Einen Gastvortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Gastvortrag entscheidet nicht nur der Vortrag selbst über den Ablauf. Du musst Referent, Raum, Anmeldung, Technik und Bewirtung in der richtigen Reihenfolge koordinieren. Beginne mit der Zusage des Gastredners und der Saalreservierung, bevor du Einladungen verschickst. Plane außerdem feste Fristen für Präsentation, Anmeldungen und Ernährungswünsche ein. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Techniktest, Empfang und die Vorbereitung von Getränken und Catering.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gastredner bestätigen
- 2
Saal reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Programm veröffentlichen
- 6
Sprecherinformationen sammeln
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Präsentation entgegennehmen
- 11
Technische Anforderungen prüfen
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Programme drucken
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Anmeldeliste ausdrucken
- 17
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 18
Saal öffnen
2 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Tische aufstellen
2 Personen
- 21
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
- 22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 24
Beschilderung anbringen
- 25
Gastredner empfangen
- 26
Freiwillige einweisen
- 27
Besucher registrieren
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Gastvortrag begleiten
2 Personen
- 30
Fragerunde moderieren
- 31
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 34
Abendcatering servieren
4 Personen
- 35
Gastredner verabschieden
Nachbereitung
- 36
Geschirr sammeln
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geräte abkoppeln
2 Personen
- 39
Saal reinigen
3 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Materialien inventarisieren
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 90
- TellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 90
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- LanyardsAnz. 100
- ProgrammhefteAnz. 100
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Gastredner und reserviere den Saal zuerst, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Erst danach solltest du Programm und Einladungen veröffentlichen.
- Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vorher und schließe es 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag. So kannst du Anmeldeliste, Namensschilder, Programmhefte und Catering anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl vorbereiten.
- Fordere Präsentation und technische Anforderungen mindestens 7 Tage vor dem Termin an. Prüfe Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam, statt nur einzelne Geräte einzuschalten.
- Plane Getränke für die Ankunft und die Pause getrennt: Rechne pro Person mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser und zusätzlich 2 bis 3 Tassen Kaffee. Kühle Getränke am Vortag und stelle Tassen, Gläser sowie Thermoskannen vor dem Saalaufbau bereit.
- Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Baue zuerst Stühle und Tische auf, teste anschließend Bild und Ton, richte dann Empfangstheke und Wegweiser ein und empfange den Gastredner spätestens 30 Minuten vor dem Vortrag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gastvortrag organisieren?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Bestätigung des Gastredners und der Saalreservierung. Einladungen und Anmeldung können anschließend etwa 4 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte die Präsentation des Gastredners vorliegen?
- Fordere die Präsentation und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vor dem Vortrag an. So bleibt Zeit, Dateiformat, Laptop, HDMI-Verbindung und Tonanlage zu testen.
- Wie viel Catering braucht man für einen Gastvortrag?
- Plane die Menge nach der finalen Anmeldeliste und schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher. Für Getränke sind etwa 0,5 bis 0,75 Liter Wasser und 2 bis 3 Tassen Kaffee pro Person ein brauchbarer Richtwert.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Gastvortrags?
- Plane mindestens 90 Minuten für Stühle, Tische, Empfang, Beschilderung, Catering und Technik ein. Der Gastredner sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn eintreffen, damit offene Fragen geklärt werden können.
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