Zo organiseer je een documentairefestival

Begin met de inhoud en bouw daarna de praktische planning eromheen. Leg eerst de locatie, filmrechten en het programma vast; pas daarna kun je techniek, promotie, catering en vrijwilligers goed afstemmen. Plan per film de speelduur, pauzes en gesprekken, zodat het publiek weet waar het aan toe is. Een technische repetitie en een duidelijk draaiboek voorkomen de meeste problemen op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Filmrechten vastleggen
2 personen
3
Filmprogramma samenstellen
3 personen
4
Filmduur en pauzes plannen
2 personen
5
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
6
Gastsprekers uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldpagina openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Festival online promoten
2 personen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniek reserveren
2 personen
15
Programma laten drukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Draaiboek printen
19
Filmfiles controleren
2 personen
20
Techniekplan testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Catering ophalen
2 personen
23
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Zaalindeling uitzetten
3 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Projectiescherm plaatsen
2 personen
29
Projector aansluiten
2 personen
30
Geluid aansluiten
2 personen
31
Filmfiles klaarzetten
2 personen
32
Techniek volledig testen
2 personen
33
Entreebalie inrichten
2 personen
34
Programma's klaarleggen
2 personen
35
Naambadges klaarleggen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Routebordjes ophangen
2 personen
41
Presentatieruimte klaarmaken
2 personen
42
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen afvinken
3 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Eerste film starten
2 personen
49
Filmzaal begeleiden
2 personen
50
Pauzedranken serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Publieksgesprek begeleiden
2 personen
54
Tweede film starten
2 personen
55
Dinerbuffet openen
4 personen
56
Diner serveren
5 personen
57
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
58
Derde film starten
2 personen
59
Publieksvragen verzamelen
2 personen
60
Filmgesprek modereren
2 personen
61
Koffie en thee bijvullen
2 personen
62
Afsluitend woord verzorgen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
65
Eerste afvalronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

66
Buffet afbreken
4 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Techniek uitschakelen
2 personen
69
Projectiescherm afbreken
2 personen
70
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
71
Afval scheiden
3 personen
72
Zaal vegen en dweilen
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materialen inpakken
4 personen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Apparatuur retourneren
2 personen
77
Overgebleven catering opruimen
2 personen
78
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Gesprekstafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 12
Koptelefoonsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Programmafoldersaantal 200
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Routebordjesaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2
Posterpanelenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Controleer per documentaire ook het afgesproken vertoningsformaat en bewaar de definitieve filmfiles uiterlijk enkele dagen voor het festival op minstens twee USB-sticks.
Plan techniek niet alleen op basis van de projector: test beeld, geluid, HDMI-kabels, mediaspelers, microfoons en het mengpaneel samen in de zaal. Doe die volledige test minimaal één week vooraf en nogmaals vóór de eerste ontvangst van bezoekers.
Werk met een tijdschema per filmblok. Noteer naast de filmduur ook opbouw, introductie, gesprek, pauze en zaalwissel; zo zie je vroeg waar een programma uitloopt en wanneer gespreksleiders of gastsprekers nodig zijn.
Open de aanmeldpagina zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Vraag dieetwensen direct mee uit en geef de cateraar het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen vóór het festival door, met een kleine marge voor late aanmeldingen.
Maak voor vrijwilligers één draaiboek met rollen en tijden, van locatiecontrole en zaalindeling tot ontvangst, catering, techniek en afsluiting. Print het draaiboek en de programma's; een laptop of telefoon is tijdens een drukke publieksontvangst geen betrouwbare enige bron.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een documentairefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie, gastsprekers en techniek vragen vaak meer tijd dan verwacht; plan de volledige technische test uiterlijk één week vóór de festivaldag.
Hoeveel tijd moet je tussen documentaires plannen?: Reserveer naast de filmduur meestal 15 tot 30 minuten voor introductie, vragen, gesprek of zaalwissel. Plan bij een publieksgesprek liever 30 tot 45 minuten en voeg daarna minimaal 10 minuten uitloopruimte toe.
Wanneer moet je de filmfiles en techniek controleren?: Controleer de definitieve filmfiles minimaal 7 dagen vooraf op de laptop en mediaspeler waarmee je gaat afspelen. Test op locatie daarna projector, scherm, geluid, microfoons, kabels en reservebatterijen opnieuw vóór de zaal opengaat.
Wanneer moet je de catering voor een documentairefestival bestellen?: Bestel zodra de aanmeldingen een betrouwbaar beeld geven en bevestig het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen vanaf de aanmelding, zodat de cateraar niet op de festivaldag hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.