Cómo organizar una conferencia con ponente invitado
Una conferencia con ponente invitado se organiza mejor empezando por la persona y la sala, no por la decoración. Primero confirma al ponente, reserva un espacio adecuado y fija el programa; después abre las inscripciones y reúne la información necesaria. Durante la última semana debes cerrar el catering, recibir la presentación y comprobar todo el equipo. El día del evento, la recepción, el sonido y la proyección deben estar preparados antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar ponente invitado
- 2
Reservar la sala
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Publicar el programa
- 6
Recopilar información de los ponentes
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
- 10
Recibir la presentación
- 11
Comprobar los requisitos técnicos
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Imprimir los programas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Imprimir la lista de inscritos
- 17
Preparar el catering
3 personas
Evento
- 18
Abrir la sala
2 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar mesas
2 personas
- 21
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 22
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 24
Colgar señalización
- 25
Recibir al ponente invitado
- 26
Instruir a los voluntarios
- 27
Registrar a los visitantes
3 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Coordinar la conferencia invitada
2 personas
- 30
Moderar la ronda de preguntas
- 31
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Guiar el cóctel de networking
2 personas
- 34
Servir el catering de la noche
4 personas
- 35
Despedir al ponente invitado
Seguimiento
- 36
Recoger la vajilla
3 personas
- 37
Recoger la basura
2 personas
- 38
Desconectar el equipo
2 personas
- 39
Limpiar la sala
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 41
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Inventariar materiales
- 44
Devolver el material prestado
2 personas
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 90
- Platoscant. 90
- Cubiertoscant. 90
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzas para servircant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Lanyardscant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Señales direccionalescant. 8
- Mantelescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma al ponente antes de publicar la convocatoria y pídele con al menos 7 días de antelación el título definitivo, una breve biografía y sus necesidades técnicas.
- Reserva la sala antes de abrir el formulario de inscripción. Comprueba cuántas sillas caben, dónde colocarás la mesa de recepción y si hay espacio para proyector, pantalla y altavoces.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Con esa cifra puedes pedir el catering y preparar tarjetas de nombre y programas sin trabajar con estimaciones.
- Recibe la presentación como máximo 24 horas antes y pruébala en el portátil que se usará en la conferencia. Lleva cables HDMI, adaptadores, regletas y un alargador por si la conexión de la sala no coincide.
- Abre la sala al menos 60 minutos antes del inicio. En los primeros 30 minutos coloca sillas, mesas, señalización y recepción; reserva los 30 últimos para probar micrófono, altavoces y proyección.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia con ponente invitado?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar una sala y gestionar inscripciones. Confirma al ponente y el espacio al principio; deja la comprobación técnica y el catering para la última semana.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una conferencia?
- Pídelo entre 3 y 5 días antes, cuando ya conozcas el número de inscritos y sus preferencias dietéticas. Prepara las bebidas y el material de servicio el mismo día o la víspera, según el espacio disponible.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de una conferencia?
- Haz una primera comprobación 24 horas antes con la presentación recibida. El día del evento, vuelve a probar proyector, pantalla, micrófono, altavoces y conexiones al menos 45 minutos antes de abrir la sala.
- ¿Qué información hay que pedir al ponente invitado?
- Solicita el título, la biografía, la presentación y los requisitos técnicos como mínimo 7 días antes. Confirma también si necesita micrófono, conexión específica o un ordenador distinto para presentar.
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