Organiser une fête foraine sans rien oublier

Une fête foraine se prépare dans un ordre précis : commencez par fixer la date et les horaires, puis dessinez le plan du site avant de réserver les fournisseurs. Prévoyez ensuite les jeux, les inscriptions, les bénévoles, les lots et la gestion de la caisse. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : monnaie, signalétique, matériel testé, boissons refroidies et lots séparés par jeu. Ce guide vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Créer le plan du site
2 personnes
3
Sélectionner des jeux et des activités
3 personnes
4
Finaliser les fournisseurs et les réservations
2 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Recruter des bénévoles
3 personnes
9
Acheter les prix pour les jeux
2 personnes
10
Rassembler les lots de la tombola
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Accrocher les affiches promotionnelles
3 personnes
14
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
15
Tester le terminal de paiement
2 personnes
16
Rédiger le règlement
3 personnes
17
Imprimer le plan et la signalétique
2 personnes
18
Faire les courses
4 personnes
19
Préparer les billets de tombola
2 personnes
20
Trier les tables de cadeaux
3 personnes
21
Vérifier le matériel de jeu
3 personnes
22
Préparer les lots par jeu
3 personnes
23
Préparer les en-cas
5 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les enveloppes de caisse
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les stations de jeu
6 personnes
29
Suspendre la décoration
4 personnes
30
Décorer le coin podium
3 personnes
31
Installer le matériel sonore
3 personnes
32
Mettre en place les tables du buffet et des boissons
4 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
34
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
35
Installer la table de loterie
2 personnes
36
Disposer les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
37
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
38
Vérifier les itinéraires de sécurité et de circulation
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Vendre les entrées et les billets de tombola
3 personnes
42
Tenir les stands de jeux
10 personnes
43
Distribuer les prix
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner régulièrement le buffet
2 personnes
48
Vérifier les tables et les poubelles
2 personnes
49
Annoncer le programme
50
Préparer le tirage de la loterie
3 personnes
51
Remettre les prix de la loterie
3 personnes
52
Annoncer le dernier tour
53
Clôturer la caisse
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
56
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
57
Retirer la décoration
4 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
59
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
60
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
61
Balayer et passer la serpillière dans les espaces
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Remettre le mobilier en place
5 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger les affaires restantes
3 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tables de caisseqté 2
Bancs de terrasseqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 240
Tassesqté 120
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 160
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Décorations de tableqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Rouleaux de ficelleqté 4
Jeux de ciseauxqté 4
Feutresqté 24
Panneaux en ardoiseqté 10

Matériel de jeu

Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Jeux de lancer de boîtesqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Tables de jeu de paletsqté 2
Cartes de bingoqté 200
Boule de bingo
Désqté 20
Cartes à jouerqté 10
Cerceauxqté 12
Poufsqté 12
Gobelets en plastique pour le jeuqté 60
Cônesqté 30
Chronomètresqté 6

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Sachets de bonbonsqté 180
Sachets de prixqté 200
Boîte de tombola
Roue de la loterie
Billets de tombolaqté 1000
Tables des prixqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Éclairage

Tubes lumineuxqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Courses

Courses

Conseils

Dessinez le plan du site avant de confirmer le mobilier : placez les tentes, les tables de caisse, le buffet, les jeux et les zones de circulation. Gardez des passages suffisamment larges pour éviter les files qui bloquent l’entrée.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la fête et recueillez les besoins alimentaires au même moment. Cela vous donne une base fiable pour prévoir les encas, les boissons, les assiettes et les couverts.
Préparez les lots de la tombola et les récompenses par jeu dans des enveloppes ou des bacs distincts au plus tard la veille. Le jour même, les bénévoles doivent pouvoir remettre un prix sans chercher dans une pile commune.
Testez le terminal de paiement et préparez les enveloppes de caisse avant l’installation. Prévoyez aussi de la monnaie séparée et désignez au moins deux personnes responsables des encaissements et du comptage.
Installez la signalétique et imprimez le plan avant l’arrivée du public. Vérifiez les rallonges, multiprises, haut-parleurs, microphones et lampes rechargeables pendant le montage, puis refroidissez les boissons assez tôt pour le premier service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête foraine ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer les horaires, réserver les fournisseurs, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et acheter les lots sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête foraine ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 7 jours avant. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de traiter les participants et leurs besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête foraine ?: Comptez au minimum 1 bénévole par stand de jeu ou activité, plus 2 personnes pour la caisse et 1 personne pour coordonner l’ensemble. Ajoutez une personne de renfort si les horaires d’ouverture dépassent 3 heures.
Quand préparer les lots et le matériel des jeux ?: Vérifiez le matériel 2 à 3 jours avant, puis préparez les lots par jeu la veille. Cette organisation évite de chercher les récompenses ou de découvrir un équipement manquant pendant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.