Zo organiseer je een gamejam zonder technische verrassingen

Begin een gamejam niet met laptops klaarzetten, maar met de randvoorwaarden: datum, thema, locatie en het aantal deelnemers. Daarna leg je de inschrijving vast, verzamel je technische vereisten en maak je teams die op de dag snel kunnen starten. Een strak programma voorkomt dat uitleg, werktijd en presentaties door elkaar lopen. Reserveer daarnaast tijd voor juryleden, catering en een volledige test van stroom, netwerk en spelsoftware.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en thema vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst opstellen
8
Teamindeling voorbereiden
2 personen
9
Juryleden vastleggen
10
Prijzen bestellen
11
Programma opstellen
2 personen
12
Spelregels uitschrijven
2 personen
13
Beoordelingsformulier maken
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Technische vereisten opvragen
16
Catering bestellen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Prijzen ophalen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Laptopladers controleren
2 personen
21
Spelsoftware klaarzetten
2 personen
22
Ruimte controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen neerzetten
2 personen
25
Stroompunten verdelen
2 personen
26
Wifi testen
2 personen
27
Projector aansluiten
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
2 personen
29
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
30
Naambadges klaarleggen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Teams indelen
2 personen
35
Opening en briefing geven
2 personen
36
Thema bekendmaken
37
Teams aan werk helpen
3 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Avondmaaltijd serveren
4 personen
41
Tussentijdse pauze begeleiden
2 personen
42
Technische hulp bieden
2 personen
43
Presentaties testen
2 personen
44
Jurybriefing geven
45
Games presenteren
3 personen
46
Juryformulieren verzamelen
2 personen
47
Winnaars bekendmaken
2 personen
48
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

49
Eten en drinken opruimen
3 personen
50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Materialen verzamelen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Afval scheiden
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Ruimte schoonmaken
3 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Locatie opleveren
2 personen
58
Foto's en bestanden veiligstellen
59
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Jurytafel

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 18
Laptopladersaantal 18
Computermuizenaantal 18
Toetsenbordenaantal 18
Koptelefoonsaantal 18
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Netwerkkabelsaantal 12
Wifi-router
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Scharenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 40
Whiteboardaantal 2
Flip-over
Stiftenaantal 24
A4-papieraantal 250
Post-itsaantal 12
Plakbandaantal 6
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Bureaulampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, ervaring en eigen apparatuur. Zo kun je de deelnemerslijst en teamindeling uiterlijk enkele dagen vooraf afronden in plaats van tijdens de ontvangst.
Test de technische opstelling vóór de deelnemers binnenkomen: controleer per werkplek laptoplader, muis, toetsenbord, koptelefoon, stroompunt en netwerkverbinding. Leg HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels zichtbaar klaar.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Vermeld het thema, de start- en eindtijd, spelregels, beoordelingscriteria, wat deelnemers zelf meenemen en hoe de presentatie aan de jury verloopt.
Plan naast de werktijd minimaal één duidelijk presentatiemoment en houd de beoordelingsformulieren vooraf gereed. Juryleden kunnen dan dezelfde criteria gebruiken en hoeven niet tijdens de pitches nog uitleg te vragen.
Richt de ruimte in twee delen in: een registratietafel bij binnenkomst en een aparte jurytafel met projector en scherm. Zet tafels en stoelen zo neer dat kabels geen looppaden kruisen en vul koffie, water en catering vóór de start aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gamejam organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voorbereiding voor een kleine gamejam. In die periode regel je de locatie, inschrijvingen, juryleden, prijzen, catering en technische benodigdheden; plan de volledige materiaaltest uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel deelnemers passen in een gamejamteam?: Een praktische teamgrootte is 3 tot 5 deelnemers. Maak de teamindeling vóór de start en houd rekening met vaardigheden, ervaring en eventuele voorkeuren uit het aanmeldformulier.
Wanneer moet ik de technische eisen van deelnemers opvragen?: Vraag dit direct bij de inschrijving op en controleer de antwoorden uiterlijk 1 week vóór de gamejam. Dan kun je ontbrekende laptops, laders, software of netwerkcapaciteit nog regelen.
Wat moet ik op de dag van een gamejam eerst controleren?: Controleer 60 tot 90 minuten vóór ontvangst de stroomverdeling, wifi-router, netwerkkabels, spelsoftware, projector, microfoon en speakers. Test daarna één volledige werkplek en loop alle kabels na voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.