Zo organiseer je een aubade zonder last-minute problemen

Bij een aubade draait de planning om een vaste ochtendstart, muziek en een publiek dat op tijd moet weten waar het wordt verwacht. Begin met datum en locatie, bevestig daarna muzikanten en controleer vergunning en verzekering. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, catering en bezoekersinformatie. Op de dag zelf zitten de meeste risico’s in geluid, stroom, weer en een te krappe opbouwplanning. Met een vaste volgorde voorkom je dat de eerste noot klinkt terwijl stoelen of microfoons nog niet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Muzikanten bevestigen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Catering bestellen
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Muziekmappen klaarleggen
2 personen
18
Podiumindeling markeren
2 personen
19
Partytenten opbouwen
5 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
4 personen
22
Geluid aansluiten
3 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Instrumenten opstellen
4 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Buffet inrichten
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Programma's neerleggen
2 personen
30
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

31
Muzikanten ontvangen
2 personen
32
Bezoekers verwelkomen
3 personen
33
Programma aankondigen
34
Aubade uitvoeren
12 personen
35
Koffie en thee serveren
3 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Servies en afval verzamelen
3 personen
39
Muziekprogramma afbouwen
4 personen

Nazorg

40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Buffet opruimen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
5 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Apparatuur retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
49
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Haspelsaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
Lessenaarsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de muziek en bezetting vroeg vast. Bevestig muzikanten nadat datum en locatie zijn gereserveerd en maak de muziekmap per optreden compleet; losse bladmuziek of een ontbrekend instrument valt pas op tijdens de soundcheck.
Plan de bezoekerscommunicatie in twee momenten: stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en verzend praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld route, starttijd, parkeermogelijkheden en wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten.
Controleer vergunningen, verzekering en stroomvoorziening voordat je catering bestelt. Test actieve speakers, het mengpaneel en draadloze microfoons met de kabels, stekkerdozen en haspels die je werkelijk op locatie gebruikt.
Maak de opbouwvolgorde zichtbaar voor het team. Zet eerst partytenten en tafels neer, markeer daarna de podiumindeling en plaats stoelen; sluit geluid pas aan nadat de definitieve opstelling staat.
Houd een weerbesluit en koelmoment aan. Controleer de weersverwachting de dag ervoor, zorg dat partytenten tijdig kunnen worden opgebouwd en koel dranken pas nadat duidelijk is hoeveel bezoekers en catering er zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aubade organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Reserveer daarna de locatie en regel vergunningen, verzekering en uitnodigingen voordat de laatste 2 weken starten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een aubade?: Plan minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, podiumindeling, instrumenten en geluid. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige microfoon- en soundcheck.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een aubade?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tussentijds en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de aubade.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een aubade?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zorg dat partytenten, tafels, apparatuur en bezoekersinformatie passen bij het gekozen weerplan; controleer ook of de locatie extra veiligheidsvoorwaarden heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.