Zo organiseer je een concertavond zonder last-minute chaos

Begin een concertavond niet met de uitnodiging, maar met de combinatie van locatie, artiest en techniek. De technische rider bepaalt bijvoorbeeld hoeveel speakers, microfoons, kabels en stroompunten nodig zijn. Daarna leg je bezoekersaantallen vast, regel je catering en controleer je vergunningen, beveiliging en publieksstromen. Werk ten slotte met een draaiboek per uur: van het openen van de locatie en de veiligheidscontrole tot soundcheck, entree, optredens en afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiest reserveren
3
Technische rider opvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Vergunningen controleren
10
Beveiliging reserveren
11
Techniek reserveren
12
Programma opstellen
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Contactlijst afdrukken
15
Plattegrond maken
16
Bewegwijzering maken
2 personen
17
Naam- en polsbandjes klaarleggen
2 personen
18
Leveringen bevestigen
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
25
Entree inrichten
3 personen
26
Garderobe inrichten
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Buffet inrichten
3 personen
30
Bar inrichten
3 personen
31
Podium controleren
2 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
35
Instrumenten klaarzetten
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Lichttest uitvoeren
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
41
Catering portioneren
3 personen
42
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
43
Briefing entreepersoneel
2 personen
44
Briefing barpersoneel
2 personen

Event

45
Deuren openen
3 personen
46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Aanmeldingen afvinken
2 personen
48
Polsbandjes uitdelen
2 personen
49
Aperitief serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Garderobe bedienen
2 personen
55
Podiumintroductie verzorgen
56
Concert begeleiden
2 personen
57
Publieksruimte controleren
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Laatste ronde serveren
2 personen
61
Gasten uitgeleiden
3 personen
62
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

63
Bar sluiten
2 personen
64
Catering afruimen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval sorteren
2 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
70
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
71
Podium leegmaken
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Apparatuur controleren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Longdrinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Podiumdelenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 5

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Entreebord
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Koelkommenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische rider direct naast het zaalplan. Controleer uiterlijk twee weken voor de concertavond of mengpaneel, DI-boxen, microfoonstatieven, XLR-kabels, podiumdelen en stroomvoorziening echt beschikbaar zijn; kabelgoten en kabelbinders worden daarbij vaak vergeten.
Plan de entree vóór je uitnodigingen verstuurt. Bepaal hoeveel mensen tegelijk binnenkomen, richt afzetpalen en bewegwijzering in en leg naam- of polsbandjes klaar; zo voorkom je een opstopping in het eerste halfuur.
Bevestig catering en dieetwensen niet pas op de dag zelf. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld zeven dagen vooraf, tel daarna het aantal gasten en reserveer naast eten ook voldoende glazen, borden, bestek en serveerbladen.
Maak een plattegrond met aparte zones voor podium, publiek, garderobe, catering en techniek. Zet stoelen en statafels zo neer dat vluchtroutes vrij blijven en controleer vóór opening of verlengkabels niet over looproutes liggen.
Plan een technische en veiligheidscontrole voordat bezoekers arriveren. Neem minimaal 60 minuten op voor het testen van speakers, subwoofers, draadloze microfoons en verlichting, en houd een geprinte contactlijst en een tweede exemplaar van het draaiboek bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concertavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie en artiest. Reserveer techniek, catering en beveiliging zodra de datum en het verwachte bezoekersaantal vaststaan; controleer vergunningen uiterlijk 6 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concertavond?: Reken minimaal 4 uur voor podium, speakers, mengpaneel, verlichting, catering en entree. Plan daarna nog 60 minuten voor soundcheck en veiligheidscontrole, zodat problemen niet tijdens de ontvangst ontstaan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een concertavond?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het concert. Bevestig daarna het definitieve aantal gasten en verzamel dieetwensen voordat je de catering definitief maakt.
Wat moet je regelen voor de techniek van een concertavond?: Vraag eerst de technische rider op; daarin staan de benodigde kanalen, microfoons, instrumentaansluitingen en stroom. Test alle apparatuur uiterlijk op de dag zelf met speakers, subwoofers, mengpaneel, DI-boxen, kabels en microfoons voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.