Een concertmarathon organiseren: zo pak je het aan

Een concertmarathon vraagt meer voorbereiding dan één optreden, omdat artiesten, technici en techniek elkaar op dezelfde dag opvolgen. Begin met datum, locatie en het volledige artiestenprogramma; leg daarna technische wensen, reserveringen en vrijwilligers vast. Werk toe naar één draaiboek met tijden, contactgegevens, wisselmomenten en verantwoordelijkheden. Controleer vóór de opbouw niet alleen instrumenten en kabels, maar ook catering, garderobe, werkruimtes en de artiestenontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
3
Artiesten en technici bevestigen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Programma publiceren
12
Artiesteninformatie versturen
13
Techniekplan afdrukken
14
Draaiboek afdrukken
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
18
Koelproducten inkopen
2 personen
19
Apparatuur verzamelen
2 personen
20
Kabels en adapters controleren
2 personen
21
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Werkruimtes afzetten
2 personen
25
Podiumdelen opbouwen
4 personen
26
Backline plaatsen
3 personen
27
Licht en kabels leggen
3 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Bar en buffet inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Entree en garderobe inrichten
2 personen
39
Artiestenkamer inrichten
2 personen
40
Techniek volledig testen
4 personen
41
Linecheck per band uitvoeren
4 personen
42
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

43
Deuren openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Programma toelichten
47
Eerste optreden begeleiden
4 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Optredens wisselen
4 personen
52
Podium en zaal monitoren
2 personen
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Artiesten verzorgen
2 personen
57
Laatste optreden begeleiden
4 personen
58
Afsluiting aankondigen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

61
Bar sluiten
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Resterende hapjes verpakken
2 personen
64
Koelproducten opbergen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
70
Licht en kabels opruimen
3 personen
71
Backline terugzetten
3 personen
72
Podiumdelen afbreken
4 personen
73
Meubilair terugplaatsen
3 personen
74
Apparatuur controleren
2 personen
75
Geleende spullen sorteren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 12
Podiummat

Apparatuur

Mengtafel
Actieve speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Gitaarversterkersaantal 2
Basversterker
Drumstel
Muziekkabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Verlengkabelsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Pijlenbordenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Papieren handdoekrollenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan geluidschecks en podiumwissels per optreden in het programma. Verzamel technische wensen vooraf, zodat je tijdig weet hoeveel microfoons, DI-boxen, versterkers en monitoren nodig zijn.
Leg artiesten en technici schriftelijk vast en stuur de artiesteninformatie uiterlijk enkele dagen voor het concert. Vermeld daarin aankomsttijd, laad- en losplek, soundcheck, catering en een bereikbaar contactpersoon.
Maak vrijwilligers niet alleen verantwoordelijk voor publieksontvangst. Deel ook mensen in voor artiestenbegeleiding, garderobe, catering, podiumwissels en het controleren van werkruimtes; plan per taak een concrete overdracht.
Controleer techniek en stroom vóór de opbouw: test mengtafel, actieve speakers, podiummonitoren, microfoons, kabels, adapters, stroomhaspels en stekkerdozen. Leg kabels vast met gaffer tape en houd reservekabels apart.
Bereid eten en drinken in twee momenten voor. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koop koelproducten zo laat mogelijk in; reken bij een lange concertdag per aanwezige op meerdere drinkmomenten en plan een aparte artiestencatering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concertmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het artiestenprogramma. Reserveer techniek en locatie eerder als meerdere optredens op één dag plaatsvinden.
Hoe maak je een tijdschema voor een concertmarathon?: Plan per optreden de opbouw, soundcheck, speeltijd, afbouw en podiumwissel. Houd per wissel minimaal 15 tot 30 minuten vrij en voeg een buffer van minstens 30 minuten aan de totale dag toe.
Welke techniek heb je nodig voor een concertmarathon?: Dat hangt af van de technische wensen van de artiesten, maar controleer in elk geval mengtafel, speakers, monitoren, microfoons, statieven, DI-boxen, versterkers, kabels en stroomverdeling. Verzamel alle wensen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de concertdag.
Wanneer bereid je de artiestenontvangst en catering voor?: Zet artiestenruimtes, garderobe en catering vóór de locatieopening klaar. Koop houdbare producten eerder in en haal koelproducten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal één dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.