Cómo organizar un festival de documentales sin perder el control

Un festival de documentales se organiza en este orden: lugar y derechos, programa, equipo, inscripciones y producción del día. Empieza cerrando las películas y sus permisos antes de anunciar fechas o abrir reservas. Después coordina moderadores, ponentes, técnica, catering y voluntariado con responsables y plazos concretos. Las comprobaciones de vídeo y sonido no deben dejarse para la víspera: son las que más fácilmente retrasan una sesión.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Gestionar derechos de proyección
2 personas
3
Organizar el programa de cine
3 personas
4
Planificar la duración de la película y los descansos
2 personas
5
Concretar a los moderadores
2 personas
6
Invitar a ponentes invitados
2 personas
7
Abrir la página de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Promocionar el festival online
2 personas
10
Distribuir carteles
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Reservar técnica
2 personas
15
Imprimir el programa
16
Preparar acreditaciones
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Comprobar los archivos de vídeo
2 personas
20
Probar el plan técnico
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger el catering
2 personas
23
Realizar una inspección del lugar
2 personas
24
Llevar materiales al lugar
4 personas
25
Marcar la distribución de la sala
3 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
29
Conectar el proyector
2 personas
30
Conectar el sonido
2 personas
31
Preparar los archivos de la película
2 personas
32
Probar toda la técnica
2 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Preparar los programas
2 personas
35
Colocar las acreditaciones
36
Montar el bufé de catering
4 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Colocar los carteles de ruta
2 personas
41
Preparar el espacio de presentación
2 personas
42
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Marcar las inscripciones
3 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Repartir programas
2 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Empezar la primera película
2 personas
49
Coordinar la sala de cine
2 personas
50
Servir bebidas del descanso
4 personas
51
Servir aperitivos
4 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Acompañar el debate con el público
2 personas
54
Empezar la segunda película
2 personas
55
Abrir el bufé de la cena
4 personas
56
Servir la cena
5 personas
57
Entregar comidas especiales
2 personas
58
Iniciar la tercera película
2 personas
59
Recoger preguntas del público
2 personas
60
Moderador del debate sobre la película
2 personas
61
Reponer café y té
2 personas
62
Pronunciar las palabras de cierre
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
64
Recoger objetos perdidos
65
Realizar la primera ronda de basura
2 personas

Seguimiento

66
Desmontar el bufé
4 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Apagar la técnica
2 personas
69
Desmontar la pantalla de proyección
2 personas
70
Retirar sillas y mesas
4 personas
71
Separar residuos
3 personas
72
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Empaquetar materiales
4 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas
76
Devolver el equipo
2 personas
77
Recoger el catering sobrante
2 personas
78
Recoger los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de conversacióncant. 4
Mantelescant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables HDMIcant. 5
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 12
Auricularescant. 6
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Decoración

Folletos del programacant. 200
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Carteles de rutacant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Paneles para cartelescant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Pide también los archivos definitivos con tiempo suficiente para probarlos en el proyector, el portátil y el reproductor multimedia que utilizarás.
Calcula la duración real de cada sesión incluyendo presentación, coloquio y descanso. Deja por escrito la hora de apertura, el inicio de cada película y quién avisa a moderadores y ponentes.
Abre las inscripciones cuando el programa y el lugar estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario y pásalas al catering antes de hacer el pedido.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación del proyector: reproduce cada archivo, prueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los cables HDMI y las regletas en la sala real.
Asigna voluntarios por franjas y funciones, y entrega un plan de trabajo impreso. El día del festival revisa la sala, marca la distribución de sillas y mesas y lleva los materiales antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de documentales?: Empieza al menos 3 meses antes si habrá varias películas, ponentes y sesiones. Los derechos de proyección, el lugar y los invitados suelen requerir más tiempo que la promoción.
¿Cuándo hay que pedir los derechos de proyección?: Solicítalos en cuanto tengas una selección provisional, idealmente 8-12 semanas antes del festival. No anuncies una película hasta recibir una autorización clara y comprobar sus condiciones.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una primera prueba cuando recibas los archivos y una prueba final en la sala entre 24 y 48 horas antes. Comprueba imagen, sonido, subtítulos, micrófonos y conexiones con el equipo que se usará durante las sesiones.
¿Cuánto tiempo antes hay que pedir el catering?: Confirma el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Reserva una cantidad adicional para el equipo, los ponentes y posibles asistentes sin inscripción previa.

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