Organiser une soirée concert : la bonne méthode

Une soirée concert se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et l’artiste, puis les besoins techniques, les autorisations et l’accueil du public. Commence par obtenir la fiche technique de l’artiste avant de réserver le matériel ou de finaliser l’aménagement. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, les boissons, les badges et la sécurité. Le jour J, garde le déroulé, la liste des contacts et le plan du lieu à portée de main pour éviter les décisions improvisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un artiste
3
Demander la fiche technique
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
9
Vérifier les autorisations
10
Réserver la sécurité
11
Réserver la technique
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Imprimer la liste de contacts
15
Créer le plan
16
Créer la signalisation
2 personnes
17
Préparer les badges et les bracelets
2 personnes
18
Confirmer les livraisons
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
25
Aménager l’entrée
3 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le buffet
3 personnes
30
Aménager le bar
3 personnes
31
Vérifier le podium
2 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Monter l’installation lumière
2 personnes
35
Installer les instruments
2 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Marquer les repas diététiques
2 personnes
41
Portionner le catering
3 personnes
42
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
43
Briefing du personnel d'entrée
2 personnes
44
Briefing du personnel du bar
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les invités
4 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Distribuer les bracelets
2 personnes
49
Servir l'apéritif
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Assurer le vestiaire
2 personnes
55
Présenter l’ouverture sur scène
56
Encadrer le concert
2 personnes
57
Vérifier l’espace public
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Servir le dernier tour
2 personnes
61
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
62
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

63
Fermer le bar
2 personnes
64
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Trier les déchets
2 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
2 personnes
71
Vider la scène
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Vérifier l'équipement
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 100
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à long drinkqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Éléments de podiumqté 8
Pieds de microqté 5

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 12
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Panneau d’entrée
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Bacs à glaceqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et l’artiste avant de lancer les invitations. Demande la fiche technique dès la confirmation de l’artiste : elle précise notamment la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les câbles et les besoins de puissance.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Utilise les réponses pour confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering, les assiettes, les couverts et les verres.
Traite les autorisations, la sécurité et la technique comme trois dossiers séparés, à confirmer au plus tard 10 jours avant l’événement. Un accord oral ne suffit pas : conserve les coordonnées et les horaires de chaque prestataire dans la liste de contacts.
Prépare l’entrée avant l’ouverture : badges, bracelets, signalisation, poteaux de balisage et portants avec cintres doivent être installés au même endroit. Prévois une zone d’attente qui ne bloque ni le vestiaire ni l’accès à la salle.
Refroidis les boissons et vérifie les stocks la veille, puis confirme les livraisons le matin même. Imprime le déroulé et le plan avant l’arrivée des équipes afin que chacun sache quand ouvrir le lieu, effectuer le contrôle de sécurité et aménager l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée concert ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, l’artiste, la technique, la sécurité et le catering. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons et le déroulé.
Quand faut-il demander la fiche technique de l’artiste ?: Demande-la au moment de la réservation, idéalement 6 semaines avant la soirée. Vérifie ensuite la compatibilité du lieu et réserve la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les subwoofers et les éléments de podium nécessaires.
Combien de boissons prévoir pour une soirée concert ?: Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et le type de public. Refroidis une première quantité la veille et garde une réserve accessible pour le réassort pendant la soirée.
Quand confirmer le nombre de participants au catering ?: Fixe la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement et transmets ensuite le nombre confirmé au catering. Vérifie aussi les besoins alimentaires à cette date pour éviter les modifications tardives le jour du concert.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.