Checklist voor een Defensiebeurs organiseren

Een Defensiebeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je moet exposanten, toegang, presentaties, demonstraties, techniek en veiligheid op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna de plattegrond en exposantenlijst uit en plan pas vervolgens uitnodigingen, catering en badgegegevens. In de laatste week draait alles om bevestigen en testen: van bewegwijzering en toegangslijsten tot microfoons, schermen en presentaties. Met deze checklist houd je de 79 taken en 71 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Beurswebsite bijwerken
Beursprogramma publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
Exposanteninformatie versturen
Standindeling bevestigen
2 personen
Badgegegevens verzamelen
Naambadges ontwerpen
Naambadges afdrukken
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Presentaties verzamelen
Demonstraties controleren
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Toegangslijst voorbereiden
Perslijst voorbereiden
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Standmaterialen lossen
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stands inrichten
6 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Demomateriaal veilig opstellen
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Teambriefing houden
8 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Toegang controleren
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standpaden vrijhouden
2 personen
Pers en fotografen begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Restvoorraad opslaan
2 personen
Bezoekersgegevens exporteren
Bedankmail versturen
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 3
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 14
HDMI-kabelsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Registratie

Naambadgehoudersaantal 350
Badgeclipsaantal 350
Inschrijfformulierenaantal 350
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 350

Papierwaren

Programmafoldersaantal 350
Standnummerkaartenaantal 30
A4-papieraantal 2
Plakbriefjesaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Kartonbordenaantal 30

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Postersaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Verzegelstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling minimaal 2 weken voor de beurs definitief vast. Zo kunnen exposanten hun balies, standwanden, folderrekken en demonstraties op tijd afstemmen.
Verzamel badgegegevens en dieetwensen in één aanmeldproces. Sluit de gegevensverzameling uiterlijk 7 dagen voor de beurs af, zodat naambadges en catering niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Plan een volledige techniekcontrole vóór de opbouwdag. Test laptops, beeldschermen, projector, projectiescherm, speakers, draadloze microfoons en alle HDMI- en verlengkabels met de presentaties die echt gebruikt worden.
Maak naast de bezoekerslijst ook een aparte toegangslijst en perslijst. Controleer beide lijsten de dag vóór opening en wijs één persoon aan die wijzigingen bij de entree verwerkt.
Reserveer beveiliging en zet veiligheidsinstructies klaar vóór je demonstraties bevestigt. Gebruik afzetpalen en afzetlint waar nodig en controleer tijdens de laatste ronde ook noodroutes, kabels en stroomverdeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Defensiebeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, plattegrond en exposanten. Plan de laatste 7 dagen voor badges, toegangslijsten, catering, techniek en veiligheidscontroles.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een Defensiebeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 weken vóór de beurs. Bevestig de standindeling en verzend exposanteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf, zodat alle deelnemers hun voorbereiding kunnen afronden.
Wanneer moet ik naambadges voor een Defensiebeurs afdrukken?: Verzamel badgegegevens tot uiterlijk 7 dagen voor de beurs en druk de naambadges daarna af. Houd een kleine hoeveelheid blanco badges achter voor late wijzigingen op de dag zelf.
Hoe controleer ik de techniek voor een Defensiebeurs?: Doe een eerste controle tijdens de opbouw en een tweede controle minstens 2 uur vóór opening. Test elke presentatie, microfoon, speaker, projector, kabel en reservebatterij met de apparatuur op de beursvloer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.