Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasintocht

Een Sinterklaasintocht vraagt om meer dan een route en een aankomst van Sint en Pieten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, geluid, ontvangst, vrijwilligers en een alternatief bij regen. Begin met datum, route en locatie en werk daarna toe naar een duidelijk tijdschema. Controleer in de laatste week ook de weersverwachting, stroom, toiletten, bewegwijzering en de verdeling van cadeaus en presentjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie voor ontvangst reserveren
Vergunning en melding controleren
Sinterklaas en Pieten vastleggen
2 personen
Muzikanten of muziek regelen
2 personen
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
Geluid en stroom reserveren
Toiletten reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor Sint en Pieten maken
Programma en tijdschema maken
2 personen
Noodnummers verzamelen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
Routeborden en bewegwijzering maken
3 personen
Sinterklaascadeaus inkopen
3 personen
Presentjes sorteren
3 personen
Kleurplaten en spelmateriaal printen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Cadeaus inpakken
4 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
Kramen en tafels opstellen
5 personen
Stoelen en dranghekken plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Eten en drinken klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Verdwaalpunt inrichten
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Publiek ontvangen
6 personen
Muziek bij de start verzorgen
2 personen
Intocht begeleiden
8 personen
Route veilig afzetten
6 personen
Sinterklaas verwelkomen
3 personen
Kinderen begeleiden naar podium
6 personen
Programma presenteren
2 personen
Sinterklaasliedjes begeleiden
3 personen
Cadeaus uitdelen
5 personen
Kleurplaten uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dieetwensen apart serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kinderen bij verdwaalpunt helpen
2 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek veilig laten vertrekken
6 personen

Nazorg

Cadeaus en decoratie verzamelen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Meubilair afbouwen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Kleedkamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Accuboxenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Rood-witte slingersaantal 10
Ballonnenaantal 150
Pietenmutsenaantal 100
Fotodoek
Versierde staf
Cadeauzakkenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelserviesaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Organisatie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Portofoonsaantal 10
Prikbordenaantal 3

Spelmateriaal

Kleurpotlodenaantal 30
Tekentafelsaantal 4
Schoenendozenaantal 20

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg route, ontvangstlocatie en programma uiterlijk enkele weken vooraf vast. Zo hebben gemeente, verkeersregelaars, muzikanten en techniek genoeg tijd om hun deel af te stemmen.
Plan een briefing voor Sint en Pieten met route, aankomsttijd, aanspreekpunt, veiligheidsafspraken en het moment waarop cadeaus of presentjes worden uitgedeeld.
Maak de ontvangstlocatie praktisch: reserveer partytenten, klaptafels en stoelen en controleer of kleedkamerschermen en kledingrekken beschikbaar zijn voor omkleden en wachten.
Test geluid en stroom vóór de intocht. Controleer speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en leg accuboxen klaar als een aansluiting niet zeker is.
Zet uiterlijk de dag ervoor routeborden, dranghekken, vlaggen en bewegwijzering klaar. Bewaar ook het regenprogramma, de noodnummers en de actuele weersverwachting op één plek voor de coördinator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunning of melding. Reserveer daarna direct Sint en Pieten, verkeersregelaars, geluid, toiletten en vrijwilligers.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht regelen?: Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente of een vergunning of melding nodig is. De termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de route en uitnodigingen al definitief zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak een indeling per taak en plan minimaal één coördinator per onderdeel, zoals route, ontvangst, techniek en cadeaus. Voor een kleine intocht werken vaak 8 tot 12 vrijwilligers als ondergrens; bij meer publiek zijn extra route- en veiligheidsbegeleiders nodig.
Wanneer controleer ik het regenprogramma van de Sinterklaasintocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en neem uiterlijk de avond ervoor een besluit over het alternatieve programma. Informeer deelnemers, vrijwilligers en leveranciers direct als tijden, route of locatie wijzigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.