Zo organiseer je een fancyfair zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en een plattegrond waarop je tenten, spellen, kassa’s, catering en zitplaatsen zet. Leg daarna leveranciers, reserveringen en vrijwilligers vast, want vooral opbouw, kassa en spelbegeleiding worden te laat geregeld. Open de aanmeldingen zodra het programma staat en verzamel meteen dieetwensen. In de laatste week controleer je spelmateriaal, prijzen, betaalmiddelen, bewegwijzering en alle spullen voor eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
3
Spellen en activiteiten selecteren
3 personen
4
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Vrijwilligers werven
3 personen
9
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
10
Loterijprijzen verzamelen
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Promotieposters ophangen
3 personen
14
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
15
Betaalapparaat testen
2 personen
16
Spelregels uitschrijven
3 personen
17
Plattegrond en bewegwijzering printen
2 personen
18
Boodschappen doen
4 personen
19
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
20
Cadeautafels sorteren
3 personen
21
Spelmateriaal controleren
3 personen
22
Prijzen per spel klaarzetten
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
5 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Kassa-enveloppen klaarmaken
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Spelstations inrichten
6 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Podiumhoek aankleden
3 personen
31
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
32
Buffet- en drankentafels inrichten
4 personen
33
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
34
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
35
Loterijtafel inrichten
2 personen
36
Naamkaartjes en programmabladen leggen
2 personen
37
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
38
Veiligheids- en looproutes controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Entree en loten verkopen
3 personen
42
Spelstations bemannen
10 personen
43
Spelprijzen uitdelen
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet regelmatig aanvullen
2 personen
48
Tafels en afvalbakken controleren
2 personen
49
Programma omroepen
50
Loterijtrekking voorbereiden
3 personen
51
Loterijprijzen uitreiken
3 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Kassa afsluiten
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Eten en drank veilig opbergen
3 personen
56
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
57
Versiering verwijderen
4 personen
58
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
59
Servies en bestek afwassen
4 personen
60
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
61
Ruimtes vegen en dweilen
4 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Meubilair terugplaatsen
5 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven spullen opbergen
3 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Kassatafelsaantal 2
Terrasbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 240
Kopjesaantal 120
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompenaantal 4
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 20
Plakbandrollenaantal 10
Bindtouwrollenaantal 4
Schaarsetsaantal 4
Viltstiftenaantal 24
Krijtbordenaantal 10

Spelmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Blikwerpsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Sjoelbakkenaantal 2
Bingokaartenaantal 200
Bingomolen
Dobbelstenenaantal 20
Speelkaartenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Zitzakkenaantal 12
Plastic bekers voor spelaantal 60
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 6

Catering

Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Betaalapparatenaantal 2
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Snoepzakjesaantal 180
Prijszakjesaantal 200
Loterijbox
Loterijrad
Loterijbriefjesaantal 1000
Prijstafelsaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond op schaal en geef iedere activiteit een vaste plek. Reserveer ruimte voor wachtrijen, een aparte kassa en minstens één doorgang die vrij blijft.
Plan per spel minimaal één begeleider per openingsblok en wijs daarnaast iemand aan voor de kassa. Met 66 taken raken losse verantwoordelijkheden snel zoek als één persoon alles beheert.
Test het betaalapparaat uiterlijk 2 dagen vooraf en tel het contante geld en wisselgeld per kassa-envelop na. Bewaar de enveloppen niet bij de loterijbriefjes of spelprijzen.
Zet spelprijzen per spel klaar in gelabelde bakken en sorteer de loterijprijzen op uitgiftevolgorde. Controleer dit vóór de eerste bezoekers komen; tijdens de fancyfair is zoeken naar prijzen onnodig tijdverlies.
Koel dranken pas nadat je de koelboxen en stroompunten hebt gecontroleerd. Zet hapjes, servies en opschepmateriaal per buffet klaar en houd een aparte set achter voor bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fancyfair organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, terreinindeling en leveranciers. Open de aanmeldingen zodra het programma en de belangrijkste reserveringen vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fancyfair?: Plan per gelijktijdig spel minimaal 1 begeleider, plus 1 persoon per kassa en 2 mensen voor opbouw en catering. Maak daarnaast een reservepool van ongeveer 10 tot 15 procent voor uitval.
Wanneer regel je contant geld en wisselgeld voor een fancyfair?: Regel het contante geld en wisselgeld uiterlijk 2 werkdagen vooraf en verdeel het over genummerde kassa-enveloppen. Tel iedere envelop bij uitgifte en na afloop samen met een tweede persoon.
Wanneer test je het betaalapparaat en de geluidsinstallatie?: Test betaalapparaat, luidsprekers en microfoons uiterlijk 2 dagen voor de fancyfair op de definitieve stroompunten. Doe op de dag zelf nog één korte controle vóór bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.