Eine Designmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Designmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Reserviere zuerst den Messestandort und lege Standgrößen, Teilnehmerzahl und Besucherziel fest. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Programm, Technik und Catering. Plane die Besucherregistrierung und Beschilderung nicht erst am Vortag: WLAN, Kartenterminals, Namensschilder und Lagepläne müssen vor dem Einlass getestet und bereitliegen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messestandort reservieren
- 2
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 5
Messeplan erstellen
2 Personen
- 6
Standgrößen festlegen
2 Personen
- 7
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Möbel reservieren
- 11
Beleuchtung reservieren
- 12
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
- 13
Teilnehmerlogos sammeln
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Besucherinformationen versenden
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Lageplan und Schilder drucken
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Standnummern vorbereiten
2 Personen
- 20
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 21
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Teilnehmende telefonisch bestätigen
2 Personen
- 24
Freiwillige einplanen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Materialien sortieren
3 Personen
- 27
Registrierungssystem testen
2 Personen
- 28
Zahlungsgerät aufladen
- 29
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 30
Standkits zusammenstellen
3 Personen
- 31
Catering gekühlt lagern
2 Personen
- 32
Ort und Toiletten inspizieren
2 Personen
- 33
Lieferungen bestätigen
Event
- 34
Location öffnen
2 Personen
- 35
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 37
Präsentationswände aufstellen
4 Personen
- 38
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 39
Eingang und Wegeführung markieren
2 Personen
- 40
Beleuchtung anschließen
3 Personen
- 41
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
- 42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 44
Standkits verteilen
2 Personen
- 45
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 46
Standaufbau kontrollieren
3 Personen
- 47
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 48
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen
- 49
Besucher registrieren
3 Personen
- 50
Besucher begrüßen
2 Personen
- 51
Teilnehmer unterstützen
2 Personen
- 52
Programmpunkte ankündigen
- 53
Catering ausgeben
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 58
Bestand prüfen
- 59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 60
Besucherabstrom begleiten
2 Personen
- 61
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 63
Möbel abbauen
4 Personen
- 64
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 65
Geschirr sammeln
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Location reinigen
3 Personen
- 68
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Restbestand einlagern
2 Personen
- 71
Registrierungsdaten archivieren
- 72
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessestandtischeAnz. 24
- Besucher-StühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstisch
- CateringtischAnz. 3
- KleiderständerAnz. 8
- StehtischeAnz. 6
- PräsentationswändeAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 3
- KartenterminalsAnz. 2
- WLAN-RouterAnz. 2
- Mobile LadegeräteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelmattenAnz. 12
- Tragbare LampenAnz. 12
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Mikrofon
- HandscannerAnz. 2
- Etikettendrucker
- WerkzeugkofferAnz. 2
- TrittleiternAnz. 2
- HandtransportwagenAnz. 2
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 18
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 4
- SchürzenAnz. 6
Dekoration
- RichtungsschilderAnz. 12
- StandbeschilderungAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 40
- TischdeckenAnz. 24
- PflanzenAnz. 12
- BilderrahmenAnz. 12
- KlebehakenAnz. 40
- KabelbinderAnz. 100
- Washi-TapeAnz. 12
- AbdeckbandAnz. 12
Catering
- KaffeeurnenAnz. 2
- BuffettellerAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
- GetränkespenderAnz. 4
- ServiettenhalterAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 80
- ZuckerschälchenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Tipps
- Lege die Standgrößen fest, bevor du Teilnehmer verbindlich einlädst. So weißt du früh, wie viele Präsentationswände, Tische und Sitzplätze tatsächlich gebraucht werden.
- Schließe die Anmeldung spätestens einige Wochen vor der Messe und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Registrierung. Rechne die Cateringmengen erst nach diesem Stichtag verbindlich aus.
- Bestätige die Standaufteilung mit allen Teilnehmenden und sammle ihre Logos rechtzeitig für Lageplan, Schilder und Besucherinformationen. Fehlende Dateien sorgen sonst kurz vor dem Druck für Verzögerungen.
- Teste Registrierung, WLAN, Laptops, Tablets, Handscanner und Kartenterminals mindestens einen Tag vor dem Einlass. Lege mobile Ladegeräte, Verlängerungskabel und Kabelmatten an den vorgesehenen Stellen bereit.
- Plane Helfer in festen Schichten ein und besetze Registrierung, Einlass und Catering während der gesamten Öffnungszeit. Bereite Namensschilder und Standnummern alphabetisch beziehungsweise nach Standplan vor, damit niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Designmesse organisieren?
- Beginne idealerweise mindestens drei bis sechs Monate vor dem Termin. Standort, Standgrößen und Teilnehmer brauchen Vorlauf; Catering, Möbel und Beleuchtung solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vorher reservieren.
- Wie viele Aussteller braucht eine Designmesse?
- Das hängt von der verfügbaren Fläche und den Standgrößen ab. Plane zuerst die gewünschte Standfläche pro Teilnehmer und halte zusätzlich etwa 20 Prozent der Fläche für Registrierung, Wege, Catering und Sitzbereiche frei.
- Wann sollte man die Besucher einer Designmesse einladen?
- Versende die erste Einladung etwa vier bis sechs Wochen vor der Messe und schicke die konkreten Besucherinformationen spätestens sieben Tage vorher. Darin sollten Einlasszeit, Adresse, Lageplan und Registrierungsablauf stehen.
- Wie viel Catering braucht man für eine Designmesse?
- Kalkuliere pro anwesender Person mindestens ein Getränk für die erste Stunde und danach etwa ein weiteres Getränk pro zwei Stunden. Bei Snacks oder Fingerfood solltest du je nach Veranstaltungsdauer ungefähr drei bis sechs Stück pro Person einplanen und angemeldete Ernährungswünsche separat berücksichtigen.
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