Konzertabend organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Konzertabend steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du Location und Künstler, danach klärst du den technischen Rider, Genehmigungen und Sicherheitsanforderungen. Erst wenn Programm und Gästezahlen belastbar sind, lohnen sich Catering, Beschilderung und der genaue Aufbau. Dieser Ablauf hilft dir, vergessene Details wie Kabelwege, Garderobe, Lieferzeiten und den Eingangsbereich rechtzeitig zu regeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler buchen
3
Technischen Rider anfordern
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen erfassen
6
Anmeldungen bestätigen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Catering reservieren
9
Genehmigungen prüfen
10
Sicherheit buchen
11
Technik reservieren
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Kontaktliste ausdrucken
15
Lageplan erstellen
16
Beschilderung erstellen
2 Personen
17
Namens- und Armbänder bereitlegen
2 Personen
18
Lieferungen bestätigen
19
Bestand prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
25
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
26
Garderobe einrichten
2 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Buffet aufbauen
3 Personen
30
Bar einrichten
3 Personen
31
Bühne kontrollieren
2 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
35
Instrumente bereitstellen
2 Personen
36
Soundcheck durchführen
3 Personen
37
Lichttest durchführen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
41
Catering portionieren
3 Personen
42
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
43
Briefing für das Eingangspersonal
2 Personen
44
Briefing für das Barpersonal
2 Personen

Event

45
Türen öffnen
3 Personen
46
Gäste empfangen
4 Personen
47
Anmeldungen abhaken
2 Personen
48
Armbänder verteilen
2 Personen
49
Aperitif servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
54
Garderobe betreuen
2 Personen
55
Bühnenansage übernehmen
56
Konzert begleiten
2 Personen
57
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Letzte Runde servieren
2 Personen
61
Gäste verabschieden
3 Personen
62
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Bar schließen
2 Personen
64
Catering abräumen
3 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Abfall trennen
2 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Tonanlage abbauen
3 Personen
70
Lichttechnik abbauen
2 Personen
71
Bühne freiräumen
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Location reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Ausrüstung prüfen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 100
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 120
LongdrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 100
BühnenelementeAnz. 8
NotenständerAnz. 5

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 14
Eingangsschild
WegweiserAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 12
KühlschüsselnAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fordere den technischen Rider direkt nach der Buchung des Künstlers an. Kläre daraus vor allem Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Bühnenanforderungen, bevor du Technik reservierst.
Lege den Einlass nicht erst am Veranstaltungstag fest. Erstelle spätestens eine Woche vorher Kontaktliste, Lageplan, Beschilderung sowie Namens- und Armbänder und plane eine Sicherheitskontrolle vor dem ersten Einlass ein.
Bestätige Catering und Lieferungen anhand der Anmeldungen, nicht anhand einer groben Schätzung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und stelle haltbares Catering getrennt von gekühlten Getränken bereit.
Plane für den Aufbau feste Zeitfenster: Die Location sollte mindestens 3 Stunden vor Beginn geöffnet werden, damit Bühne, LED-Spots, Kabelkanäle und Absperrungen geprüft werden können. Teste jedes Funkmikrofon und jedes Kabel einzeln.
Bereite den Saal so vor, dass Wege frei bleiben: Stehtische, Buffet und Garderobe dürfen keine Flucht- oder Kabelwege blockieren. Stelle Stühle, Weingläser, Longdrinkgläser und Kaffeetassen erst nach der Technikprüfung vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Konzertabend organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location und Künstler. Technik, Genehmigungen und Sicherheit sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollte man den technischen Rider anfordern?: Fordere den Rider unmittelbar nach der Künstlerbuchung an, idealerweise 8 Wochen vor dem Konzert. Reserviere die Technik erst, wenn Eingänge, Bühnenfläche und benötigte Anschlüsse geprüft sind.
Wie viele Stunden vorher muss die Location geöffnet werden?: Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau und Kontrollen ein. Bei Bühnen- oder Lichttechnik mit mehreren Lieferungen sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert und bestätige das Catering danach. Lieferungen sollten 1 bis 2 Tage vorher nochmals mit Zeitfenster und Ansprechpartner geprüft werden.

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