Comment organiser un salon de la défense, étape par étape

Un salon de la défense se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un programme de rencontres. Commence par fixer la date et le lieu, dessiner le plan du salon et établir la liste des exposants. Enchaîne ensuite les invitations, les inscriptions et la réservation du catering et de la sécurité. Les dernières semaines servent à verrouiller les stands, les badges, les présentations, la signalétique et les tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Mettre à jour le site web du salon
8
Publier le programme du salon
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
12
Réserver la sécurité
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
15
Collecter les informations des badges
16
Créer les badges nominatifs
17
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
18
Impression de la signalétique
19
Rassembler les présentations
20
Contrôler les démonstrations
2 personnes
21
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
22
Préparer la liste d’accès
23
Préparer la liste de presse
24
Tester la technique
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Vérifier le matériel
2 personnes
27
Accueillir les exposants
4 personnes
28
Décharger le matériel du stand
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les parois des stands
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Aménager les stands
6 personnes
33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Préparer la table d'inscription
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le matériel de démonstration en toute sécurité
3 personnes
38
Préparer les présentations
2 personnes
39
Refroidir les boissons
2 personnes
40
Préparer le point café
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Revérifier la technique
2 personnes
43
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
44
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
46
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Tenir le point d'information
2 personnes
51
Contrôler l’accès
2 personnes
52
Encadrer les démonstrations
3 personnes
53
Annoncer les présentations
54
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Dégager les allées des stands
2 personnes
61
Accompagner la presse et les photographes
62
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
63
Démonter les stands des exposants
4 personnes
64
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

65
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Stocker les restes
2 personnes
77
Exporter les données des visiteurs
78
Envoyer un e-mail de remerciement
79
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 3
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 6
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 14
Câbles HDMIqté 6
Clés USBqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 350
Pinces à badgeqté 350
Formulaires d'inscriptionqté 350
Stylosqté 40
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 350

Papeterie

Brochures du programmeqté 350
Cartes avec numéro de standqté 30
Papier A4qté 2
Post-itqté 12
Marqueursqté 12
Panneaux en cartonqté 30

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 18
Affichesqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Autocollants de scellementqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Travaille avec un rétroplanning d’au moins 12 semaines : réserve le lieu, la sécurité et le catering avant de lancer largement les invitations. Les besoins alimentaires doivent être recueillis pendant l’inscription, pas quelques jours avant le salon.
Dessine le plan des stands avant de confirmer les exposants. Prévois pour chaque emplacement un comptoir, des panneaux, des prises électriques et une circulation dégagée ; valide ensuite la disposition avec chaque exposant.
Fixe une date limite d’inscription et ferme les données de badges au moins 7 jours avant l’ouverture. Imprime les badges nominatifs après cette échéance et prépare une liste séparée pour les visiteurs, les exposants et la presse.
Rassemble les présentations et vérifie les démonstrations au moins 3 jours avant le salon. Teste les ordinateurs portables, écrans, projecteur, câbles HDMI, microphones sans fil et haut-parleurs dans la configuration réelle.
Prépare l’accueil et les zones sensibles la veille : signalétique, poteaux et ruban de balisage, liste d’accès, consignes de sécurité, multiprises et rallonges. Garde aussi des piles AA et AAA, des clés USB et quelques câbles de rechange au poste technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la défense ?: Prévois au moins 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et des démonstrations. Ce délai permet de réserver le lieu, la sécurité et le catering, puis de traiter les inscriptions et les badges sans précipitation.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de la défense ?: Envoie les premières invitations environ 10 semaines avant l’événement, une fois la date, le lieu et le format des stands définis. Demande une confirmation au plus tard 6 semaines avant afin de finaliser le plan du salon.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’ouverture si les badges sont nominatifs. Garde ensuite une procédure d’accueil sur place pour les changements de dernière minute, sans retarder le contrôle des accès.
Quand tester la technique avant un salon ?: Effectue un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet dans la salle la veille. Vérifie notamment le projecteur, les écrans, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.

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