Checklist goede doelenveiling organiseren
Een goede doelenveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Leg eerst de datum, locatie, het goede doel en de veilingvoorwaarden vast. Daarna werk je tegelijk aan sponsoring, veilingitems, uitnodigingen, catering en vrijwilligers. Plan uiterlijk twee weken vooraf een technische test en maak de betaling zo eenvoudig mogelijk. Met deze checklist houd je overzicht over 75 taken en 87 benodigde spullen, van presentatietafels en kledingrekken tot microfoon, betaalterminal en printer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum vastleggen
2 personen
Veilinglocatie reserveren
2 personen
Goede doel bevestigen
2 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Begroting vastleggen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Veilingitems verzamelen
4 personen
Veilingitems registreren
3 personen
Veilingitems fotograferen
2 personen
Kavels nummeren
3 personen
Kavelbeschrijvingen maken
3 personen
Startprijzen bepalen
3 personen
Veilingcatalogus samenstellen
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Online promotie plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veilingmeester bevestigen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Betaalwijze vastleggen
2 personen
Betaalformulieren voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Veilingitems aanvoeren
4 personen
Kavels klaarzetten
4 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Veilingruimte inrichten
4 personen
Kavels uitstallen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en geluid opstellen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Veilingcatalogi uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kavels toelichten
2 personen
Veiling openen
Kavels veilen
3 personen
Biedingen registreren
4 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Kavels aan kopers meegeven
3 personen
Opbrengst veiligstellen
2 personen
Veiling afsluiten
Nazorg
Kavels en materialen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Niet-opgehaalde kavels registreren
2 personen
Niet-opgehaalde kopers mailen
2 personen
Veilingopbrengst controleren
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Sponsoren bedanken
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
3 personen
Veilingadministratie archiveren
2 personen
Opbrengst aan doel melden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Krukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Presentatietafelsaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
Servies
- Bordenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Betaalterminal
- Laptopaantal 2
- Printer
- Labelprinter
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Hapjeswarmersaantal 4
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Goede-doelbanieraantal 2
- Pijlbordenaantal 10
- Fotolijstenaantal 10
Catering
- Kannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Serveerwagentjesaantal 2
- Boodschappen
Papierwerk
- Veilingcatalogiaantal 150
- Biedformulierenaantal 150
- Inschrijfformulierenaantal 150
- Betaalbewijzenaantal 150
- Kavelkaartenaantal 120
- Aankondigingspostersaantal 30
- Naamstickersaantal 150
- Pennenaantal 80
- Markeerstiftenaantal 12
- Kleefbriefjesaantal 10
- Printpapieraantal 2
- Klembordenaantal 12
- Enveloppenaantal 200
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 2
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 4
- Nietjesaantal 4
- Etikettenaantal 300
- Kassablokkenaantal 4
- Contantgeldkist
- Biedingsbordjesaantal 120
- Reservebiedingsbordjesaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Allesreinigeraantal 3
- Glasreinigeraantal 2
- Toiletborstelsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalbaklinersaantal 30
Veilingmateriaal
- Veilinghamer
- Veilingstandaard
- Presentatiebordaantal 2
- Kavelbakkenaantal 20
- Transportkarrenaantal 3
- Dekzeilenaantal 6
- Spanbandenaantal 12
- Draagbare vitrinesaantal 4
Tips
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, het goede doel, de begroting en de veilingvoorwaarden. Zonder deze basis blijven sponsoren en leveranciers wachten op concrete informatie.
- Registreer elk veilingitem direct bij binnenkomst en geef het een uniek kavelnummer. Noteer eigenaar, omschrijving, geschatte waarde en eventuele voorwaarden voordat je de catalogus samenstelt.
- Plan de laatste inzamelronde uiterlijk 10 dagen voor de veiling. Fotografeer de kavels, maak korte beschrijvingen en bepaal startprijzen zodat de uitnodiging en catalogus niet op ontbrekende informatie wachten.
- Wijs vrijwilligers per taak toe en plan minimaal 2 uur voor aanvang een briefing. Spreek af wie de ontvangst, catalogus, betalingen, uitgifte van kavels en catering controleert.
- Test microfoon, luidsprekers, mengpaneel, laptop, printer en betaalterminal op de locatie. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en maak een papieren betaalprocedure voor het geval de techniek uitvalt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelenveiling organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, bevestig het goede doel en leg de voorwaarden en begroting vast.
- Wanneer moeten de veilingitems binnen zijn?
- Zorg dat alle kavels uiterlijk 10 dagen voor de veiling binnen zijn. Dan houd je tijd over om ze te registreren, fotograferen, nummeren en in de catalogus te zetten.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelenveiling?
- Reken bij een kleine veiling op minimaal 6 vrijwilligers: voor ontvangst, catalogus, veilingmeesterondersteuning, betalingen, uitgifte en catering. Plan daarnaast 30 minuten briefing voor de deuren opengaan.
- Wanneer test ik de techniek voor een goede doelenveiling?
- Test microfoon, luidsprekers en betaalapparatuur uiterlijk 2 weken vooraf op locatie en nogmaals 2 uur voor aanvang. Controleer ook de laptop, printer, kabels en een reserveprocedure voor betalingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!