Zo organiseer je een designbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en de beschikbare standformaten. Daarna leg je de inschrijving vast, maak je de plattegrond en plan je catering, meubilair, verlichting en techniek op basis van aantallen. Bezoekers en deelnemers hebben elk hun eigen informatie nodig, dus verstuur die niet als één algemene mail. In de laatste week controleer je vooral logo’s, standnummers, badges, borden, betaalmogelijkheden en de bezetting van de registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beurslocatie reserveren
2
Deelnemers uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Beursplattegrond maken
2 personen
6
Standformaten vastleggen
2 personen
7
Deelnemers registreren
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Meubilair reserveren
11
Verlichting reserveren
12
Standindeling bevestigen
2 personen
13
Logo's van deelnemers verzamelen
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Plattegrond en borden printen
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Standnummers voorbereiden
2 personen
20
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
21
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Deelnemers telefonisch bevestigen
2 personen
24
Vrijwilligers inplannen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen sorteren
3 personen
27
Registratiesysteem testen
2 personen
28
Betaalapparaat opladen
29
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
30
Standkits samenstellen
3 personen
31
Catering gekoeld opslaan
2 personen
32
Locatie en toiletten inspecteren
2 personen
33
Leveringen bevestigen

Event

34
Locatie openen
2 personen
35
Vloer en entree controleren
2 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
37
Presentatiewanden plaatsen
4 personen
38
Standnummers ophangen
2 personen
39
Entree en routing markeren
2 personen
40
Verlichting aansluiten
3 personen
41
Stroompunten beveiligen
2 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Standkits uitdelen
2 personen
45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Standinrichting controleren
3 personen
47
Registratiebalie inrichten
2 personen
48
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
49
Bezoekers registreren
3 personen
50
Bezoekers welkom heten
2 personen
51
Deelnemers ondersteunen
2 personen
52
Programmaonderdelen aankondigen
53
Catering serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Voorraad controleren
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Bezoekersuitstroom begeleiden
2 personen
61
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Standmaterialen verzamelen
4 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Verlichting uitschakelen
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Geleende materialen controleren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Registratiegegevens archiveren
72
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Cateringtafelaantal 3
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Presentatiewandenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Wifiroutersaantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Draagbare lampenaantal 12
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Handscanneraantal 2
Labelprinter
Gereedschapskoffersaantal 2
Trapladdersaantal 2
Handtransportwagensaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Schortenaantal 6

Decoratie

Richtingbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 12
Fotolijstenaantal 12
Kleefhakenaantal 40
Kabelbindersaantal 100
Washi tapeaantal 12
Schilderstapeaantal 12

Catering

Koffie-urnsaantal 2
Buffetbordenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg de standformaten vast voordat je deelnemers definitief registreert. Zo past de beursplattegrond bij de beschikbare ruimte en voorkom je dat tafels, presentatiewanden of kledingrekken later opnieuw moeten worden ingedeeld.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en bepaal daarna de cateringhoeveelheden. Tel deelnemers, vrijwilligers en verwachte bezoekers apart; de catering voor een standhouder is niet automatisch gelijk aan die voor een bezoeker.
Stuur deelnemersinformatie en bezoekersinformatie afzonderlijk. Deelnemers hebben standnummers, opbouwinformatie en technische afspraken nodig, terwijl bezoekers vooral programma, route en registratie-informatie moeten ontvangen.
Test registratie en betaling minimaal één dag vooraf. Controleer laptops, tablets, handscanner, labelprinter, betaalterminals, wifirouters en opladers op de plek waar ze worden gebruikt, niet alleen op kantoor.
Plan op de beursdag een korte controle vóór de opening. Loop alle standnummers, borden, kabelmatten, verlenghaspels, verlichting en cateringtafels na en wijs vrijwilligers toe aan registratie, vragen en praktische ondersteuning.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een designbeurs organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, standformaten en deelnemers. Open daarna de aanmeldingen en reserveer tijdig catering, meubilair, verlichting en eventuele techniek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een designbeurs op te bouwen?: Reken minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van stands, registratie, bewegwijzering en catering. Plan de standindeling en standnummers vooraf, zodat deelnemers niet op locatie hoeven te wachten op een plek.
Wanneer moet ik bezoekers uitnodigen voor een designbeurs?: Stuur de eerste bezoekersuitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en een praktische herinnering 3 tot 5 dagen voor de beurs. Vermeld in de laatste mail de openingstijd, registratie en toegangsroute.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een designbeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie en 1 voor algemene ondersteuning tijdens de opening. Bij meer dan 50 gelijktijdige bezoekers is een extra persoon voor vragen en doorstroming verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.