Cómo organizar un congreso de empresa sin perder el control
Organizar un congreso de empresa exige cerrar primero el programa, el espacio y los ponentes; después vienen las inscripciones, la logística y la preparación técnica. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el final la distribución de la sala, la información dietética o la comprobación de las presentaciones. Trabaja hacia atrás desde la fecha del congreso y fija responsables y plazos para cada bloque. Así llegarás al montaje con la lista de asistentes, el material y el equipo confirmados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Recoger presentaciones y retratos
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar la información de aparcamiento
- 11
Comprobar los datos de las tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 13
Finalizar la lista de inscripción
- 14
Comprobar la confirmación del catering
- 15
Enviar briefing a los ponentes
- 16
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
- 17
Preparar material impreso
2 personas
- 18
Reunir los materiales
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Desocupar la sala
3 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Montar la mesa de registro
2 personas
- 25
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 26
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 27
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 29
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
- 30
Probar los micrófonos
2 personas
- 31
Comprobar luz y temperatura
- 32
Montar el punto de café
2 personas
- 33
Montar mesas de buffet
3 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los ponentes
2 personas
- 37
Registrar a los visitantes
3 personas
- 38
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 39
Acompañar a los ponentes a la sala
- 40
Encargarse de la inauguración
- 41
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
- 42
Pasar los micrófonos
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Recoger la vajilla y la basura
2 personas
- 47
Moderar el panel de discusión
2 personas
- 48
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 49
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 50
Reponer platos y cubiertos
2 personas
- 51
Servir comidas especiales
2 personas
- 52
Montar el buffet de postres
2 personas
- 53
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 54
Recoger el punto de café
2 personas
- 55
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo
2 personas
- 57
Asegurar las presentaciones
- 58
Recoger la vajilla
3 personas
- 59
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 60
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Limpiar la sala
3 personas
- 63
Limpiar la cocina
2 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Empacar el equipo
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 110
- Mesa de oradores
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Juegos de cubiertos para cenacant. 120
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 10
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cuencoscant. 16
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas para servircant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portanombrescant. 120
- Folletos del programacant. 120
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Números de mesacant. 14
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Aspiradora
- Fregaderoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de abrir las inscripciones. Confirma también dónde irán la mesa de ponentes, el registro, el buffet, las sillas y los percheros, porque esos cambios suelen ser difíciles cuando ya hay asistentes inscritos.
- Contacta con los ponentes con varias semanas de margen y fija una fecha límite para recibir sus presentaciones y retratos. Envía el briefing y comprueba técnicamente cada archivo antes del congreso, no durante la prueba de sonido.
- Abre el formulario de inscripción cuando el programa básico esté estable. Recoge desde el principio las preferencias dietéticas, los datos para las tarjetas de nombre y la información necesaria para enviar instrucciones de aparcamiento.
- Haz una revisión técnica completa al menos un día antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Lleva cargadores y comprueba que el equipo funciona con las presentaciones reales.
- Reserva la última jornada para cerrar la lista de inscripción, imprimir las etiquetas, preparar el material y confirmar el catering. El día del congreso monta primero mesas, sillas y registro; después coloca el equipo y enfría las bebidas para que el acceso de los asistentes no se mezcle con el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de empresa?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas varios ponentes y asistentes. Deja cerrados el programa, la ubicación y el catering al menos 4 semanas antes, y reserva la última semana para confirmaciones y pruebas.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de asistentes?
- Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes del congreso. Ese plazo permite imprimir las tarjetas de nombre, ajustar el catering y preparar la mesa de registro sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuándo hay que recoger las presentaciones de los ponentes?
- Pide las presentaciones al menos 7 días antes y fija una fecha límite clara. Comprueba los archivos y los adaptadores necesarios entre 2 y 3 días antes, y guarda una copia en el portátil de presentación.
- ¿Qué se revisa el día anterior a un congreso?
- Haz una prueba de 60 a 90 minutos con el proyector, la pantalla, el sonido, los micrófonos y todas las conexiones. También confirma el catering, reúne el material impreso y verifica que la distribución de la sala coincide con el programa.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!