Organiser un festival du documentaire, étape par étape

Un festival du documentaire se construit d’abord autour des droits de diffusion, d’une programmation cohérente et d’un lieu adapté aux projections et aux échanges. Commence par fixer le format, la durée des séances et les temps de pause, puis réserve rapidement les intervenants et la technique. Les inscriptions, la restauration et la communication viennent ensuite, avec des échéances distinctes. Les dernières vérifications portent sur les fichiers vidéo, le son, l’aménagement de la salle et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Obtenir les droits de diffusion du film
2 personnes
3
Composer le programme de films
3 personnes
4
Planifier la durée du film et les pauses
2 personnes
5
Fixer les animateurs
2 personnes
6
Inviter les intervenants
2 personnes
7
Ouvrir la page d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
2 personnes
14
Réserver la technique
2 personnes
15
Faire imprimer le programme
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
20
Tester le plan technique
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer le catering
2 personnes
23
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer l’écran de projection
2 personnes
29
Brancher le projecteur
2 personnes
30
Brancher le son
2 personnes
31
Préparer les fichiers du film
2 personnes
32
Tester entièrement la technique
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Préparer les programmes
2 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
41
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
42
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Cocher les inscriptions
3 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Lancer le premier film
2 personnes
49
Accompagner à la salle de projection
2 personnes
50
Servir les boissons de pause
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Animer l’échange avec le public
2 personnes
54
Lancer le deuxième film
2 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
56
Servir le dîner
5 personnes
57
Servir les repas adaptés
2 personnes
58
Lancer le troisième film
2 personnes
59
Recueillir les questions du public
2 personnes
60
Animer la discussion sur le film
2 personnes
61
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
62
Préparer le mot de clôture
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
64
Rassembler les objets perdus
65
Effectuer le premier tour des déchets
2 personnes

Suivi

66
Démonter le buffet
4 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Démonter l’écran de projection
2 personnes
70
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Balayer et laver la salle
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Emballer le matériel
4 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Retourner le matériel
2 personnes
77
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
78
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables de discussionqté 4
Nappesqté 10

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 12
Casques audioqté 6
Clés USBqté 4
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Décoration

Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Panneaux d’affichageqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Obtiens les droits de diffusion avant d’annoncer les films : garde une confirmation écrite pour chaque œuvre et vérifie les conditions de projection au moins 6 à 8 semaines avant le festival.
Construis le programme en calculant la durée réelle de chaque film, des échanges et des pauses. Prévois généralement 15 à 20 minutes entre deux séances pour les questions, les déplacements et la remise en place de la salle.
Teste chaque fichier vidéo sur le projecteur et l’ordinateur qui seront utilisés sur place, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs et les piles de rechange.
Ne limite pas les inscriptions au nombre de chaises : réserve aussi de la place pour l’accueil, les tables de discussion, le buffet et la circulation. Recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant de commander le catering.
Donne aux bénévoles un déroulé imprimé et des rôles précis avant l’ouverture. Le jour même, fais un contrôle du site au moins 2 heures avant la première projection pour vérifier la salle, la technique, les badges et la restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du documentaire ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un petit festival, et davantage si plusieurs films nécessitent des droits spécifiques. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et tester la technique avant le jour J.
Quand demander les droits de diffusion des documentaires ?: Demande-les avant de publier le programme, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Certains ayants droit répondent rapidement, mais une autorisation peut demander plusieurs échanges et comporter des conditions particulières.
Combien de temps prévoir entre deux projections ?: Prévois 15 à 20 minutes entre deux séances, et davantage après un débat. Ce temps couvre les questions du public, la sortie et l’entrée des spectateurs, le changement de fichier et les éventuels réglages techniques.
Quand commander le catering pour un festival du documentaire ?: Recueille les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement et commande ensuite les quantités. Récupère le catering le jour même en prévoyant assez de temps pour installer les tables de buffet, les boissons, les tasses, les verres et les couverts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.