Checklist voor een consumentenbeurs organiseren

Een consumentenbeurs organiseren begint maanden voor de openingsdag met een datum, locatie en duidelijke beursindeling. Daarna volgen exposantenwerving, inschrijvingen, promotie en de praktische voorbereiding van registratie, catering en techniek. Werk toe naar een definitieve plattegrond en stuur exposanteninformatie op tijd, zodat iedereen weet waar de stand komt en wat hij moet meenemen. De checklist hieronder helpt je de 67 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat drukwerk, badges of koeling pas op de beursdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Exposanten werven
3 personen
Inschrijfformulier voor exposanten maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten definitief indelen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Catering bestellen
Meubilair reserveren
Afvalinzameling reserveren
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Contactlijst voor team maken
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Plattegronden afdrukken
Naamkaartjes exposanten maken
2 personen
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Voorraad boodschappen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Stands van naamkaarten voorzien
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Techniek en stroom testen
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
5 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Toegang en looproutes controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitaire voorraad aanvullen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersuitstroom begeleiden
3 personen

Nazorg

Exposantenstands afbouwen
6 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Exposanten informeren over vertrek
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 35
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Labelprintersaantal 2

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Handsprayflaconsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 460
Polsbandjesaantal 400
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 450
Naamkaartjesaantal 80

Papierwaren

Plattegrondenaantal 450
Programmaboekjesaantal 400
A4-printpapieraantal 2
Notitieblokkenaantal 30
Plakbandaantal 12
Ducttapeaantal 8
Schrijfmappenaantal 10
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 10
Zaklampenaantal 4
Pictogrambordenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursdatum, openingstijden en zaal minimaal 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk beurstafels, klapstoelen, registratietafels en buffettafels; meubilair is lastiger na te bestellen dan drukwerk.
Sluit de inschrijving van exposanten uiterlijk 4 weken voor de beurs. Maak daarna de plattegrond definitief en stuur iedere exposant informatie over standplaats, opbouw, presentatiemateriaal en eventuele stroomaansluitingen.
Plan promotie in minstens drie momenten: de eerste online aankondiging 8 weken vooraf, een herinnering 3 weken vooraf en een laatste bericht in de week van de beurs. Zet in elk bericht datum, openingstijden, locatie en bereikbaarheid.
Controleer techniek en stroom 7 dagen vooraf. Test presentatieschermen, laptops, handmicrofoons, luidsprekers, pinautomaten, verlengkabels en stekkerdozen; neem daarnaast minimaal één reserveverlengkabel en een extra stekkerdoos mee.
Verwerk dieetwensen en bestel catering uiterlijk 10 dagen vooraf. Koel dranken de dag ervoor, bereid hapjes op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en serveermateriaal klaar voordat de registratie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een consumentenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en zaalreservering. Reken daarna op 8 weken voor promotie, 4 weken voor de definitieve exposantenindeling en 7 dagen voor technische controles.
Wanneer moet ik exposanten voor een consumentenbeurs benaderen?: Start de werving ongeveer 10 weken voor de beurs en sluit de inschrijving 4 weken vooraf. Zo houd je nog tijd over om stands in te delen, naamkaartjes te maken en exposanteninformatie te versturen.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een consumentenbeurs?: Maak de bestelling op basis van het verwachte bezoekersaantal en de aangemelde exposanten. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en plan koffie, water en hapjes voor de volledige openingsduur, met extra voorraad voor het eerste uur.
Wanneer moet ik de plattegrond van een consumentenbeurs maken?: Maak een eerste plattegrond zodra de zaal is gereserveerd, zodat je de standcapaciteit kent. Maak de indeling definitief zodra de inschrijving 4 weken voor de beurs sluit en druk plattegronden daarna pas af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.