Einen Konzertmarathon Schritt für Schritt organisieren
Ein Konzertmarathon braucht vor allem eine belastbare Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Künstlerprogramm sichern, danach Technik, Helfer und Verpflegung koordinieren. Plane mehrere Auftritte nicht wie ein einzelnes Konzert, sondern mit festen Wechselzeiten und klaren Zuständigkeiten. Technische Anforderungen müssen früh gesammelt werden, damit Mischpult, Mikrofone, Verstärker, Monitore und Kabel am Veranstaltungstag zusammenpassen. Diese Anleitung zeigt, woran die Vorbereitung häufig scheitert und was du wann festlegen solltest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
- 3
Künstler und Techniker bestätigen
- 4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
- 11
Programm veröffentlichen
- 12
Künstlerinformationen versenden
- 13
Technikplan ausdrucken
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 18
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
- 19
Ausrüstung sammeln
2 Personen
- 20
Kabel und Adapter prüfen
2 Personen
- 21
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
- 22
Catering vorbereiten
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Arbeitsbereiche absperren
2 Personen
- 25
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
- 26
Backline aufbauen
3 Personen
- 27
Licht und Kabel verlegen
3 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 38
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 39
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 40
Technik vollständig testen
4 Personen
- 41
Linecheck pro Band durchführen
4 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Türen öffnen
3 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Garderobe besetzen
2 Personen
- 46
Programm vorstellen
- 47
Ersten Auftritt begleiten
4 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Auftritte wechseln
4 Personen
- 52
Bühnen- und Saalmonitore
2 Personen
- 53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Künstler betreuen
2 Personen
- 57
Letzten Auftritt begleiten
4 Personen
- 58
Abschluss ankündigen
- 59
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 60
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Bar schließen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Übrig gebliebene Häppchen verpacken
2 Personen
- 64
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
- 70
Licht und Kabel aufräumen
3 Personen
- 71
Backline zurückstellen
3 Personen
- 72
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
- 73
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 74
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 75
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 160
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnenteppich
Ausstattung
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- GitarrenverstärkerAnz. 2
- Bassverstärker
- Schlagzeug
- MusikkabelAnz. 20
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Gaffer TapeAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- Programmatische PosterAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- PfeiltafelnAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
- AbfallcontainerAnz. 4
- PapierhandtuchrollenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und halte anschließend das Künstlerprogramm schriftlich fest. Kläre für jeden Act spätestens vier Wochen vorher Ankunft, Auftrittsdauer, Umbauzeit und technische Anforderungen.
- Sammle die Technikangaben aller Künstler in einer gemeinsamen Übersicht. Prüfe mindestens eine Woche vorher Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Kabel, Adapter und Stromanschlüsse – fehlende Adapter werden besonders häufig erst beim Aufbau bemerkt.
- Plane für jeden Programmwechsel mindestens 15 bis 20 Minuten und drucke Technikplan und Drehbuch zweimal aus. Eine Ausgabe gehört zur Bühne, eine zur Veranstaltungsleitung; digitale Dateien allein sind bei hektischen Umbauten unpraktisch.
- Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Zeitfenstern ein. Für einen Konzertmarathon brauchst du mindestens eine verantwortliche Person für Bühne und Technik, eine für Künstlerbetreuung und eine für Einlass beziehungsweise Garderobe pro Schicht.
- Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kaufe haltbare Vorräte zuerst, Kühlprodukte erst kurz vor dem Termin. Rechne bei einem langen Veranstaltungstag pro Person mit mindestens einer Mahlzeit und ausreichend Getränken; Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Serviergeschirr werden sonst schnell knapp.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Konzertmarathon organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlerprogramm. Technikbedarf, Helfer, Einladungen und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Konzertmarathon?
- Plane für Bühne, Licht und Ton mindestens 4 bis 6 Stunden ein, bei mehreren Bands eher einen ganzen Vormittag. Öffne den Veranstaltungsort mindestens 5 Stunden vor dem ersten Auftritt, damit ein Soundcheck und ein kompletter Sicherheitsrundgang möglich sind.
- Wie plant man die Umbaupausen zwischen mehreren Konzerten?
- Setze pro Wechsel mindestens 15 bis 20 Minuten an; bei Schlagzeug oder mehreren Verstärkern eher 25 bis 30 Minuten. Veröffentliche das Programm erst, wenn Soundcheck, Umbau und mögliche Verspätungen eingerechnet sind.
- Wie viele Helfer braucht ein Konzertmarathon?
- Für einen kleinen Konzertmarathon solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einplanen, zusätzlich zur technischen Leitung. Besetze Bühne, Künstlerempfang, Einlass, Garderobe und Catering während der Spitzenzeiten nicht mit derselben Person.
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