Einen Firmenkongress Schritt für Schritt organisieren
Ein Firmenkongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Datum, Programm und Raum festgelegt, danach Referenten, Einladungen und Anmeldungen organisiert. Spätestens vor dem Versand der Einladungen müssen Technik, Catering und Teilnehmerdaten mitgedacht werden. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Präsentationen, Drucksachen und den Aufbau vor Ort. So vermeidest du, dass wichtige Details erst am Veranstaltungstag auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Präsentationen und Porträts sammeln
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Namensschilddaten prüfen
2 Personen
- 12
Namensschilder drucken
2 Personen
- 13
Anmeldeliste finalisieren
- 14
Cateringbestätigung prüfen
- 15
Sprecherbriefing versenden
- 16
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
- 17
Drucksachen vorbereiten
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Saal räumen
3 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 25
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 26
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 27
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 29
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Licht und Temperatur prüfen
- 32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 33
Buffettische einrichten
3 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 36
Referenten empfangen
2 Personen
- 37
Besucher registrieren
3 Personen
- 38
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 39
Referenten zum Saal begleiten
- 40
Eröffnung betreuen
- 41
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 42
Mikrofone weitergeben
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
- 47
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
- 48
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 49
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 50
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Dessertbuffet bereitstellen
2 Personen
- 53
Networking begleiten
2 Personen
- 54
Kaffeestation aufräumen
2 Personen
- 55
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Präsentationen sichern
- 58
Geschirr sammeln
3 Personen
- 59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Saal reinigen
3 Personen
- 63
Küche reinigen
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Geräte einpacken
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 110
- Rednertisch
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HandyladegeräteAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- Abendbesteck-SetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 10
- SchälchenAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- TischläuferAnz. 14
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischnummernAnz. 14
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Staubsauger
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst verbindlich fest. Bestätige anschließend die Raumaufteilung, damit Bühne, Rednertisch, Registrierung und Buffet ausreichend Platz haben.
- Sammle Präsentationen und Porträts nicht erst am Kongresstag. Fordere die Unterlagen mit einer festen Frist an und prüfe jede Datei vorab auf Format, Videos und Schriftarten.
- Schließe die Anmeldeliste einige Tage vor dem Termin. Dann kannst du Namensschilder drucken, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und die Teilnehmerzahl für Tische, Stühle und Geschirr abgleichen.
- Plane für die Technik einen vollständigen Testlauf vor dem Einlass ein. Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher müssen gemeinsam geprüft werden.
- Richte den Registrierungstisch vor dem Einlass vollständig ein: Namensschilder alphabetisch bereitlegen, Anmeldeliste ausdrucken und Parkinformationen griffbereit halten. Getränke sollten bereits kalt stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Firmenkongress organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Einladungen und Anmeldungen brauchen anschließend mehrere Wochen Vorlauf; Technik und Catering sollten spätestens 7 Tage vorher bestätigt sein.
- Wann sollten die Einladungen für einen Firmenkongress verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Öffne das Anmeldeformular direkt mit dem Versand und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen vor der Veranstaltung.
- Wann müssen Präsentationen für einen Firmenkongress vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an und führe die technische Prüfung nicht später als 2 bis 3 Tage vorher durch. So bleibt Zeit für fehlende Dateien, Adapter oder Änderungen am Ablauf.
- Was muss am Tag vor dem Firmenkongress vorbereitet werden?
- Bereite Drucksachen, Materialien, Namensschilder und die Anmeldeliste vor. Prüfe außerdem den Saal, stelle Tische und Stühle nach Raumplan auf und kontrolliere Projektor, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Präsentationslaptop.
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