Cómo organizar un maratón de conciertos sin perder el control
Un maratón de conciertos se organiza de atrás hacia delante: primero cierras fecha, ubicación y programa; después confirmas las necesidades de artistas y técnicos; por último coordinas personas, compras y montaje. El mayor riesgo no suele ser el escenario, sino la información incompleta: horarios sin responsables, cables o adaptadores que faltan y artistas que llegan sin saber dónde deben ir. Este plan te ayuda a convertir 77 tareas y 54 materiales en una secuencia de trabajo manejable.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar el programa de artistas
2 personas
- 3
Confirmar artistas y técnicos
- 4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 5
Hacer reservas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reclutar voluntarios
2 personas
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Publicar el programa
- 12
Enviar la información de los artistas
- 13
Imprimir el plan técnico
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 18
Comprar productos refrigerados
2 personas
- 19
Recoger el equipo
2 personas
- 20
Comprobar cables y adaptadores
2 personas
- 21
Preparar la recepción de artistas
2 personas
- 22
Preparar el catering
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Delimitar las zonas de trabajo
2 personas
- 25
Montar las partes del escenario
4 personas
- 26
Colocar el backline
3 personas
- 27
Colocar la iluminación y los cables
3 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Montar mesas
3 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Montar el bar y el buffet
3 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 36
Colgar la decoración
2 personas
- 37
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 38
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 39
Preparar la sala de artistas
2 personas
- 40
Probar toda la técnica
4 personas
- 41
Realizar line check por banda
4 personas
- 42
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Evento
- 43
Abrir las puertas
3 personas
- 44
Recibir a los visitantes
3 personas
- 45
Atender el guardarropa
2 personas
- 46
Presentar el programa
- 47
Acompañar la primera actuación
4 personas
- 48
Servir las bebidas
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Alternar actuaciones
4 personas
- 52
Supervisar el escenario y la sala
2 personas
- 53
Responder preguntas del público
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Atender a los artistas
2 personas
- 57
Coordinar la última actuación
4 personas
- 58
Anunciar el cierre
- 59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 60
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 61
Cerrar el bar
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Empaquetar los aperitivos restantes
2 personas
- 64
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 65
Recoger la basura
3 personas
- 66
Limpiar la sala
4 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Retirar la decoración
2 personas
- 69
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
- 70
Recoger luces y cables
3 personas
- 71
Volver a colocar el equipo de escenario
3 personas
- 72
Desmontar las partes del escenario
4 personas
- 73
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 74
Comprobar el equipo
2 personas
- 75
Clasificar los artículos prestados
2 personas
- 76
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 77
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 160
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 180
- Piezas de escenariocant. 12
- Colchoneta de escenario
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces activoscant. 4
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Amplificadores de guitarracant. 2
- Amplificador de bajos
- Batería
- Cables de músicacant. 20
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Cinta gaffercant. 6
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Linternascant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 10
- Cables alargadorescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Acumuladores de fríocant. 30
Decoración
- Pósteres del programacant. 12
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Paneles de flechascant. 8
Limpieza
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
- Rollos de papel de cocinacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar nada y confirma por escrito a cada artista y técnico. Para cada actuación, reúne con antelación las necesidades de canales, monitores, micrófonos, cajas DI, amplificadores y batería.
- Prepara un plan técnico y un plan de trabajo impresos, no solo archivos digitales. Entrega la información de cada artista a las personas de sonido y calcula al menos una copia para coordinación, escenario y recepción.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y horario de entrada. Como mínimo, cubre recepción de artistas, apoyo de escenario, atención al público y reposición del catering; una misma persona no debería cubrir dos puestos críticos a la vez.
- Haz una comprobación física del equipo antes de recogerlo o transportarlo: cables de música, regletas, enrollacables, adaptadores, soportes y cinta gaffer. Una lista marcada no confirma que un cable funcione, así que prueba las conexiones esenciales antes del montaje.
- Separa las compras por momento de uso: provisiones no perecederas con antelación y productos refrigerados cerca del evento. Cuenta vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas, y deja preparado el catering antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de conciertos?
- Empieza a cerrar fecha, ubicación y programa al menos 8 semanas antes. Reserva el equipo y confirma artistas y técnicos después de fijar el programa; deja la última semana para imprimir planes, revisar compras y comprobar cables.
- ¿Qué información técnica hay que pedir a cada artista?
- Pide una ficha por artista con canales, micrófonos, monitores, cajas DI, amplificadores, batería y conexiones necesarias. Recógela antes de publicar el programa y envíala al equipo técnico con varios días de margen para detectar incompatibilidades.
- ¿Cuándo se debe publicar el programa del maratón?
- Publícalo cuando la fecha, la ubicación y todos los horarios de actuación estén confirmados. Hazlo como mínimo una semana antes para que artistas, voluntarios y público puedan organizarse, y comunica cualquier cambio por el mismo canal.
- ¿Cuánto tiempo necesita el montaje del escenario?
- Reserva varias horas antes de la apertura para delimitar las zonas de trabajo, montar las piezas de escenario, colocar sonido e iluminación y probar las conexiones. No uses ese margen para recibir artistas o preparar el catering: asigna responsables distintos.
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