Zo organiseer je een defensiebeurs

Begin met de datum, locatie en een duidelijke beursplattegrond. Daarna bouw je de beurs op in drie sporen: exposanten werven, bezoekers registreren en de uitvoering voorbereiden. Leg standafmetingen, techniek, demonstraties en veiligheidsregels vroeg vast, zodat wijzigingen niet in de laatste week ontstaan. Verzamel dieetwensen en badgegegevens tijdens de aanmelding en plan een aparte test voor presentaties, microfoons en beeldschermen. Op de beursdag draait alles om een gecontroleerde opbouw, duidelijke bewegwijzering en een actuele toegangslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Beurswebsite bijwerken
8
Beursprogramma publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Beveiliging reserveren
13
Exposanteninformatie versturen
14
Standindeling bevestigen
2 personen
15
Badgegegevens verzamelen
16
Naambadges ontwerpen
17
Naambadges afdrukken
2 personen
18
Bewegwijzering afdrukken
19
Presentaties verzamelen
20
Demonstraties controleren
2 personen
21
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
22
Toegangslijst voorbereiden
23
Perslijst voorbereiden
24
Techniek testen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen controleren
2 personen
27
Exposanten ontvangen
4 personen
28
Standmaterialen lossen
4 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Standwanden plaatsen
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Stands inrichten
6 personen
33
Informatiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
3 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Demomateriaal veilig opstellen
3 personen
38
Presentaties klaarzetten
2 personen
39
Dranken koelen
2 personen
40
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Techniek opnieuw testen
2 personen
43
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
44
Teambriefing houden
8 personen

Event

45
Registratiebalie bemannen
3 personen
46
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Badges uitdelen
2 personen
49
Programmafolders uitdelen
2 personen
50
Informatiepunt bemannen
2 personen
51
Toegang controleren
2 personen
52
Demonstraties begeleiden
3 personen
53
Presentaties aankondigen
54
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Standpaden vrijhouden
2 personen
61
Pers en fotografen begeleiden
62
Laatste bezoekers informeren
2 personen
63
Exposanten laten afbouwen
4 personen
64
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

65
Standmaterialen verzamelen
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Geleende materialen controleren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Restvoorraad opslaan
2 personen
77
Bezoekersgegevens exporteren
78
Bedankmail versturen
79
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 3
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 14
HDMI-kabelsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Registratie

Naambadgehoudersaantal 350
Badgeclipsaantal 350
Inschrijfformulierenaantal 350
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 350

Papierwaren

Programmafoldersaantal 350
Standnummerkaartenaantal 30
A4-papieraantal 2
Plakbriefjesaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Kartonbordenaantal 30

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Postersaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Verzegelstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de exposantenlijst voordat je uitnodigingen verstuurt en noteer per deelnemer de benodigde standruimte, stroomaansluiting en presentatiemiddelen. Bevestig de standindeling daarna nog één keer schriftelijk.
Open de aanmelding zodra de basisinformatie online staat. Vraag direct om naam, organisatie, functie en dieetwensen; gebruik de sluitingsdatum om badges en catering uiterlijk enkele dagen vooraf definitief te maken.
Plan presentaties en demonstraties niet alleen inhoudelijk, maar controleer ze ook op locatie. Test projector, projectiescherm, speakers, draadloze microfoons, HDMI-kabels en laptops met de bestanden die werkelijk worden gebruikt.
Regel beveiliging, toegangslijst en veiligheidsinstructies vóór de opbouwdag. Markeer publieksroutes met bewegwijzering, afzetpalen en afzetlint, vooral rond demonstraties en technische installaties.
Maak voor de catering een aparte inventaris naast het programma. Tel herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en besteksets en plan koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en thermoskannen op de plekken waar ze nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een defensiebeurs organiseren?: Begin minimaal drie tot zes maanden vooraf met datum, locatie en exposanten. Reserveer beveiliging en catering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is; plan de technische test uiterlijk één week voor de beurs.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een defensiebeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer twaalf weken vooraf, nadat de standindeling en beursinformatie voldoende duidelijk zijn. Vraag badgegegevens, presentaties en demonstratie-informatie uiterlijk twee tot drie weken voor de beurs op.
Hoeveel techniek heb je nodig voor presentaties op een defensiebeurs?: Plan per presentatieruimte minimaal één laptop, beeldscherm of projector, projectiescherm, speakers en draadloze microfoon. Neem per aansluiting reserve-HDMI-kabels, verdeelstekkers en verlengkabels mee en test alles minstens één keer vooraf.
Wanneer druk je naambadges en bewegwijzering af?: Druk naambadges pas nadat de aanmeldingen en badgegegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur twee tot vijf werkdagen voor de beurs. Bewegwijzering kan eerder worden afgedrukt, maar controleer na de laatste standwijziging of alle routes nog kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.