Zo organiseer je een gastcollege zonder verrassingen

Begin met de twee zaken die de rest bepalen: bevestig de gastspreker en reserveer een geschikte zaal. Open daarna het aanmeldformulier, publiceer het programma en verzamel tijdig de informatie die je op de dag nodig hebt, zoals dieetwensen en technische eisen. Plan de presentatie en apparatuur ruim vooraf in, want een ontbrekende HDMI-adapter of microfoon veroorzaakt snel vertraging. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar techniek, ontvangst en catering, zodat deelnemers binnenkomen terwijl alles al getest is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastspreker bevestigen
2
Zaal reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Programma publiceren
6
Sprekersinformatie verzamelen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Presentatie ontvangen
11
Technische eisen controleren
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programma's printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Aanmeldlijst afdrukken
17
Catering voorbereiden
3 personen

Event

18
Zaal openen
2 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Tafels opstellen
2 personen
21
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Bewegwijzering ophangen
25
Gastspreker ontvangen
26
Vrijwilligers instrueren
27
Bezoekers registreren
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Gastcollege begeleiden
2 personen
30
Vragenronde begeleiden
31
Pauzehapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
34
Avondcatering serveren
4 personen
35
Gastspreker uitzwaaien

Nazorg

36
Servies verzamelen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Apparatuur afkoppelen
2 personen
39
Zaal schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Overgebleven catering opruimen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Materialen inventariseren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de gastspreker uiterlijk twee weken vooraf om de presentatie, gewenste beeldverhouding en technische eisen. Test de presentatielaptop, beamer, HDMI-kabels, adapters, microfoon en luidsprekers nog vóór de zaal wordt geopend.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het gastcollege, zodat je het aantal stoelen, naamkaartjes, programmafolders, koffie, water en catering kunt afstemmen. Print de aanmeldlijst pas nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
Maak de ontvangstbalie minimaal 30 minuten vóór aanvang gereed met naamkaartjes, lanyards en de aanmeldlijst. Hang richtingsborden op bij de ingang en langs de route naar de zaal; bezoekers zoeken die vaak juist als de entree niet vanzelf spreekt.
Zet stoelen en tafels eerst op hun plek en sluit daarna de apparatuur aan. Houd minstens één vrije stroomgroep of verlenghaspel achter de hand en controleer vóór binnenkomst of beeld, geluid en presentatie tegelijk werken.
Plan voor de gastspreker een vast ontvangstpunt en een korte technische doorloop van ongeveer 15 minuten. Koel dranken en zet koffie, kopjes, glazen en catering pas klaar nadat je weet hoeveel deelnemers daadwerkelijk worden verwacht, zodat de ontvangsttafel overzichtelijk blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gastcollege organiseren?: Leg de gastspreker en zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het gastcollege.
Hoeveel stoelen en catering heb ik nodig voor een gastcollege?: Bestel stoelen voor het bevestigde aantal deelnemers plus ongeveer 5 procent reserve. Gebruik de definitieve aanmeldlijst 2 tot 3 dagen vooraf voor catering, dieetwensen, koffie, water en servies.
Wanneer moet je de presentatie van de gastspreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 2 weken vooraf op en controleer haar uiterlijk 3 werkdagen voor het gastcollege. Neem de bestanden ook mee op een tweede opslagmedium, zodat een kapotte laptop niet direct het programma stillegt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een gastcollege klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, ontvangstbalie, bewegwijzering en catering. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor het aansluiten en testen van beeld en geluid, plus 15 minuten voor de technische doorloop met de spreker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.