Organiser un concert sans perdre le fil

Un concert se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et les artistes, vérifier les autorisations, puis organiser l’accueil, la technique et le service. Commence par verrouiller les éléments qui conditionnent tout le reste, notamment les horaires d’accès et les besoins techniques des artistes. Garde ensuite une marge pour les inscriptions, les courses et le montage. Le jour J, prévois un responsable pour l’accueil et un autre pour la technique afin d’éviter les décisions improvisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier le programme
9
Partager les informations sur les artistes
10
Tester la technique
3 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Rassembler le matériel
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer le service traiteur
3 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Nettoyer l’espace
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Dégager la zone du podium
3 personnes
19
Installer le matériel sonore
4 personnes
20
Monter l’éclairage
3 personnes
21
Sécuriser les câbles
2 personnes
22
Installer la décoration
3 personnes
23
Installer la table traiteur
2 personnes
24
Aménager l’accueil et le vestiaire
2 personnes

Événement

25
Accueillir les artistes
2 personnes
26
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Annoncer le programme
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Servir les boissons
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Accompagner les spectacles
2 personnes
33
Contrôler le public et la salle
2 personnes
34
Gérer l’espace de pause
35
Annoncer le dernier numéro
36
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

37
Démonter le matériel audio
4 personnes
38
Démonter le mobilier
3 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Rapporter le matériel
2 personnes
43
Retourner le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 80
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 4
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux d’accueilqté 4
Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Braceletsqté 120

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et les artistes avant d’envoyer les invitations. Demande au moins quatre semaines à l’avance les horaires d’arrivée, la durée du soundcheck et la liste des branchements nécessaires.
Vérifie les autorisations dès que le lieu est choisi. Confirme notamment les horaires de montage, le niveau sonore autorisé et l’heure limite de fin : ces contraintes modifient directement le programme.
Publie le programme après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le concert, avec l’heure d’ouverture des portes et les détails d’accès.
Teste toute la technique avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones, retours, câbles XLR, éclairage et alimentation électrique. Prévois au minimum 60 minutes de soundcheck, puis sécurise les câbles avec des goulottes.
Organise le montage en zones distinctes : podium dégagé, accueil et vestiaire, table traiteur et espace boissons. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et garde les verres réutilisables, les poubelles et le matériel de service à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver la salle et les artistes, vérifier les autorisations et préparer la communication. Un concert plus simple peut se monter en 3 à 4 semaines si le lieu et la technique sont déjà disponibles.
Quand faut-il réserver les artistes pour un concert ?: Réserve-les avant de publier le programme et, si possible, au moins 6 semaines avant la date. Demande immédiatement leurs horaires d’arrivée, besoins alimentaires et exigences techniques afin d’éviter une modification tardive du plan.
Combien de temps prévoir pour installer la sono d’un concert ?: Compte 2 à 3 heures pour installer les haut-parleurs, caissons de basses, retours, microphones et câbles, puis ajoute au moins 60 minutes de test. L’éclairage et la sécurisation des câbles doivent être terminés avant l’ouverture des portes.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie les invitations environ 3 semaines avant le concert, puis un rappel 7 jours avant. Fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour ajuster le traiteur, les boissons et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.