Een concert organiseren: begin bij locatie en techniek

Een concert organiseren lukt beter als je eerst de randvoorwaarden vastlegt en pas daarna de uitvoering plant. Begin met de locatie, capaciteit, vergunningen en artiesten. Werk vervolgens het programma, de publieksregistratie en de technische eisen uit. Op de dag zelf moeten podiumzone, geluid, licht, kabels, ontvangst en catering in een vaste volgorde klaarstaan. Vooral techniek, stroomvoorziening en artiesteninformatie worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma publiceren
9
Artiesteninformatie delen
10
Techniek testen
3 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Catering voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte schoonmaken
3 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Podiumzone vrijmaken
3 personen
19
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
20
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
21
Kabels veilig afwerken
2 personen
22
Decoratie ophangen
3 personen
23
Cateringtafel inrichten
2 personen
24
Toegang en garderobe inrichten
2 personen

Event

25
Artiesten ontvangen
2 personen
26
Soundcheck uitvoeren
4 personen
27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Programma aankondigen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Optredens begeleiden
2 personen
33
Publiek en zaal controleren
2 personen
34
Pauzeplek bijhouden
35
Laatste optreden aankondigen
36
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

37
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
38
Meubilair afbouwen
3 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Aankomstbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Polsbandjesaantal 120

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische rider van iedere artiest naast je eigen inventaris. Controleer vóór de opbouw of je onder meer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en genoeg XLR-kabels hebt.
Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Test niet alleen het geluid, maar ook licht, microfoonstatieven, verlengkabels, stekkerdozen en de veilige afwerking van alle kabels.
Maak de publieksroute vóór de opbouw vrij: ingang, garderobe, zaal en toiletten. Zet aankomstborden, garderoberekken en afvalbakken uiterlijk 30 minuten vóór de opening op hun plaats.
Koel dranken op tijd en richt de cateringtafel pas in nadat de techniek is getest. Gebruik koelboxen, herbruikbare glazen, schaaltjes en opscheplepels zo dat de publieksstroom niet voor de geluidsapparatuur langs loopt.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met aankomsttijd, laad- en losplek, contactpersoon en programma. Reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor ontvangst en een laatste programmawijziging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf voor een kleinschalig concert. Die termijn geeft ruimte om de locatie en artiesten vast te leggen, vergunningen te controleren, uitnodigingen te versturen en techniek te regelen.
Wanneer moet de techniek voor een concert getest worden?: Doe de volledige technische test en soundcheck minstens 2 uur vóór de deuren opengaan. Plan daarna nog 30 minuten buffer voor kabelproblemen, een ontbrekende microfoon of wijzigingen in het programma.
Hoeveel drank heb je nodig voor een concert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel de eerste voorraad vooraf en houd extra koelcapaciteit achter de hand als het concert langer dan 2 uur duurt.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een concert?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vóór het concert. Gebruik die laatste week om aantallen, dieetwensen, catering en de zaalindeling definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.