subasta
4 personas
29
Preparar los lotes
4 personas
30
Preparar la mesa de registro
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Preparar aperitivos
4 personas
33
Montar mesas
4 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar el espacio de subasta
4 personas
36
Exponer los lotes
4 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar luces y sonido
2 personas
39
Preparar el material de registro
2 personas
40
Montar el punto de pago
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
4 personas
42
Probar de nuevo la técnica
2 personas

Evento

43
Atender la recepción
2 personas
44
Registrar a los invitados
3 personas
45
Repartir catálogos de la subasta
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir las bebidas
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Explicar los lotes
2 personas
50
Abrir la subasta
51
Subastar lotes
3 personas
52
Registrar pujas
4 personas
53
Marcar los lotes vendidos
2 personas
54
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
55
Procesar pagos
3 personas
56
Entregar los lotes a los compradores
3 personas
57
Asegurar la recaudación
2 personas
58
Cerrar la subasta

Seguimiento

59
Recoger lotes y materiales
4 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Empacar el equipo
2 personas
66
Recoger objetos perdidos
67
Guardar la comida sobrante
2 personas
68
Registrar lotes no recogidos
2 personas
69
Enviar un correo a los compradores no recogidos
2 personas
70
Comprobar los ingresos de la subasta
2 personas
71
Transferir los ingresos
2 personas
72
Agradecer a los patrocinadores
2 personas
73
Devolver el material alquilado
3 personas
74
Archivar la administración de la subasta
2 personas
75
Informar de la recaudación al objetivo
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de presentacióncant. 4
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago
Portátilcant. 2
Impresora
Impresora de etiquetas
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Calentadores de aperitivoscant. 4

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Bandera benéficacant. 2
Carteles direccionalescant. 10
Marcos de fotoscant. 10

Catering

Jarrascant. 12
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Carritos de serviciocant. 2
Compras

Papeleo

Catálogos de subastacant. 150
Formularios de pujacant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Comprobantes de pagocant. 150
Cartas de lotecant. 120
Carteles de anunciocant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 80
Rotuladores fosforescentescant. 12
Notas adhesivascant. 10
Papel de impresióncant. 2
Portapapelescant. 12
Sobrescant. 200
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 4
Etiquetascant. 300
Libretas de cajacant. 4
Caja para efectivo
Carteles de pujacant. 120
Pancartas de puja de repuestocant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Limpiador multiusoscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Escobas de manocant. 4
Papeleracant. 10
Bolsas para cubos de basuracant. 30

Material de subasta

Martillo de subasta
Atril de subasta
Panel de presentacióncant. 2
Cajas de lotescant. 20
Carros de transportecant. 3
Lonascant. 6
Correas de amarrecant. 12
Vitrinas portátilescant. 4

Consejos

Cierra las condiciones de la subasta antes de publicar la invitación. Define por escrito las reglas de puja, los premios de salida, los métodos de pago y el destino de los fondos; así evitas discusiones durante el evento.
Trata cada donación como un lote desde el primer día. Registra quién la entrega, prepara una fotografía, asigna un número único y redacta la descripción antes de imprimir el catálogo.
No esperes a tener todos los artículos para contactar con patrocinadores. Hazlo varias semanas antes de la fecha prevista y fija una fecha límite para recibir donaciones, porque las fotos, etiquetas y descripciones requieren tiempo.
Organiza la sala según el recorrido del público: mesas de presentación para los lotes, sillas y taburetes donde corresponda, percheros para abrigos y postes separadores si necesitas ordenar las colas. Reserva también un espacio visible para inscripciones y pagos.
Prueba el micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables antes de que lleguen los invitados. Ten preparado el portátil, la impresora, la impresora de etiquetas, los formularios de pago y el terminal de pago para resolver registros o cobros sin improvisar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta benéfica?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar la organización beneficiaria, contactar con patrocinadores, reunir los lotes, promocionar el evento y preparar el catálogo.
¿Cómo se numeran los lotes de una subasta benéfica?: Asigna un número consecutivo a cada lote, empezando por el 1, y usa el mismo número en la etiqueta, la fotografía, el catálogo y el registro. Haz la numeración cuando la lista de artículos esté cerrada, idealmente entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo hay que preparar los formularios y los pagos?: Deja definidos los métodos de pago y prepara los formularios como mínimo 3 días antes. Comprueba el terminal de pago, la impresora y el suministro eléctrico durante la prueba técnica, no al abrir las inscripciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta benéfica?: Para una subasta pequeña, calcula al menos 1 voluntario por cada 20 a 25 asistentes, además del subastador. Reparte las funciones antes del evento entre inscripciones, lotes, catering, sonido y cobros, y entrega a cada persona un horario concreto.

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