Organiser un marathon de concerts, étape par étape

Un marathon de concerts demande surtout une organisation précise entre les artistes, les techniciens, le lieu et le public. Commence par verrouiller la date, le lieu et le programme, puis recueille les besoins techniques de chaque formation avant de faire les réservations. La dernière semaine, concentre-toi sur les bénévoles, les stocks, l’accueil des artistes et les documents utiles. Le jour J, un déroulé imprimé et des espaces clairement séparés évitent les retards et les branchements improvisés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le programme des artistes
2 personnes
3
Confirmer les artistes et les techniciens
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
11
Publier le programme
12
Envoyer les informations sur les artistes
13
Imprimer le plan technique
14
Imprimer le déroulé
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
18
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
19
Rassembler l’équipement
2 personnes
20
Vérifier les câbles et adaptateurs
2 personnes
21
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Délimiter les espaces de travail
2 personnes
25
Monter les éléments de scène
4 personnes
26
Installer la backline
3 personnes
27
Poser l’éclairage et les câbles
3 personnes
28
Installer le système de sonorisation
4 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer le bar et le buffet
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
39
Aménager la loge des artistes
2 personnes
40
Tester entièrement la technique
4 personnes
41
Effectuer le linecheck pour chaque groupe
4 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir le vestiaire
2 personnes
46
Présenter le programme
47
Encadrer la première prestation
4 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Alterner les spectacles
4 personnes
52
Surveiller la scène et la salle
2 personnes
53
Répondre aux questions du public
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
S’occuper des artistes
2 personnes
57
Encadrer la dernière représentation
4 personnes
58
Annoncer la clôture
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
60
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

61
Fermer le bar
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Emballer les restes de snacks
2 personnes
64
Ranger les produits frais
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
70
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
71
Remettre la backline en place
3 personnes
72
Démonter les éléments de scène
4 personnes
73
Remettre le mobilier en place
3 personnes
74
Vérifier l'équipement
2 personnes
75
Trier les objets empruntés
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Tapis de podium

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Amplis de guitareqté 2
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Câbles audioqté 20
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Rallongesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Essuie-tout en papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Prévois un créneau technique distinct pour chaque formation : demande à l’avance les besoins en microphones, retours, boîtiers DI, amplis et batterie afin de limiter les changements entre les concerts.
Centralise les informations des artistes dans un seul document : horaires d’arrivée, durée du passage, contacts, besoins alimentaires et matériel apporté. Envoie-le au plus tard 7 jours avant l’événement.
Ne réserve pas les bénévoles uniquement pour l’accueil. Répartis-les aussi sur le montage, les changements de plateau, le service, l’orientation du public et la fermeture, avec des horaires précis de 2 à 4 heures.
Achète les produits frais 1 à 2 jours avant le marathon et installe les stocks non périssables plus tôt. Les verres réutilisables, tasses, assiettes et couverts doivent être comptés avant l’ouverture.
Imprime au moins 2 exemplaires du déroulé et du plan technique. Délimite les espaces de travail avant le montage de la scène pour éviter que les câbles, flight-cases et affaires des artistes ne bloquent la circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de concerts ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, programmer les artistes, réserver la technique et recruter les bénévoles. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et l’impression des documents.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques des artistes ?: Demande les fiches techniques dès que la programmation est fixée, idéalement 6 semaines avant l’événement. Relance les artistes et les techniciens 10 à 14 jours avant afin de vérifier les microphones, retours, amplis, câbles et adaptateurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon de concerts ?: Pour un petit événement, compte généralement 1 bénévole pour 20 à 30 personnes présentes, avec au moins 2 personnes dédiées au plateau. Ajoute une équipe séparée pour l’accueil, le service et la fermeture, plutôt que de faire tout reposer sur les mêmes personnes.
Quand acheter les produits frais pour les artistes et les bénévoles ?: Achète les produits frais à conserver au froid 1 à 2 jours avant le marathon. Vérifie le jour même les quantités, les moyens de conservation et les besoins alimentaires recueillis auprès des artistes et de l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.