Dokumentarfilmfestival organisieren: Der praktische Ablauf

Ein Dokumentarfilmfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst sicherst du den Veranstaltungsort und die Filmrechte, dann stellst du das Programm zusammen. Plane Laufzeiten, Pausen, Moderationen und Technik, bevor du die Anmeldung öffnest. Besonders oft werden Vorführdateien, Ersatzkabel, Mikrofonbatterien und der Einlass zu spät geprüft. Mit einem festen Zeitplan für Programm, Technik, Catering und Helfer bleibt am Veranstaltungstag Zeit für die Inhalte statt für Fehlersuche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Filmrechte sichern
2 Personen
3
Filmprogramm zusammenstellen
3 Personen
4
Filmlaufzeit und Pausen planen
2 Personen
5
Moderatoren festlegen
2 Personen
6
Gastredner einladen
2 Personen
7
Anmeldeseite öffnen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Festival online bewerben
2 Personen
10
Poster verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Technik reservieren
2 Personen
15
Programm drucken lassen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Ablaufplan ausdrucken
19
Filmdateien prüfen
2 Personen
20
Technikplan testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Catering abholen
2 Personen
23
Standortkontrolle durchführen
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
25
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
29
Projektor anschließen
2 Personen
30
Ton anschließen
2 Personen
31
Filmdateien bereitlegen
2 Personen
32
Technik vollständig testen
2 Personen
33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
34
Programme bereitlegen
2 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Wegweiser aufhängen
2 Personen
41
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Anmeldungen abhaken
3 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Programme ausgeben
2 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Ersten Film starten
2 Personen
49
Filmraum betreuen
2 Personen
50
Pausengetränke servieren
4 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Publikumsgespräch begleiten
2 Personen
54
Zweiten Film starten
2 Personen
55
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
56
Abendessen servieren
5 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Dritten Film starten
2 Personen
59
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
60
Filmgespräch moderieren
2 Personen
61
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
62
Abschlusswort halten
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
64
Fundsachen sammeln
65
Erste Müllrunde durchführen
2 Personen

Nachbereitung

66
Buffet abbauen
4 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Technik ausschalten
2 Personen
69
Projektionsleinwand abbauen
2 Personen
70
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Saal fegen und wischen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Materialien einpacken
4 Personen
75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
76
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
77
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
78
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
GesprächstischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
KopfhörerAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12

Dekoration

ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
Poster-PaneeleAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Ort und Rechten. Reserviere den Veranstaltungsort, bevor du das Programm veröffentlichst, und kläre die Filmrechte mehrere Wochen vor dem Festival, damit einzelne Titel nicht kurzfristig ausfallen.
Plane das Programm rückwärts vom Einlass. Addiere Filmlaufzeit, mindestens 15 Minuten Pause pro Block sowie Zeit für Moderation und Gastredner, bevor du die Startzeiten festlegst.
Teste jede Filmdatei mindestens 7 Tage vorher auf dem tatsächlich verwendeten Laptop, Medienplayer und Projektor. Spiele dabei auch Ton, Untertitel und das Umschalten zwischen den Filmen durch.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Pausen und Veranstaltungsort feststehen. Frage direkt nach Ernährungswünschen und teile die erwartete Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vorab dem Catering mit.
Plane den Aufbau mit einer Standortkontrolle am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Einlass. Prüfe Sitzordnung, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel sowie Ersatzbatterien, bevor Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dokumentarfilmfestival organisieren?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Veranstaltungsort und Filmrechte solltest du zuerst klären; Anmeldung und Bewerbung können etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin beginnen.
Wie plane ich Pausen bei einem Dokumentarfilmfestival?: Plane pro Filmblock mindestens 15 Minuten Pause ein, bei mehreren Filmen zusätzlich Zeit für Wechsel und Moderation. Bei langen Dokumentarfilmen von mehr als 90 Minuten ist eine Pause von 20 bis 30 Minuten meist praktikabler.
Wann muss die Technik für ein Filmfestival getestet werden?: Führe den vollständigen Techniktest mindestens 7 Tage vorher durch und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, Mikrofone und alle Kabel.
Wie viele Helfer braucht ein Dokumentarfilmfestival?: Für ein kleines Festival mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: Empfang, Saalbetreuung, Technik und Catering. Bei parallelen Vorführungen oder mehreren Sälen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens 2 weitere Personen.

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