Gamejam organisieren: So planst du den Tag

Bei einer Gamejam entscheidet nicht nur die Spielidee, sondern vor allem die Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Thema und Ort fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teams, Regeln, Technik, Jury und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Plane Zeit für Tests ein: Ein fehlendes Ladegerät, instabiles WLAN oder unklare Bewertungskriterien kosten während der Jam schnell mehrere Stunden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Thema festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Teilnehmerliste erstellen
8
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
9
Jurymitglieder erfassen
10
Preise bestellen
11
Programm erstellen
2 Personen
12
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
13
Bewertungsformular erstellen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Technische Anforderungen anfragen
16
Catering bestellen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Preise abholen
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
20
Laptop-Ladegeräte prüfen
2 Personen
21
Spielsoftware bereitstellen
2 Personen
22
Raum kontrollieren
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
2 Personen
25
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
26
WLAN testen
2 Personen
27
Projektor anschließen
2 Personen
28
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
29
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
30
Namensschilder bereitlegen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

33
Teilnehmer registrieren
3 Personen
34
Teams einteilen
2 Personen
35
Eröffnung und Briefing durchführen
2 Personen
36
Thema bekanntgeben
37
Teams an die Arbeit bringen
3 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Abendessen servieren
4 Personen
41
Zwischenpause begleiten
2 Personen
42
Technische Hilfe leisten
2 Personen
43
Präsentationen testen
2 Personen
44
Jury-Briefing geben
45
Games präsentieren
3 Personen
46
Juryformulare einsammeln
2 Personen
47
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
48
Preise überreichen
2 Personen

Nachbereitung

49
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
50
Geräte ausschalten
2 Personen
51
Materialien zusammenstellen
3 Personen
52
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
53
Abfall trennen
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
2 Personen
55
Raum reinigen
3 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
57
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
58
Fotos und Dateien sichern
59
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 36
Registrierungstisch
Jurytisch

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 18
Laptop-LadegeräteAnz. 18
ComputermäuseAnz. 18
TastaturenAnz. 18
KopfhörerAnz. 18
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
NetzwerkkabelAnz. 12
WLAN-Router
HDMI-KabelAnz. 3
USB-SticksAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Küche

KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ScherenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 40
WhiteboardAnz. 2
Flipchart
StifteAnz. 24
A4-PapierAnz. 250
Post-itsAnz. 12
KlebebandAnz. 6
PreistrophäenAnz. 3

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischset

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung erst, wenn Thema, Ort und Ablauf feststehen. Frage dabei direkt technische Anforderungen und Ernährungswünsche ab, damit du nicht wenige Tage vor der Gamejam nachfassen musst.
Prüfe pro Team mindestens einen Laptop, ein Ladegerät, eine Maus und eine Tastatur. Teste Spielsoftware, Projektor, HDMI-Kabel und Netzwerk spätestens am Vortag statt erst beim Einlass.
Schreibe die Spielregeln und Bewertungskriterien vor dem Start auf eine Seite. Lege außerdem fest, wann Abgaben erfolgen und wie die Jury die Projekte vergleicht; das verhindert Diskussionen in der Schlussphase.
Plane die Raumaufteilung vor dem Aufbau: Registrierungstisch am Eingang, Jurytisch abseits der Arbeitsplätze und Stromanschlüsse so, dass keine Kabel durch Laufwege führen. Für jedes Team sollte ein eigener Tisch- und Sitzplatz klar sein.
Bestelle Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und halte Getränke für den gesamten Tag bereit. Kaffee, Becher, Teller und Besteck werden oft erst kurz vor Beginn geprüft, obwohl Nachkaufen während der Präsentationen kaum möglich ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gamejam organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und Thema. Anmeldung und Einladungen können danach starten; Technik- und Raumtest sollten spätestens 1 bis 2 Tage vor Beginn abgeschlossen sein.
Wie viele Laptops braucht man für eine Gamejam?: Plane mindestens einen funktionierenden Laptop pro Team und zusätzlich 1 bis 2 Ersatzgeräte ein. Frage bei der Anmeldung ab, wer eigene Geräte mitbringt, und prüfe Ladegeräte, Mäuse, Tastaturen und Kopfhörer vorab.
Wie lange dauert eine Gamejam?: Für eine kompakte Gamejam solltest du mindestens 24 Stunden einschließlich Einlass, Entwicklung, Abgabe und Präsentationen einplanen. Für die Organisation des Tages helfen feste Zeitpunkte für Teamaufteilung, Zwischenstand und Jurybewertung.
Wann sollte das Catering für eine Gamejam bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist geschlossen und die Teilnehmerzahl bestätigt ist, idealerweise 7 bis 10 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular und kalkuliere Getränke für den gesamten Veranstaltungszeitraum.

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