Cómo organizar una feria de defensa sin perder el control

Una feria de defensa combina expositores, demostraciones, acreditaciones, prensa y requisitos de seguridad, así que conviene trabajar por fases. Empieza fijando la fecha, el lugar y el plano de la feria antes de invitar a nadie. Después cierra la lista de expositores, abre las inscripciones y recoge los datos necesarios para accesos y acreditaciones. En las últimas semanas, centra el trabajo en la distribución de los stands, el programa, la técnica, la seguridad y la información operativa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Actualizar el sitio web de la feria
8
Publicar el programa de la feria
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar el catering
12
Reservar seguridad
13
Enviar información a los expositores
14
Confirmar la distribución del stand
2 personas
15
Recopilar datos de las acreditaciones
16
Diseñar acreditaciones
17
Imprimir acreditaciones
2 personas
18
Imprimir la señalización
19
Recopilar las presentaciones
20
Revisar las demostraciones
2 personas
21
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
22
Preparar la lista de acceso
23
Preparar la lista de prensa
24
Probar la técnica
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Comprobar los materiales
2 personas
27
Recibir a los expositores
4 personas
28
Descargar los materiales del stand
4 personas
29
Montar mesas y sillas
4 personas
30
Instalar los paneles del stand
4 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Montar los stands
6 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Montar el punto de catering
3 personas
35
Preparar la mesa de registro
2 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Colocar el material de demostración de forma segura
3 personas
38
Preparar las presentaciones
2 personas
39
Enfriar bebidas
2 personas
40
Preparar el punto de café
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Probar de nuevo la técnica
2 personas
43
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
44
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

45
Atender la mesa de registro
3 personas
46
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Repartir acreditaciones
2 personas
49
Repartir folletos del programa
2 personas
50
Atender el punto de información
2 personas
51
Controlar el acceso
2 personas
52
Coordinar demostraciones
3 personas
53
Anunciar presentaciones
54
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Mantener libres los pasillos de los stands
2 personas
61
Coordinar a la prensa y los fotógrafos
62
Informar a los últimos visitantes
2 personas
63
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
64
Guiar la salida de visitantes
2 personas

Seguimiento

65
Reunir materiales del stand
4 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Comprobar el material prestado
2 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Registrar objetos perdidos
76
Guardar el excedente
2 personas
77
Exportar los datos de los visitantes
78
Enviar correo de agradecimiento
79
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 3
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 14
Cables HDMIcant. 6
Memorias USBcant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Registro

Portanombrescant. 350
Ganchos para acreditacionescant. 350
Formularios de inscripcióncant. 350
Bolígrafoscant. 40
Carpetas portapapelescant. 6
Pulserascant. 350

Artículos de papel

Folletos del programacant. 350
Tarjetas con número de standcant. 30
Papel A4cant. 2
Notas adhesivascant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Platos de cartóncant. 30

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 18
Cartelescant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Cables de luzcant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Pegatinas de precintocant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define primero el plano: reserva espacio para mostradores, paredes de stands, circulación, demostraciones y una zona técnica. Confirma la distribución con cada expositor antes de imprimir la señalización.
Envía a los expositores una ficha operativa con horarios de montaje, medidas del stand, necesidades eléctricas, presentaciones y normas para demostraciones. Pide los datos completos de acreditación con al menos 14 días de antelación.
No dejes las acreditaciones para la última semana: recopila nombres, empresa y permisos de acceso, revisa la lista y haz una impresión de prueba. Prepara también una lista separada para prensa y acceso restringido.
Programa una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes: comprueba portátiles, pantallas, proyector, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas y pilas AA y AAA. Lleva memorias USB con copias de las presentaciones.
Cierra catering y seguridad después de conocer las inscripciones, pero no esperes al último momento: confirma cantidades, preferencias dietéticas y horarios al menos 7 días antes. Para el montaje, comprueba también café, agua, vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de defensa?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, expositores y plano. Reserva las 2 últimas semanas para acreditaciones, señalización, seguridad, catering y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?: Envíalas cuando el lugar y el plano preliminar estén definidos, idealmente entre 8 y 10 semanas antes. Pide confirmación y necesidades técnicas en un plazo de 7 días.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de visitantes?: Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes de la feria para poder preparar acreditaciones, lista de acceso, catering y preferencias dietéticas. Después admite cambios solo si el equipo puede actualizar las listas.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir una demostración?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y otra revisión el mismo día. Comprueba alimentación, cables, sonido, imagen, contenido de la presentación y las instrucciones de seguridad antes de que entre el público.

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