Organiser un congrès d’entreprise sans rien laisser au hasard
Un congrès d’entreprise se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et la salle, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique du jour J. Le point de blocage arrive souvent trop tard, quand les présentations ne sont pas testées ou que les badges comportent des erreurs. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, à coordonner le traiteur et les besoins alimentaires, puis à installer efficacement l’accueil, les sièges et le matériel technique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Rassembler les présentations et les portraits
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer les infos de parking
- 11
Vérifier les données des badges nominatifs
2 personnes
- 12
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 13
Finaliser la liste d'inscription
- 14
Vérifier la confirmation du traiteur
- 15
Envoyer le briefing des intervenants
- 16
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
- 17
Préparer les impressions
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Vider la salle
3 personnes
- 22
Installer les tables
4 personnes
- 23
Installer les chaises
4 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 26
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
- 27
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 29
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
- 30
Tester les microphones
2 personnes
- 31
Vérifier l'éclairage et la température
- 32
Mettre en place le point café
2 personnes
- 33
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 34
Préparer les en-cas
3 personnes
- 35
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 38
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 39
Accompagner les intervenants à la salle
- 40
Assurer l’ouverture
- 41
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
- 42
Passer les microphones
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Préparer la pause café
3 personnes
- 45
Servir le café et le thé
3 personnes
- 46
Ramasser la vaisselle et les déchets
2 personnes
- 47
Animer la table ronde
2 personnes
- 48
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
- 49
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
- 51
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 52
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
- 53
Animer le moment de networking
2 personnes
- 54
Ranger le point café
2 personnes
- 55
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 56
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 57
Sécuriser les présentations
- 58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Nettoyer la salle
3 personnes
- 63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 64
Faire la vaisselle
3 personnes
- 65
Emballer le matériel
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 110
- Table de prise de parole
- Table d'inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 6
- Tables hautesqté 8
- Portantsqté 2
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Microphones sans filqté 3
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 8
- Chargeurs de téléphone portableqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Sets de couverts pour le dînerqté 120
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 10
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Petits bolsqté 16
- Bacs de rangementqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pince de serviceqté 8
Décoration
- Chemins de tableqté 14
- Badges nominatifsqté 120
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Brochures du programmeqté 120
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Numéros de tableqté 14
Éclairage
- Lampadairesqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Aspirateur
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par verrouiller la date, le programme et l’agencement de la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une table d’inscription, un espace de prise de parole et des tables de buffet dès ce premier cadrage.
- Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour récupérer les besoins alimentaires et les informations exactes des badges. Faites une première vérification au moins 7 jours avant le congrès, puis finalisez la liste après les dernières modifications.
- Demandez aux intervenants leurs présentations et leurs portraits, puis envoyez-leur un briefing clair. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation avec le projecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs prévus avant l’arrivée des participants.
- Ne laissez pas la technique au seul matériel principal : vérifiez aussi les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les multiprises et les rallonges. Gardez un ordinateur de présentation chargé et plusieurs adaptateurs disponibles sur place.
- Organisez l’accueil et la salle la veille ou assez tôt le matin : imprimez les badges, préparez la table d’inscription, installez les chaises et mettez les boissons au frais. Confirmez également le traiteur et transmettez les informations de parking avant le jour du congrès.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un congrès d’entreprise ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, confirmer la salle et les intervenants, ouvrir les inscriptions et gérer les besoins alimentaires.
- Quand envoyer les invitations pour un congrès d’entreprise ?
- Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme, le formulaire d’inscription et les informations pratiques. Prévoyez une relance environ 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
- Quand vérifier les présentations des intervenants ?
- Rassemblez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès et effectuez un test technique complet 2 à 3 jours avant. Vérifiez alors les vidéos, les polices, le format des diapositives, le projecteur, le son et les adaptateurs.
- Quand imprimer les badges nominatifs ?
- Finalisez la liste d’inscription 2 à 3 jours avant l’événement, après une dernière vérification des noms et des besoins alimentaires. Imprimez les badges ensuite et gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
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