Cómo organizar una noche de concierto sin improvisar
Una noche de concierto se organiza en este orden: primero aseguras el lugar y el artista, después cierras los requisitos técnicos, permisos, seguridad y catering. Cuando ya conoces el aforo y las inscripciones, puedes preparar el programa, el plano y la señalización. Los últimos días se centran en confirmar entregas, revisar el inventario y enfriar las bebidas. El día del concierto, abre el recinto con tiempo para completar el control de seguridad, montar la entrada y probar sonido e iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Reservar artista
- 3
Solicitar el rider técnico
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Registrar inscripciones
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Reservar el catering
- 9
Comprobar permisos
- 10
Reservar seguridad
- 11
Reservar técnica
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Imprimir la lista de contactos
- 15
Hacer el plano
- 16
Crear la señalización
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre y pulseras
2 personas
- 18
Confirmar entregas
- 19
Comprobar el inventario
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 25
Montar la entrada
3 personas
- 26
Montar el guardarropa
2 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Montar el buffet
3 personas
- 30
Montar la barra
3 personas
- 31
Comprobar el escenario
2 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Conectar los micrófonos
2 personas
- 34
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 35
Preparar los instrumentos
2 personas
- 36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 37
Realizar la prueba de luces
2 personas
- 38
Colgar la decoración
3 personas
- 39
Colgar señalización
2 personas
- 40
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 41
Porcionar el catering
3 personas
- 42
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
- 43
Reunión informativa para el personal de entrada
2 personas
- 44
Briefing del personal del bar
2 personas
Evento
- 45
Abrir las puertas
3 personas
- 46
Recibir a los invitados
4 personas
- 47
Marcar las inscripciones
2 personas
- 48
Repartir pulseras
2 personas
- 49
Servir el aperitivo
3 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer el bufé
3 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 55
Encargarse de la presentación en el escenario
- 56
Acompañar el concierto
2 personas
- 57
Inspeccionar el área de público
2 personas
- 58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 59
Comprobar los baños
2 personas
- 60
Servir la última ronda
2 personas
- 61
Despedir a los invitados
3 personas
- 62
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 63
Cerrar el bar
2 personas
- 64
Retirar el catering
3 personas
- 65
Recoger la vajilla
3 personas
- 66
Clasificar residuos
2 personas
- 67
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 68
Retirar la decoración
2 personas
- 69
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 70
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 71
Despejar el escenario
2 personas
- 72
Lavar la vajilla
3 personas
- 73
Limpiar el lugar
3 personas
- 74
Limpiar los baños
2 personas
- 75
Inventariar materiales
2 personas
- 76
Comprobar el equipo
2 personas
- 77
Devolver el material prestado
2 personas
- 78
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 79
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos altoscant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 4
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Piezas de escenariocant. 8
- Atrilescant. 5
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 12
- Linternascant. 4
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 14
- Cartel de entrada
- Carteles direccionalescant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Cuencos fríoscant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
- Papeleracant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide el rider técnico al artista antes de reservar la técnica. Comprueba que incluye altavoces activos, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables y regletas; cualquier carencia puede obligarte a hacer compras de última hora.
- Cierra el aforo antes de encargar el catering. Registra y confirma las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y calcula las raciones con esos datos, no solo con una estimación inicial de asistentes.
- No dejes los permisos ni la seguridad para la semana del concierto. Verifica los requisitos del lugar con antelación y confirma quién controla la entrada, las pulseras, los postes separadores y las zonas de paso.
- Prepara el plano y la señalización antes de imprimir el plan de trabajo. Marca entrada, buffet, percheros, aseos, escenario y recorridos de cables; después añade esos puntos a la lista de contactos y al horario del equipo.
- Reserva varias horas de montaje antes de abrir las puertas. Coloca el escenario, focos LED, guirnaldas, atriles y canaletas, prueba cada micrófono y cable XLR, y confirma las entregas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, el artista, la técnica, la seguridad y el catering. Deja la última semana para confirmar inscripciones, entregas, permisos, inventario y preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que pedirle al artista antes de contratar la técnica?
- Pídele el rider técnico en cuanto esté confirmada la reserva. Revísalo con la empresa de técnica y comprueba, como mínimo, el equipo de sonido, micrófonos, soportes, cajas DI, cables de instrumentos y alimentación eléctrica.
- ¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?
- El catering no perecedero puede prepararse el día anterior. Enfría las bebidas con suficiente margen para que estén listas al abrir; los productos perecederos deben coordinarse con la hora de entrega y mantenerse refrigerados.
- ¿Cuánto tiempo antes se abre el recinto para montar el concierto?
- Reserva varias horas antes de la entrada del público para descargar, montar, hacer el control de seguridad y probar sonido e iluminación. La hora exacta depende del escenario y del rider, pero no conviene concentrar todo en la última hora.
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