Fancyfair organiseren: checklist en planning

Een Fancyfair vraagt om meer dan spellen en een paar tafels. Leg eerst datum, openingstijden, terreinindeling en reserveringen vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en promotie. In de laatste week draait alles om prijzen, loterijbriefjes, spelregels, materiaal, eten, drinken en betalingen. Met deze checklist zie je welke onderdelen je achter elkaar regelt en wat op de dag zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Spellen en activiteiten selecteren
3 personen
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
3 personen
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
Loterijprijzen verzamelen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Promotieposters ophangen
3 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Betaalapparaat testen
2 personen
Spelregels uitschrijven
3 personen
Plattegrond en bewegwijzering printen
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
Cadeautafels sorteren
3 personen
Spelmateriaal controleren
3 personen
Prijzen per spel klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Dranken koelen
2 personen
Kassa-enveloppen klaarmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Spelstations inrichten
6 personen
Versiering ophangen
4 personen
Podiumhoek aankleden
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Buffet- en drankentafels inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Loterijtafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes en programmabladen leggen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
Veiligheids- en looproutes controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree en loten verkopen
3 personen
Spelstations bemannen
10 personen
Spelprijzen uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet regelmatig aanvullen
2 personen
Tafels en afvalbakken controleren
2 personen
Programma omroepen
Loterijtrekking voorbereiden
3 personen
Loterijprijzen uitreiken
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drank veilig opbergen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Servies en bestek afwassen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Ruimtes vegen en dweilen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Kassatafelsaantal 2
Terrasbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 240
Kopjesaantal 120
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompenaantal 4
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 20
Plakbandrollenaantal 10
Bindtouwrollenaantal 4
Schaarsetsaantal 4
Viltstiftenaantal 24
Krijtbordenaantal 10

Spelmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Blikwerpsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Sjoelbakkenaantal 2
Bingokaartenaantal 200
Bingomolen
Dobbelstenenaantal 20
Speelkaartenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Zitzakkenaantal 12
Plastic bekers voor spelaantal 60
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 6

Catering

Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Betaalapparatenaantal 2
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Snoepzakjesaantal 180
Prijszakjesaantal 200
Loterijbox
Loterijrad
Loterijbriefjesaantal 1000
Prijstafelsaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond vóór je tafels en tenten reserveert. Zet daarop aparte plekken voor spellen, loterij, kassa, buffet, zitplaatsen en looproutes, zodat je later niet hoeft te schuiven.
Open de aanmeldingen zodra datum en openingstijden vaststaan en sluit ze uiterlijk enkele dagen voor de Fancyfair. Dan kun je dieetwensen, vrijwilligers en benodigdheden nog verwerken.
Test het betaalapparaat minimaal 2 dagen vooraf en verdeel contant geld en wisselgeld over afzonderlijke kassa-enveloppen. Noteer per envelop het startbedrag en de verantwoordelijke vrijwilliger.
Sorteer loterijprijzen en spelprijzen per activiteit voordat de opbouw begint. Leg de spelregels, prijzen en loterijbriefjes bij elkaar; zo hoeven vrijwilligers tijdens de opening niets meer uit te zoeken.
Plan het koelen van dranken en het voorbereiden van hapjes op de laatste dag, maar controleer spelmateriaal, bewegwijzering, verlengkabels en verlichting al de avond ervoor. Daarmee voorkom je dat technische of praktische problemen pas bij opening zichtbaar worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Fancyfair organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, terreinindeling en leveranciers. Open de aanmeldingen zodra die basis vaststaat en reserveer de laatste week voor inkopen, sorteren en controles.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Fancyfair versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de Fancyfair. Geef aanmeldingen minimaal 2 weken looptijd, zodat je aantallen, dieetwensen en de inzet van vrijwilligers kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Fancyfair?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per actief spel of verkooppunt en daarnaast 2 mensen voor kassa, buffet en algemene hulp. Bij meerdere spellen en een loterij kom je daardoor vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers.
Wat moet je de dag voor een Fancyfair controleren?: Controleer de avond ervoor het spelmateriaal, de prijzen per spel, loterijbriefjes, bewegwijzering, betaalapparaat, verlengkabels en verlichting. Koel dranken en zet kassa-enveloppen klaar; hapjes bereid je zo laat mogelijk volgens je planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.