Organiser une game jam, étape par étape

Une game jam réussie repose sur une préparation très concrète : un lieu adapté, des équipes constituées à l’avance et du matériel testé avant l’arrivée des participants. Commence par fixer la date et le thème, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les ordinateurs, les logiciels, le réseau, l’alimentation électrique et le déroulé des présentations.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le thème
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la liste des participants
8
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
9
Définir les membres du jury
10
Commander les prix
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Rédiger le règlement
2 personnes
13
Créer le formulaire d’évaluation
14
Envoyer les informations aux participants
15
Demander les exigences techniques
16
Commander le catering
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer les prix
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Vérifier les chargeurs d’ordinateur portable
2 personnes
21
Installer le logiciel de jeu
2 personnes
22
Vérifier l’espace
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
2 personnes
25
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
26
Tester le Wifi
2 personnes
27
Brancher le projecteur
2 personnes
28
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
29
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Répartir les équipes
2 personnes
35
Faire l’ouverture et le briefing
2 personnes
36
Annoncer le thème
37
Aider les équipes à se mettre au travail
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Animer la pause intermédiaire
2 personnes
42
Fournir une assistance technique
2 personnes
43
Tester les présentations
2 personnes
44
Briefing du jury
45
Animer les jeux
3 personnes
46
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
47
Annonce des gagnants
2 personnes
48
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

49
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
50
Éteindre l’équipement
2 personnes
51
Rassembler le matériel
3 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
53
Trier les déchets
2 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Nettoyer l’espace
3 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
57
Remettre le lieu en état
2 personnes
58
Sécuriser les photos et les fichiers
59
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Table du jury

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 18
Chargeurs d’ordinateur portableqté 18
Souris d’ordinateurqté 18
Claviersqté 18
Casques audioqté 18
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Câbles réseauqté 12
Routeur wifi
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Ciseauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 40
Tableau blancqté 2
Paperboard
Marqueursqté 24
Papier A4qté 250
Post-itqté 12
Ruban adhésifqté 6
Trophéesqté 3

Éclairage

Lampes de bureauqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et fixe le thème assez tôt pour pouvoir envoyer les invitations avec une date limite d’inscription. Prévois ensuite quelques jours pour traiter les réponses et établir la liste définitive des participants.
Demande les exigences techniques avant l’événement : système d’exploitation, logiciels, comptes nécessaires et matériel apporté par chacun. Installe le logiciel de jeu sur les ordinateurs au plus tard la veille et teste chaque chargeur.
Prépare les équipes avant le jour J, plutôt que de perdre la première heure sur place. Garde une répartition de secours pour les absences et affiche les noms dès l’accueil.
Écris le règlement et le programme avec des horaires précis : lancement, points d’étape, dépôt des projets, présentations et délibération du jury. Envoie ces informations aux participants plusieurs jours avant la game jam.
Teste la circulation électrique et le réseau dans la salle avant l’installation finale. Répartis les multiprises et rallonges, vérifie les câbles réseau et prévois un poste d’inscription séparé des tables de travail.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une game jam ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, commander les prix et organiser le catering. Les vérifications techniques et l’installation se terminent idéalement la veille.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une game jam ?: Ouvre le formulaire 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe une date limite environ 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer les participants, les besoins alimentaires et la composition des équipes.
Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour une game jam ?: Prévois au minimum un ordinateur par poste de travail ou par équipe, selon le format choisi, plus 1 ou 2 appareils de secours. Vérifie chaque chargeur, souris, clavier, casque et installation logicielle avant l’accueil.
Que faut-il préparer la veille d’une game jam ?: Installe les tables et les chaises, répartis les points d’alimentation, teste le réseau et les logiciels, puis prépare l’accueil, les badges et le matériel de présentation. Garde aussi le programme, le règlement et le formulaire d’évaluation prêts à être utilisés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.