Cómo organizar una game jam sin fallos de última hora
Organizar una game jam empieza mucho antes de reunir a los participantes frente a los portátiles. Primero fija la fecha, el tema y el lugar; después cierra las inscripciones, forma los equipos y prepara las reglas. La parte técnica necesita una revisión independiente: cargadores, red, software, regletas y cables deben probarse antes del día del evento. También tendrás que dejar tiempo para el jurado, los premios, la comida y las instrucciones que reciben los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el tema
2 personas
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar la lista de participantes
- 8
Preparar la distribución de equipos
2 personas
- 9
Definir el jurado
- 10
Encargar premios
- 11
Elaborar el programa
2 personas
- 12
Redactar las reglas del juego
2 personas
- 13
Crear formulario de evaluación
- 14
Enviar información a los participantes
- 15
Solicitar requisitos técnicos
- 16
Pedir el catering
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Recoger los premios
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Comprobar los cargadores de portátil
2 personas
- 21
Preparar el software del juego
2 personas
- 22
Comprobar el espacio
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar sillas
2 personas
- 25
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
- 26
Probar el wifi
2 personas
- 27
Conectar el proyector
2 personas
- 28
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 29
Preparar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Colocar las acreditaciones
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 33
Registrar a los participantes
3 personas
- 34
Asignar equipos
2 personas
- 35
Dar la apertura y la briefing
2 personas
- 36
Anunciar el tema
- 37
Poner a los equipos a trabajar
3 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Servir la cena
4 personas
- 41
Coordinar la pausa intermedia
2 personas
- 42
Ofrecer asistencia técnica
2 personas
- 43
Probar presentaciones
2 personas
- 44
Dar la sesión informativa al jurado
- 45
Presentar los juegos
3 personas
- 46
Recoger los formularios del jurado
2 personas
- 47
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 48
Entregar premios
2 personas
Seguimiento
- 49
Recoger comida y bebida
3 personas
- 50
Apagar el equipo
2 personas
- 51
Reunir los materiales
3 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 53
Separar residuos
2 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Limpiar el espacio
3 personas
- 56
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 57
Entregar la ubicación
2 personas
- 58
Asegurar las fotos y los archivos
- 59
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Mesa del jurado
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 18
- Cargadores de portátilcant. 18
- Ratones de computadoracant. 18
- Tecladoscant. 18
- Auricularescant. 18
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Cables de redcant. 12
- Router wifi
- Cables HDMIcant. 3
- Memorias USBcant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Tijerascant. 6
- Bandejas de servircant. 8
Decoración
- Portanombrescant. 40
- Pizarra blancacant. 2
- Pizarra de hojas
- Rotuladorescant. 24
- Papel A4cant. 250
- Post-itscant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Troféos de premiocant. 3
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la fecha antes de abrir el formulario de inscripción. Intenta tener confirmados el espacio, las mesas, las sillas y la conexión eléctrica al menos 4 semanas antes.
- Pide los requisitos técnicos en el formulario de inscripción y recopila las preferencias dietéticas desde el principio. Así puedes calcular los equipos disponibles y encargar el catering con varios días de margen.
- No formes los equipos en la puerta. Prepara la distribución con antelación y envía el programa, las reglas y la información técnica a los participantes entre 3 y 5 días antes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: enciende los portátiles, conecta cargadores, ratones, teclados, auriculares, router, cables de red y proyector, y comprueba el software del juego.
- Reserva un bloque final para la evaluación y la entrega de premios. El formulario del jurado debe estar listo antes de empezar y los premios recogidos, no encargados, como mínimo 1 día antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una game jam?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, abrir inscripciones, formar equipos, encargar premios y confirmar catering sin trabajar con datos incompletos.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una game jam?
- El día anterior, prueba todos los portátiles y cargadores, el software, la red, el router, las regletas, los alargadores, el proyector y los cables HDMI. Haz también una comprobación de las mesas, las sillas y la distribución de los puntos de electricidad.
- ¿Cuándo hay que enviar las reglas de una game jam?
- Envía las reglas, el programa y la información técnica entre 3 y 5 días antes. Si esperas hasta el mismo día, aumentan las preguntas y se retrasa el inicio del trabajo.
- ¿Cuántos jueces hacen falta para una game jam?
- Para grupos pequeños, calcula al menos 2 jueces y reserva entre 5 y 10 minutos por proyecto para la evaluación. Define los criterios y prepara el formulario antes de que empiece la presentación final.
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