Organiser un salon du design sans rien laisser au dernier moment

Un salon du design se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les exposants, puis les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques. Les erreurs arrivent souvent quand on confirme trop tard le mobilier, l’éclairage ou les besoins alimentaires. Ce plan vous aide à répartir les 72 tâches, des premières réservations jusqu’à l’accueil des visiteurs. Vous saurez aussi quand imprimer les plans, préparer les badges et organiser l’équipe sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du salon
2
Inviter les participants
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Créer le plan du salon
2 personnes
6
Définir les formats du stand
2 personnes
7
Enregistrer les participants
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Réserver le mobilier
11
Réserver l’éclairage
12
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
13
Collecter les logos des participants
14
Établir le programme
2 personnes
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Envoyer les informations aux participants
17
Imprimer le plan et les panneaux
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer les numéros de stand
2 personnes
20
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
21
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Confirmer les participants par téléphone
2 personnes
24
Planifier les bénévoles
25
Faire les courses
2 personnes
26
Trier les matériaux
3 personnes
27
Tester le système d'inscription
2 personnes
28
Recharger le terminal de paiement
29
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
30
Composer des kits de stand
3 personnes
31
Stocker le catering au frais
2 personnes
32
Inspecter le lieu et les toilettes
2 personnes
33
Confirmer les livraisons

Événement

34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer les panneaux de présentation
4 personnes
38
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
39
Baliser l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
40
Brancher l’éclairage
3 personnes
41
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
42
Monter le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Distribuer les kits de stand
2 personnes
45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Vérifier l'aménagement du stand
3 personnes
47
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
48
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Accompagner les participants
2 personnes
52
Annoncer les éléments du programme
53
Servir le service traiteur
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Vérifier les stocks
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
61
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
63
Démonter le mobilier
4 personnes
64
Éteindre l’éclairage
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Archiver les données d'inscription
72
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pour les visiteursqté 40
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Table de cateringqté 3
Portants à vêtementsqté 8
Tables hautesqté 6
Panneaux de présentationqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 12
Lampes portablesqté 12
Enceintesqté 2
Microphone
Scanner manuelqté 2
Imprimante d'étiquettes
Boîtes à outilsqté 2
Escabeauxqté 2
Chariots de transport manuelqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tabliersqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux de standqté 24
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 24
Plantesqté 12
Cadres photoqté 12
Crochets adhésifsqté 40
Serre-câblesqté 100
Ruban washiqté 12
Ruban de masquageqté 12

Catering

Urnes à caféqté 2
Assiettes de buffetqté 6
Corbeilles à painqté 6
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Cuillères à caféqté 80
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par réserver le lieu et définir les formats de stand avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre de tables, de portants et de prises dépend directement de ces choix.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé les informations essentielles, puis demandez aux participants leur logo et leurs besoins alimentaires au moins 3 semaines avant le salon.
Finalisez le plan des stands avant de réserver le mobilier et l’éclairage. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles : les branchements sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Envoyez les informations aux visiteurs et aux participants séparément 7 à 10 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, l’accès, le plan, le programme et les consignes d’installation.
Préparez les badges, numéros de stand, panneaux et l’inscription visiteurs la veille. Confirmez les derniers participants par téléphone 48 heures avant et affectez les bénévoles à des postes précis.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du design ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, puis lancez les invitations et les inscriptions avant de détailler le plan des stands.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le salon pour laisser le temps aux participants de répondre. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de confirmer les stands, le mobilier et le catering.
Quand faut-il confirmer le plan des stands ?: Validez le plan définitif 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer les tables, chaises, portants, éclairage, panneaux et besoins électriques sans multiplier les changements.
Quand réserver le catering pour un salon du design ?: Réservez le catering au moins 3 semaines à l’avance, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Confirmez les quantités 5 à 7 jours avant, en fonction du nombre final de visiteurs et de participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.