Eine Defensivmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Defensivmesse greifen Ausstellerplanung, Zugangskontrolle, Sicherheitsvorgaben und Technik ineinander. Lege zuerst Termin und Ort fest, bevor du Standflächen oder Einladungen verschickst. Danach folgen Messeplan, Ausstellerliste, Anmeldungen und das Programm. Plane die letzten zwei Wochen für Badge-Daten, Beschilderung, Präsentationen und Techniktests ein – dort entstehen meist die kurzfristigen Lücken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messeplan erstellen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Messe-Website aktualisieren
8
Messeprogramm veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering reservieren
12
Sicherheit buchen
13
Ausstellerinformationen versenden
14
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
15
Badge-Daten sammeln
16
Namensschilder gestalten
17
Namensschilder drucken
2 Personen
18
Beschilderung drucken
19
Präsentationen sammeln
20
Vorführungen kontrollieren
2 Personen
21
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
22
Zugangsliste vorbereiten
23
Presseliste vorbereiten
24
Technik testen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien prüfen
2 Personen
27
Aussteller empfangen
4 Personen
28
Standmaterialien entladen
4 Personen
29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
30
Standwände aufstellen
4 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Stände einrichten
6 Personen
33
Informationsstand einrichten
2 Personen
34
Cateringbereich einrichten
3 Personen
35
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Demomaterial sicher aufstellen
3 Personen
38
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
39
Getränke kühlen
2 Personen
40
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Technik erneut testen
2 Personen
43
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
44
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

45
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
46
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
47
Besucher empfangen
3 Personen
48
Namensschilder ausgeben
2 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Infostand besetzen
2 Personen
51
Zugang kontrollieren
2 Personen
52
Vorführungen betreuen
3 Personen
53
Präsentationen ankündigen
54
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Standwege freihalten
2 Personen
61
Presse und Fotografen betreuen
62
Letzte Besucher informieren
2 Personen
63
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
64
Besucherausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

65
Standmaterial sammeln
4 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall trennen
3 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Restbestände lagern
2 Personen
77
Besucherdaten exportieren
78
Dankesmail versenden
79
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 3
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
SteckdosenleistenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 14
HDMI-KabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 350
Badge-ClipsAnz. 350
AnmeldeformulareAnz. 350
StifteAnz. 40
KlemmbrettmappenAnz. 6
ArmbänderAnz. 350

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 350
StandnummernkartenAnz. 30
A4-PapierAnz. 2
KlebezettelAnz. 12
MarkerAnz. 12
KartonplattenAnz. 30

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
PosterAnz. 30
WegweiserAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichtkabelAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnschilderAnz. 8
VersiegelungsaufkleberAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
MikrofasertücherAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Standaufteilung und Ausstellerinformationen spätestens 14 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, fehlende Badge-Daten, Präsentationen oder technische Anforderungen nachzufassen.
Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Übergib die finale Teilnehmerzahl mindestens 7 Tage vor dem Termin an das Catering.
Plane Zugangsliste, Presseliste und Namensschilder getrennt. Drucke die Schilder erst nach dem Anmeldeschluss, damit Änderungen nicht am Eingang zu manuellen Korrekturen führen.
Teste Präsentationslaptops, Bildschirme, Projektor, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Ersatzbatterien.
Reserviere Sicherheitsdienst und Absperrmaterial nicht erst für den Veranstaltungstag. Kläre mindestens 2 Wochen vorher, welche Bereiche mit Absperrpfosten oder Absperrband kontrolliert werden müssen.

Häufige Fragen

Wie lange braucht man, um eine Defensivmesse zu organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen für eine kleine bis mittlere Defensivmesse ein. Die ersten Wochen brauchst du für Ort, Messeplan, Aussteller und Einladungen; die letzten 14 Tage für Sicherheit, Technik und Teilnehmerdaten.
Wann sollte man Aussteller zu einer Defensivmesse einladen?: Versende die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vorher, damit Standaufteilung, Badge-Daten und Beschilderung rechtzeitig fertig werden.
Wann muss man Catering für eine Messe bestellen?: Reserviere das Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vorher bestätigen.
Was muss man bei der Technik einer Defensivmesse prüfen?: Teste die komplette Technik am Vortag: Laptops, Bildschirme, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone. Lege außerdem HDMI-Kabel, USB-Sticks sowie AA- und AAA-Batterien als Reserve bereit.

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