Organiser un cours avec un intervenant invité, étape par étape

Un cours avec un intervenant invité demande plus qu’une réservation de salle. Il faut verrouiller rapidement la disponibilité de l’intervenant, puis aligner les inscriptions, le programme, la technique et l’accueil. Commence par fixer le contenu et les besoins matériels avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, préparer les badges, tester la présentation et installer la salle sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer l'intervenant invité
2
Réserver la salle
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Publier le programme
6
Rassembler les informations sur les intervenants
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Recevoir la présentation
11
Vérifier les exigences techniques
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les programmes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Imprimer la liste des inscriptions
17
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer les tables
2 personnes
21
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
22
Tester le système de sonorisation
2 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Installer la signalétique
25
Accueil de l’invité d’honneur
26
Briefer les bénévoles
27
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Animer le cours invité
2 personnes
30
Animer la séance de questions-réponses
31
Servir les en-cas de pause
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Animer le cocktail networking
2 personnes
34
Servir le catering du soir
4 personnes
35
Faire ses adieux à l’intervenant invité

Suivi

36
Rassembler la vaisselle
3 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Débrancher l’équipement
2 personnes
39
Nettoyer la salle
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Inventorier le matériel
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pince de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirme l’intervenant et ses besoins techniques avant de publier le programme. Demande la présentation au plus tard 3 à 5 jours avant le cours et vérifie les formats de connexion, les adaptateurs HDMI et le son.
Réserve la salle avant d’envoyer les invitations, avec une capacité supérieure d’environ 10 % au nombre de participants attendu. Prévois des chaises, des tables, un espace d’accueil et une signalétique visible dès l’entrée.
Ouvre les inscriptions dès que l’horaire, le programme et le lieu sont définitifs. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire, puis transmets le nombre final au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement.
Prépare les badges, les programmes imprimés et la liste des inscrits la veille. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Arrive au moins 90 minutes avant le début du cours. Installe les chaises et les tables, branche le vidéoprojecteur et le système de sonorisation, puis teste la présentation avant l’arrivée de l’invité et des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un cours avec un intervenant invité ?: Ouvre les inscriptions dès que l’intervenant, la salle, l’horaire et le programme sont confirmés. Un délai de 2 à 4 semaines laisse généralement assez de temps pour atteindre le nombre de participants prévu et traiter les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 90 minutes avant le début du cours. Compte ce temps pour disposer les chaises et les tables, installer l’accueil, poser les panneaux directionnels et tester le vidéoprojecteur, l’ordinateur et le micro.
Quand commander le catering pour un cours ?: Commande le catering 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Garde une marge de 5 à 10 % si les inscriptions ne sont pas strictement limitées.
Quand demander la présentation à l’intervenant invité ?: Demande-la 3 à 5 jours avant le cours afin de vérifier les fichiers, les vidéos, les polices et les adaptateurs nécessaires. Fais ensuite un test complet sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés le jour même.

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