Wohltätigkeitsbasar organisieren – der praktische Ablauf

Bei einem Wohltätigkeitsbasar greifen viele kleine Abläufe ineinander: Anmeldung, Spiele, Tombola, Verkauf, Verpflegung und Kasse müssen gleichzeitig funktionieren. Starte deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und einem Lageplan, bevor du Helfer einteilst oder Material einkaufst. Plane feste Verantwortliche für Einlass, Kassen, Spiele und Buffet ein. Besonders häufig werden Wechselgeld, Beschilderung, gekühlte Getränke und die letzte Kontrolle der Spielmaterialien zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
3
Spiele und Aktivitäten auswählen
3 Personen
4
Lieferanten und Reservierungen festhalten
2 Personen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
3 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
9
Preise für Spiele einkaufen
2 Personen
10
Tombolapreise sammeln
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Werbeplakate aufhängen
3 Personen
14
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
15
Bezahlterminal testen
2 Personen
16
Spielregeln aufschreiben
3 Personen
17
Lageplan und Beschilderung drucken
2 Personen
18
Einkaufen gehen
4 Personen
19
Losbriefe vorbereiten
2 Personen
20
Geschenktische sortieren
3 Personen
21
Spielmaterial kontrollieren
3 Personen
22
Preise pro Spiel bereitstellen
3 Personen
23
Snacks vorbereiten
5 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Kassenumschläge vorbereiten
2 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
28
Spielstationen einrichten
6 Personen
29
Dekoration aufhängen
4 Personen
30
Bühnenbereich dekorieren
3 Personen
31
Tonanlage aufbauen
3 Personen
32
Buffet- und Getränketische einrichten
4 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
34
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
35
Lostisch einrichten
2 Personen
36
Namensschilder und Programmhefte auslegen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
38
Sicherheits- und Laufwege kontrollieren
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Eintritt und Lose verkaufen
3 Personen
42
Spielstationen besetzen
10 Personen
43
Spielpreise verteilen
3 Personen
44
Snacks servieren
4 Personen
45
Getränke servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet regelmäßig auffüllen
2 Personen
48
Tische und Müllbehälter kontrollieren
2 Personen
49
Programm durchsagen
50
Lotterieziehung vorbereiten
3 Personen
51
Tombolapreise verteilen
3 Personen
52
Letzte Runde ankündigen
53
Kasse abschließen
2 Personen
54
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

55
Speisen und Getränke sicher verstauen
3 Personen
56
Spielmaterial sammeln
5 Personen
57
Dekoration entfernen
4 Personen
58
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
59
Geschirr und Besteck abwaschen
4 Personen
60
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
61
Räume fegen und wischen
4 Personen
62
Partyzelte abbauen
6 Personen
63
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
3 Personen
66
Fundsachen sammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
KassentischeAnz. 2
TerrassenbänkeAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 240
TassenAnz. 120
MesserAnz. 160
GabelnAnz. 160
LöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
EislöffelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpenAnz. 4
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 20
KlebebandrollenAnz. 10
BindfadenrollenAnz. 4
Scheren-SetsAnz. 4
FilzstifteAnz. 24
KreidetafelnAnz. 10

Spielmaterial

RingwurfsätzeAnz. 3
DosenwurfsetsAnz. 3
TauziehseileAnz. 2
SjoelbakkenAnz. 2
Bingo-KartenAnz. 200
Bingo-Rad
WürfelAnz. 20
SpielkartenAnz. 10
ReifenAnz. 12
SitzsäckeAnz. 12
Plastikbecher für SpieleAnz. 60
KegelAnz. 30
StoppuhrenAnz. 6

Catering

KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
BezahlgeräteAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
SüßigkeitentütenAnz. 180
PreistütenAnz. 200
Lotteriebox
Glücksrad
LottoscheineAnz. 1000
PreistischeAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und zeichne danach den Lageplan. Plane Partyzelte, Tische und Sitzplätze so, dass Kassen, Buffet und Spiele gut erreichbar bleiben und Wege nicht an einer Stelle zusammenlaufen.
Öffne die Anmeldungen früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Basar. So kannst du Snacks, Geschirr und Getränke gezielt vorbereiten, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
Rekrutiere Helfer nicht nur für den Aufbau, sondern für alle Zeitfenster. Besetze Kasse, Tombola, Spiele, Buffet und Abbau mit mindestens einer festen Person und erstelle einen Wechselplan für Schichten von zwei bis drei Stunden.
Bereite Kasse und Bezahlung am Vortag vor: Kassenumschläge beschriften, Bargeld und Wechselgeld zählen und das Bezahlterminal testen. Lege für jede Kasse einen eigenen Umschlag und eine kurze Zuständigkeit fest.
Drucke Lageplan, Spielregeln und Beschilderung spätestens am Tag vor dem Basar. Kontrolliere außerdem Preise pro Spiel, Tombolapreise, Losbriefe, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsbasar organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Geländeplan und Reservierungen. Einladungen und Helfersuche sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Wohltätigkeitsbasar?: Plane mindestens eine Person für Einlass, jede Kasse, Tombola, Buffet und jede größere Spielstation ein. Für Aufbau und Abbau kommen zusätzlich etwa vier bis sechs Helfer für zwei bis drei Stunden hinzu.
Wann sollte man Tombolapreise und Spielpreise vorbereiten?: Sammle Tombolapreise mindestens zwei Wochen vorher und sortiere sie spätestens am Vortag. Preise pro Spiel, Losbriefe und Spielregeln gehören am Veranstaltungstag an die jeweilige Station.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Wohltätigkeitsbasar?: Lege pro Kasse einen eigenen Bargeldbetrag mit vielen kleinen Scheinen und Münzen zurück; die genaue Summe hängt von Preisen und Besucherzahl ab. Zähle jeden Kassenumschlag am Vortag und dokumentiere den Startbestand.

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