Cómo organizar una feria de diseño sin perder el control
Organizar una feria de diseño empieza mucho antes de colocar las mesas de los stands. Primero necesitas cerrar el recinto y las condiciones de participación; después, ordenar inscripciones, distribución, servicios y comunicación. El plano, los tamaños de los stands y las necesidades técnicas deben estar definidos antes de confirmar el mobiliario, la iluminación y el catering. Este plan te ayuda a avanzar por fases y a detectar a tiempo los detalles que suelen bloquear el montaje o la recepción de visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el recinto de la feria
- 2
Invitar a los participantes
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 5
Crear plano de la feria
2 personas
- 6
Definir los tamaños del stand
2 personas
- 7
Registrar a los participantes
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar el catering
- 10
Reservar mobiliario
- 11
Reservar la iluminación
- 12
Confirmar la distribución del stand
2 personas
- 13
Recopilar los logos de los participantes
- 14
Elaborar el programa
2 personas
- 15
Enviar información a los visitantes
- 16
Enviar información a los participantes
- 17
Imprimir plano y carteles
2 personas
- 18
Preparar acreditaciones
2 personas
- 19
Preparar los números de stand
2 personas
- 20
Preparar el registro de visitantes
2 personas
- 21
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Confirmar a los participantes por teléfono
2 personas
- 24
Programar voluntarios
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Clasificar los materiales
3 personas
- 27
Probar el sistema de registro
2 personas
- 28
Cargar el terminal de pago
- 29
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 30
Preparar los kits del stand
3 personas
- 31
Guardar el catering en frío
2 personas
- 32
Inspeccionar el lugar y los baños
2 personas
- 33
Confirmar entregas
Evento
- 34
Abrir la ubicación
2 personas
- 35
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 36
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 37
Colocar paneles de presentación
4 personas
- 38
Colgar los números de stand
2 personas
- 39
Señalizar la entrada y el recorrido
2 personas
- 40
Conectar la iluminación
3 personas
- 41
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
- 42
Montar el bufé de catering
3 personas
- 43
Preparar café y té
2 personas
- 44
Distribuir kits para el stand
2 personas
- 45
Recepción de participantes
3 personas
- 46
Comprobar la decoración del stand
3 personas
- 47
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 48
Realizar el control de apertura
3 personas
- 49
Registrar a los visitantes
3 personas
- 50
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 51
Apoyar a los participantes
2 personas
- 52
Anunciar las partes del programa
- 53
Servir el catering
3 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Reponer café y té
2 personas
- 56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 57
Comprobar los baños
2 personas
- 58
Comprobar el inventario
- 59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 60
Guiar la salida de visitantes
2 personas
- 61
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 62
Reunir materiales del stand
4 personas
- 63
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 64
Apagar la iluminación
2 personas
- 65
Recoger la vajilla
3 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
3 personas
- 68
Comprobar el material prestado
2 personas
- 69
Devolver los materiales
2 personas
- 70
Guardar el stock restante
2 personas
- 71
Archivar los datos de registro
- 72
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas del stand ferialcant. 24
- Sillas para visitantescant. 40
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa de registro
- Mesa de cateringcant. 3
- Percheroscant. 8
- Mesas altascant. 6
- Paredes de presentacióncant. 12
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Terminales de pagocant. 2
- Routers wificant. 2
- Cargadores móvilescant. 6
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Lámparas portátilescant. 12
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Escáner portátilcant. 2
- Impresora de etiquetas
- Maletines de herramientascant. 2
- Escaleras de tijeracant. 2
- Carretillas manualescant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 18
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Delantalescant. 6
Decoración
- Señales direccionalescant. 12
- Carteles de standcant. 24
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Mantelescant. 24
- Plantascant. 12
- Marcos de fotoscant. 12
- Ganchos adhesivoscant. 40
- Bridascant. 100
- Washi tapecant. 12
- Cinta de pintorcant. 12
Catering
- Urnas de cafécant. 2
- Platos de buffetcant. 6
- Cestas de pancant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Porta-servilletascant. 8
- Cucharillas de cafécant. 80
- Azucareroscant. 4
- Jarras de lechecant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Consejos
- Cierra el recinto antes de abrir las inscripciones y define por escrito los tamaños de stand disponibles. Si cambian después, tendrás que rehacer el plano, la distribución y la comunicación con los participantes.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara y pide desde el principio logos, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Deja al menos 7 días para llamar a quienes no hayan confirmado sus datos.
- Prepara el plano cuando ya conozcas los participantes y sus tamaños de stand, no la víspera del evento. Reserva pasillos suficientes para visitantes y coloca el registro, el catering y las zonas de descanso sin bloquear la circulación.
- Envía información separada a visitantes y participantes entre 5 y 7 días antes. Los participantes necesitan horarios de montaje, número de stand, wifi, terminales de pago y contactos; los visitantes necesitan programa, acceso y plano.
- Haz una prueba técnica el día anterior: conecta routers, portátiles, tablets, terminales de pago, altavoces y micrófono. Revisa también cargadores, regletas, enrollacables y alfombrillas para cables; son detalles fáciles de olvidar y difíciles de resolver cuando ya llega el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de diseño?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, invitar a los participantes y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, imprimir planos y carteles, preparar acreditaciones y cerrar el programa.
- ¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los stands?
- Procura cerrarla entre 10 y 14 días antes de la feria, cuando ya tengas los tamaños y preferencias de los participantes. Así todavía tendrás tiempo para confirmar el mobiliario, preparar los números de stand y corregir errores del plano.
- ¿Cuánto catering calcular para una feria de diseño?
- Calcula las cantidades según el número confirmado de participantes, voluntarios y visitantes esperados, separando bebidas, café y comida. Cierra el pedido entre 5 y 7 días antes y añade un margen del 10 % para evitar quedarte corto.
- ¿Cuándo enviar la información a los visitantes y expositores?
- Envía a los visitantes el programa, el plano y las indicaciones de acceso entre 5 y 7 días antes. A los participantes, mándales horarios de montaje, número de stand y requisitos técnicos al menos 10 días antes, y confirma por teléfono a quienes no respondan.
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