Organiser une vente aux enchères caritative, étape par étape

Une vente aux enchères caritative se prépare d’abord sur le papier, puis avec les donateurs et les bénévoles. Commencez par fixer la date, réserver le lieu, confirmer l’association bénéficiaire et définir les conditions de vente. Ensuite, rassemblez les lots, attribuez à chacun un numéro, une photo, une description et une mise à prix. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, le catering, les paiements et les tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l'enchère
2 personnes
2
Réserver le lieu de la vente aux enchères
2 personnes
3
Confirmer l’association caritative
2 personnes
4
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
5
Fixer le budget
2 personnes
6
Contacter les sponsors
3 personnes
7
Rassembler les articles de la vente aux enchères
4 personnes
8
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
3 personnes
9
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
10
Numéroter les lots
3 personnes
11
Créer les descriptions des lots
3 personnes
12
Déterminer les mises à prix
3 personnes
13
Constituer le catalogue de vente aux enchères
3 personnes
14
Concevoir les invitations
2 personnes
15
Envoyer les invitations
3 personnes
16
Publier la promotion en ligne
2 personnes
17
Accrocher les affiches
3 personnes
18
Traiter les inscriptions
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
20
Commander le catering
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Confirmer le commissaire-priseur
2 personnes
23
Tester la musique et le micro
2 personnes
24
Enregistrer le mode de paiement
2 personnes
25
Préparer les formulaires de paiement
2 personnes
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Saisir les lots de la vente aux enchères
4 personnes
29
Préparer les lots
4 personnes
30
Préparer la table d'inscription
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Aménager la salle des enchères
4 personnes
36
Installer les lots
4 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer l’éclairage et le son
2 personnes
39
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
40
Installer le point de paiement
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
4 personnes
42
Revérifier la technique
2 personnes

Événement

43
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Enregistrer les invités
3 personnes
45
Distribuer les catalogues de la vente aux enchères
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Présenter les lots
2 personnes
50
Ouvrir la vente aux enchères
51
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
52
Enregistrer les offres
4 personnes
53
Marquer les lots vendus
2 personnes
54
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
55
Traiter les paiements
3 personnes
56
Remettre les lots aux acheteurs
3 personnes
57
Sécuriser les recettes
2 personnes
58
Clôturer la vente aux enchères

Suivi

59
Rassembler les lots et le matériel
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Emballer le matériel
2 personnes
66
Rassembler les objets perdus
67
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
68
Enregistrer les lots non retirés
2 personnes
69
Envoyer un e-mail aux acheteurs non récupérés
2 personnes
70
Vérifier le produit de la vente aux enchères
2 personnes
71
Transférer le produit
2 personnes
72
Remercier les sponsors
2 personnes
73
Retourner le matériel loué
3 personnes
74
Archiver l’administration de la vente aux enchères
2 personnes
75
Rendre compte des fonds récoltés à l’organisme bénéficiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de présentationqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffe-amuse-bouchesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Banderole caritativeqté 2
Panneaux indicateursqté 10
Cadres photoqté 10

Catering

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 16
Chariots de serviceqté 2
Courses

Paperasse

Catalogues de vente aux enchèresqté 150
Bulletins d’enchèreqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Justificatifs de paiementqté 150
Cartes de lotsqté 120
Affiches d’annonceqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 80
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Papier d’impressionqté 2
Presse-papiersqté 12
Enveloppesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Étiquettesqté 300
Carnets de caisseqté 4
Caisse d'espèces
Plaques d’enchèresqté 120
Panneaux d'enchères de réserveqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Sacs pour poubellesqté 30

Matériel de vente aux enchères

Marteau d’enchères
Support de vente aux enchères
Panneau de présentationqté 2
Bacs à lotsqté 20
Chariots de transportqté 3
Bâchesqté 6
Sangles d'arrimageqté 12
Vitrines portablesqté 4

Conseils

Constituez les lots au moins 4 semaines avant la vente. Photographiez chaque article, notez sa description et son état, puis attribuez-lui un numéro unique pour éviter les erreurs dans le catalogue et lors du retrait.
Fixez les mises à prix avant d’imprimer le catalogue. Prévoyez aussi les conditions de vente, les modes de paiement acceptés et le délai de règlement afin que les acheteurs sachent exactement quoi faire après leur enchère.
Ne gardez pas les inscriptions pour le jour même. Traitez les réponses à l’avance, recueillez les besoins alimentaires et répartissez les bénévoles entre l’accueil, les lots, les paiements et la remise des achats.
Confirmez le commissaire-priseur et testez le microphone, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 1 heure avant l’ouverture. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires : un problème de son peut bloquer toute la vente.
Préparez les paiements avant l’arrivée du public : formulaires imprimés, terminal de paiement, ordinateur et imprimante. Gardez une liste des lots vendus, du montant final et du statut de règlement pour accélérer la sortie des acheteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’association, de trouver les lots, de contacter les sponsors, d’envoyer les invitations et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il commencer à rassembler les lots ?: Commencez au moins 4 semaines avant la vente, et plus tôt si les lots dépendent de sponsors. Gardez quelques jours pour vérifier les articles, prendre les photos, rédiger les descriptions et imprimer le catalogue.
Que faut-il prévoir pour l’inscription des participants ?: Préparez une procédure d’inscription au moins 2 semaines à l’avance. Notez les coordonnées, les besoins alimentaires et le mode de paiement prévu, puis confirmez les informations quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il le jour de la vente ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les lots, 1 pour les paiements et 1 pour la remise des achats, puis ajoutez des personnes selon le nombre de participants. Faites un briefing de 15 minutes avant l’ouverture.

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