Hoe organiseer je een bedrijfscongres zonder last-minute stress

Begin met het programma, de datum en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna werk je in twee sporen: deelnemersregistratie en inhoudelijke voorbereiding met sprekers. Plan technische controles, catering en printwerk niet voor de laatste ochtend; juist daar ontstaan de meeste problemen. Op de congresdag draait alles om een logische zaalindeling, een ingerichte registratietafel en een korte controle van presentaties, microfoons en aansluitingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Presentaties en portretten verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
12
Naamkaartjes printen
2 personen
13
Aanmeldlijst finaliseren
14
Cateringbevestiging controleren
15
Sprekersbriefing versturen
16
Presentaties technisch controleren
2 personen
17
Printwerk voorbereiden
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Zaal leegmaken
3 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
26
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
27
Projector en scherm plaatsen
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Presentaties op laptop zetten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Licht en temperatuur controleren
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Buffettafels inrichten
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
39
Sprekers naar zaal begeleiden
40
Opening verzorgen
41
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
42
Microfoons doorgeven
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Servies en afval opruimen
2 personen
47
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
48
Dinerbuffet openen
2 personen
49
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
50
Borden en bestek aanvullen
2 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
53
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
54
Koffiepunt opruimen
2 personen
55
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Presentaties veiligstellen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Apparatuur inpakken
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling eerst vast. Zo weet je hoeveel stoelen, tafels en statafels nodig zijn en waar de spreektafel, registratietafel en buffettafels komen te staan.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Vraag meteen dieetwensen en naamkaartgegevens uit; controleer de gegevens uiterlijk enkele dagen voor het congres en maak daarna de aanmeldlijst definitief.
Geef sprekers een briefing met hun tijdslot, aankomstinformatie en technische afspraken. Verzamel presentaties en portretten vooraf en test ieder bestand op de presentatielaptop, inclusief HDMI-kabels en adapters.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook in de zaal. Test projector, projectiescherm, draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, stekkerdozen en verlengkabels voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Richt de registratie- en cateringpunten de dag ervoor of vroeg op de congresdag in. Zet naamkaartjes alfabetisch klaar, plaats waterkannen en glazen op vaste plekken en controleer of koffiezetapparaten en thermoskannen direct gebruikt kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmeldingen zodra die basis staat en reserveer de laatste week voor controles, niet voor grote wijzigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bedrijfscongres?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken voor het congres. Stuur parkeerinformatie en praktische details uiterlijk 1 week vooraf, zodat deelnemers niet op de dag zelf naar de route of parkeermogelijkheden zoeken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de congresdag?: Reken voor de opbouw minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van de zaal en de hoeveelheid techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons, geluid en registratie.
Wanneer maak je de deelnemerslijst en naamkaartjes definitief?: Sluit de deelnemerslijst meestal 2 tot 3 werkdagen voor het congres. Controleer daarna de naamkaartgegevens en print de naamkaartjes; wijzigingen op de dag zelf vang je op met een kleine extra voorraad blanco kaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.