Cómo organizar una feria sin perder el control

Organizar una feria requiere coordinar espacios, actividades, inscripciones, proveedores, comida y cobros en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y el horario, dibuja el plano del recinto y reserva pronto las carpas, mesas, equipos y servicios externos. Después abre las inscripciones, asigna responsables y prepara por separado los juegos, la rifa y la zona de comida. Los últimos días deben servir para comprobar materiales, señalización, premios, bebidas y medios de pago, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Hacer el plano del recinto
2 personas
3
Seleccionar juegos y actividades
3 personas
4
Registrar proveedores y reservas
2 personas
5
Diseñar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
3 personas
7
Abrir inscripciones
8
Reclutar voluntarios
3 personas
9
Comprar premios para los juegos
2 personas
10
Recopilar premios de la rifa
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
13
Colgar los carteles promocionales
3 personas
14
Preparar efectivo y cambio
2 personas
15
Probar el dispositivo de pago
2 personas
16
Redactar las reglas del juego
3 personas
17
Imprimir plano y señalización
2 personas
18
Hacer la compra
4 personas
19
Preparar boletos de lotería
2 personas
20
Ordenar las mesas de regalos
3 personas
21
Comprobar el material de juego
3 personas
22
Preparar los premios por juego
3 personas
23
Preparar aperitivos
5 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar los sobres de caja
2 personas
26
Montar mesas y sillas
6 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Montar las estaciones de juegos
6 personas
29
Colgar la decoración
4 personas
30
Ambientar el rincón del escenario
3 personas
31
Colocar el equipo de sonido
3 personas
32
Montar mesas de buffet y bebidas
4 personas
33
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
34
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
35
Montar la mesa de la rifa
2 personas
36
Colocar las tarjetas con nombres y los programas
2 personas
37
Revisar y reponer los baños
2 personas
38
Comprobar las rutas de seguridad y circulación
2 personas
39
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

40
Recibir a los visitantes
4 personas
41
Vender entradas y boletos
3 personas
42
Atender los puestos de juego
10 personas
43
Repartir premios del juego
3 personas
44
Servir aperitivos
4 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer el buffet regularmente
2 personas
48
Comprobar las mesas y los contenedores de basura
2 personas
49
Anunciar el programa
50
Preparar el sorteo de la lotería
3 personas
51
Entregar los premios de la rifa
3 personas
52
Anunciar la última ronda
53
Cerrar la caja
2 personas
54
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

55
Guardar la comida y la bebida de forma segura
3 personas
56
Reunir el material de juego
5 personas
57
Retirar la decoración
4 personas
58
Clasificar y retirar residuos
4 personas
59
Lavar la vajilla y los cubiertos
4 personas
60
Limpiar mesas y sillas
3 personas
61
Barrer y fregar los espacios
4 personas
62
Desmontar las carpas
6 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Guardar los artículos sobrantes
3 personas
66
Recoger objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cajacant. 2
Bancos de terrazacant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 240
Tazascant. 120
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 160
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Cucharillas para heladocant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Bombas para globoscant. 4
Guirnaldascant. 20
Guirnaldascant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Rollos de cuerda de atarcant. 4
Sets de tijerascant. 4
Rotuladorescant. 24
Pizarrascant. 10

Material de juego

Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Sets de lanzamiento de latascant. 3
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Mesas de tejocant. 2
Cartones de bingocant. 200
Bombo de bingo
Dadoscant. 20
Cartascant. 10
Aroscant. 12
Pufscant. 12
Vasos de plástico para el juegocant. 60
Conoscant. 30
Cronómetroscant. 6

Catering

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Bolsitas de carameloscant. 180
Bolsitas de premiocant. 200
Caja de la lotería
Ruleta de lotería
Boletos de la loteríacant. 1000
Mesas de premioscant. 3

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 12

Iluminación

Tiras de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Compras

Compras

Consejos

Haz el plano antes de confirmar la distribución: separa la entrada y las mesas de caja de los juegos, el buffet y las zonas de paso. Imprime varias copias y prepara la señalización al menos 2 días antes.
Cierra proveedores y reservas con varias semanas de margen, especialmente para carpas, mesas, sillas, sonido y máquinas de café. Confirma cada reserva 7 días antes y anota un contacto de respaldo.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para calcular comida, premios y voluntarios. Cierra la recogida de preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes, para poder ajustar la compra y los aperitivos.
Prepara cada juego en una caja independiente con sus reglas, materiales y premios. Comprueba el material 2 días antes y deja los premios ya separados para evitar búsquedas durante la feria.
Calcula el efectivo y el cambio antes de abrir las cajas, y prueba el dispositivo de pago el día anterior. Guarda el dinero en sobres de caja preparados y asigna a cada turno una persona responsable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas proveedores, carpas, voluntarios, inscripciones y premios. Deja la última semana para confirmar reservas, cerrar preferencias dietéticas y revisar el plano.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una feria?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y abre las inscripciones al mismo tiempo si necesitas conocer la asistencia. Envía un recordatorio 7 días antes con el horario, el plano o las indicaciones prácticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una feria?: Calcula como mínimo una persona responsable por cada zona activa: entrada y caja, juegos, buffet, rifa y apoyo general. Para una feria con cinco zonas, prepara al menos 6 voluntarios por turno para cubrir pausas y ausencias.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria?: Deja listos los premios por juego, los boletos de la rifa, la señalización, los sobres de caja y los aperitivos que puedan conservarse. Enfría las bebidas, prueba el pago y revisa que altavoces, micrófonos, cables y regletas funcionen.

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